
Các chuỗi siêu thị hàng năm phải chi trả những khoản phí cực lớn cho việc in và quản lý hóa đơn giấy. Chính vì hoạt động trên quy mô rộng và số lượng giao dịch hàng ngày rất lớn, hóa đơn giấy đang dần bộc lộ những mặt hạn chế. Bài viết sẽ lý giải vì sao các siêu thị hay chuỗi siêu thị nên chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý.
1. Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển tuân thủ các quy định như Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Chính vì thế, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng cho việc quản lý hóa đơn trong thời gian tới là bắt buộc theo quy định và cũng là nhu cầu tự thân của các doanh nghiệp để bắt kịp xu thế quản lý mới của thời đại.
Các doanh nghiệp có thể tự phát triển phần mềm hóa đơn điện tử của riêng mình hoặc có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ phần mềm từ đơn vị cung cấp trung gian có đội ngũ kĩ thuật và chuyên viên chuyên nghiệp hơn.
Với những yêu cầu cao về điều kiện duy trì và sử dụng hóa đơn điện tử, phần lớn các doanh nghiệp sẽ lựa chọn dịch vụ từ bên thứ 3 thay vì tự phát triển phần mềm của riêng mình.
2. Những khó khăn mà các siêu thị gặp phải khi sử dụng hóa đơn giấy
Hệ thống siêu thị, chuỗi siêu thị luôn cần cung cấp đa dạng các loại hàng hóa để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Mỗi ngày, siêu thị, chuỗi siêu thị có đến hàng trăm khách hàng ghé thăm mua sắm sử dụng dịch vụ. Chưa kể, trong các dịp lễ tết, các siêu thị không ngừng tung ra nhiều chương trình khuyến mại hấp dẫn khiến lượng khách mua sắm tại các siêu thị, chuỗi siêu thị lại càng tăng cao.
Phải phục vụ lượng khách hàng lớn và liên tục như vậy, không ít siêu thị phải đối mặt với tình cảnh ùn tắc từng hàng dài trước quầy thanh toán. Khách hàng cảm thấy bất tiện và không hài lòng do phải chờ đợi quá lâu. Nhiều trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn giá trị gia tăng thì phải thêm một bước đến phòng kế toán hay dịch vụ khách hàng, cung cấp thông tin và chờ để nhận hóa đơn. Cả quy trình đó trong những dịp lễ có thể kéo dài đến hàng tiếng hay thậm chí khách hàng phải chờ một vài ngày mới lấy được hóa đơn.
Những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống tại các siêu thị càng trở nên đáng quan ngại hơn khi chúng được nhân lên ở quy mô của toàn chuỗi. Ngoài việc quản lý, giám sát tình hình hóa đơn và kết quả kinh doanh của từng địa điểm, chủ chuỗi siêu thị hay công ty quản lý còn phải kiểm soát tình hình tổng thể của toàn chuỗi.
3. Vì sao các siêu thị nên sớm chuyển đổi sang quản lý bằng phần mềm hóa đơn điện tử
3.1. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khoảng thời gian dài được thí điểm trong thực tiễn, hóa đơn điện tử đã chứng tỏ rằng đây là phương thức quản lý hóa đơn chứng từ vô cùng hiệu quả, giúp cơ quan thuế quản lý tốt hơn nền kinh tế, đảm bảo tránh thất thu thuế cho ngân sách và ngăn chặn hiệu quả tình trạng làm giả hay mua bán hóa đơn đỏ.
Chính vì thế, Thông tư 68 ra đời năm 2019 đã vạch ra lộ trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết cho các doanh nghiệp. Đến ngày 01/11/2020, bắt buộc các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và quản lý bằng phần mềm chuyên dụng có kết nối cơ sở dữ liệu với cơ quan thuế.
3.2. Lợi ích của hóa đơn điện tử với các chuỗi siêu thị
Việc trao đổi hóa đơn giữa siêu thị với khách hàng sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều với phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn được thông báo cho khách hàng qua các phương thức điện tử, tiện lợi và chuyên nghiệp như Email, SMS… và khách hàng cũng có thể chủ động tra cứu thông tin hóa đơn của mình nếu cần.
Với hóa đơn điện tử, thông tin khách hàng bao gồm cả thông tin cá nhân và thông tin những lần mua hàng cũng sẽ được lưu trữ một cách đầy đủ, hệ thống và dễ dàng tra cứu khi cần. Từ những thông tin được lưu trữ, siêu thị, chuỗi siêu thị có thể phân loại được khách hàng thân thiết, khách hàng VIP để từ đó có những chế độ hấp dẫn cũng như dành sự quan tâm đặc biệt đến khách hàng như dịp sinh nhật, giáng sinh…Số lượng hàng hóa lớn, xuất nhập nhiều tỉ lệ thuận với lượng hóa đơn gia tăng từng giờ, từng ngày của các siêu thị và chuỗi siêu thị. Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, siêu thị và chuỗi siêu thị tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, đem lại hiệu quả trực tiếp cho doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển dữ liệu của mỗi siêu thị về văn phòng trung tâm để kiểm tra đối soát. Việc tổng hợp thông tin cũng như báo cáo tài chính thực của mỗi siêu thị được hiển thị trực tiếp trên số liệu hóa đơn gửi lên văn phòng tổng.
Với những lợi ích thiết thực mà phần mềm hóa đơn điện tử mang lại không có lý do nào mà các chủ doanh nghiệp của các chuỗi siêu thị lại trì hoãn sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi