Trong bối cảnh doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số năm 2026, việc ký kết hợp đồng không còn bị giới hạn bởi hồ sơ giấy hay địa điểm làm việc. Với sự phát triển của công nghệ ký số từ xa, cá nhân và doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch, xác nhận nội dung và ký hợp đồng điện tử ngay trên điện thoại mà không nhất thiết phải sử dụng máy tính hoặc USB Token.
Đặc biệt, giải pháp này mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng với đối tác ở xa, quản lý đội ngũ cộng tác viên hoặc xử lý hồ sơ cần phê duyệt nhanh. Vậy chữ ký số trên điện thoại hoạt động như thế nào? Quy trình ký hợp đồng điện tử qua điện thoại gồm những bước nào và cần lưu ý gì để bảo đảm an toàn, đúng quy định? Cùng HDDT tham khảo bài viết ngay dưới đây nhé.
1. Chữ ký số trên điện thoại là gì?
Chữ ký số trên điện thoại là hình thức sử dụng giải pháp chữ ký số tương thích với thiết bị di động để xác nhận và ký các tài liệu điện tử. Thay vì phải cắm USB Token vào máy tính, người dùng có thể sử dụng dịch vụ ký số từ xa (Remote Signing) hoặc giải pháp ký số trên nền tảng di động để hoàn tất thao tác ký.
Về nguyên lý, chữ ký số vẫn sử dụng cặp khóa mật mã gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký, còn khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký.
Một số phương thức triển khai phổ biến gồm:
- Chữ ký số từ xa (Remote Signing): Khóa ký được quản lý trong hệ thống bảo mật của nhà cung cấp. Người dùng xác thực và gửi yêu cầu ký thông qua ứng dụng hoặc giao diện web trên điện thoại.
- Chữ ký số trên SIM: Sử dụng giải pháp chữ ký số gắn với SIM và dịch vụ chứng thực tương ứng, nếu nhà cung cấp còn hỗ trợ.
- Ứng dụng ký số trên thiết bị di động: Cho phép người dùng thực hiện xác thực, phê duyệt và ký tài liệu thông qua ứng dụng được cung cấp.
Cần phân biệt chữ ký số với hình ảnh chữ ký viết tay được chèn vào tài liệu hoặc thao tác chạm nút xác nhận thông thường. Không phải mọi hình thức xác nhận trên điện thoại đều là chữ ký số.
2. Ứng dụng chữ ký số trên điện thoại trong ký hợp đồng điện tử
Chữ ký số trên điện thoại được ứng dụng trong nhiều công đoạn giao kết hợp đồng.
2.1. Ký hợp đồng điện tử từ xa với đối tác
Đây là một trong những ứng dụng thiết thực nhất. Khi doanh nghiệp và đối tác ở hai địa điểm khác nhau, các bên có thể trao đổi nội dung, kiểm tra điều khoản và thực hiện ký hợp đồng trực tuyến.
Ví dụ: Một doanh nghiệp tại Hà Nội ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác tại TP.HCM. Sau khi thống nhất các điều khoản, doanh nghiệp gửi hợp đồng qua nền tảng iContract. Người đại diện đối tác có thể sử dụng điện thoại để xem nội dung, xác thực và ký số mà không cần đến văn phòng hoặc gửi hồ sơ giấy qua chuyển phát.
Lợi ích nổi bật:
- Rút ngắn thời gian giao kết hợp đồng.
- Hạn chế chi phí in ấn và chuyển phát.
- Tạo thuận lợi khi làm việc với đối tác ở nhiều địa phương.
- Hỗ trợ theo dõi trạng thái ký kết trên hệ thống.
2.2. Ký hợp đồng lao động và hợp đồng cộng tác viên
Doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn thường phải xử lý nhiều hồ sơ hợp đồng cùng lúc. Việc ứng dụng chữ ký số trên điện thoại giúp người lao động hoặc cộng tác viên thuận tiện tiếp nhận và ký hợp đồng từ xa.
Một số tình huống ứng dụng:
- Nhân viên mới ký hợp đồng lao động trước ngày nhận việc.
- Cộng tác viên ký hợp đồng theo dự án.
- Chuyên gia tư vấn ký hợp đồng dịch vụ.
- Người lao động ký phụ lục điều chỉnh hợp đồng.
Riêng đối với hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ yêu cầu về giao kết, xác thực và quản lý theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP cùng văn bản hướng dẫn hiện hành. Việc ký trên điện thoại không làm giảm các yêu cầu pháp lý này.
2.3. Ký phụ lục và gia hạn hợp đồng
Trong quá trình thực hiện, hợp đồng có thể cần điều chỉnh thời hạn, chi phí, phạm vi công việc hoặc phương thức thanh toán.
Thay vì phải gặp trực tiếp để ký phụ lục giấy, các bên có thể sử dụng điện thoại để:
- Tiếp nhận phụ lục hợp đồng.
- Kiểm tra nội dung điều chỉnh.
- Xác thực thông tin người ký.
- Thực hiện ký số.
- Nhận lại bản phụ lục đã hoàn tất.
Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng đang được triển khai đồng thời.
2.4. Phê duyệt hợp đồng mọi lúc, mọi nơi
Ngoài ký kết chính thức, chữ ký số trên điện thoại còn hỗ trợ người quản lý xử lý các yêu cầu phê duyệt hợp đồng khi không có mặt tại văn phòng.
Chẳng hạn, trưởng phòng kinh doanh có thể xem xét hợp đồng đang chờ duyệt, giám đốc kiểm tra nội dung giao dịch và người đại diện doanh nghiệp thực hiện ký kết theo đúng thẩm quyền.
Khi được tích hợp với phần mềm quản lý hợp đồng, hệ thống có thể gửi thông báo về các hồ sơ đang chờ xử lý, giúp hạn chế tình trạng hợp đồng bị tồn đọng.
Lưu ý: Thao tác phê duyệt nội bộ và ký kết hợp đồng là hai hành vi khác nhau. Doanh nghiệp cần phân quyền rõ ràng để tránh nhầm lẫn về thẩm quyền.
3. Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số trên điện thoại
Tùy theo phần mềm hợp đồng điện tử và nhà cung cấp chữ ký số, giao diện thao tác có thể khác nhau. Tuy nhiên, quy trình cơ bản thường gồm các bước sau:
Bước 1. Tiếp nhận hợp đồng điện tử
Người dùng nhận đường dẫn hoặc thông báo hợp đồng từ doanh nghiệp, đối tác thông qua email, tin nhắn hoặc ứng dụng quản lý hợp đồng.
Bước 2. Kiểm tra nội dung hợp đồng
Mở hợp đồng trên điện thoại, đọc kỹ các điều khoản về quyền lợi, nghĩa vụ, thời hạn, chi phí và trách nhiệm của các bên trước khi ký.
Bước 3. Xác thực danh tính người ký
Đăng nhập vào ứng dụng hoặc hệ thống ký số từ xa. Tùy giải pháp, người dùng có thể cần xác thực bằng mật khẩu, OTP, sinh trắc học hoặc phương thức xác thực khác.
Bước 4. Thực hiện ký số
Chọn chức năng ký, xác nhận nội dung cần ký và thực hiện xác thực theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Hệ thống sử dụng khóa bí mật để tạo chữ ký số gắn với tài liệu.
Bước 5. Kiểm tra và nhận hợp đồng hoàn chỉnh
Sau khi các bên hoàn tất ký kết, người dùng có thể nhận bản hợp đồng điện tử, kiểm tra thông tin chữ ký và lưu trữ trên thiết bị hoặc hệ thống quản lý hợp đồng.
4. Điều kiện để ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số trên điện thoại
Điều kiện để ký hợp đồng bằng chữ ký số trên điện thoại.
Không phải điện thoại nào cũng có thể trực tiếp thực hiện ký số. Để triển khai, người dùng và doanh nghiệp cần chuẩn bị một số điều kiện:
| Điều kiện | Nội dung cần đáp ứng |
|---|---|
| Thiết bị di động | Điện thoại có kết nối Internet, tương thích với ứng dụng hoặc nền tảng ký số |
| Chứng thư số | Có chứng thư chữ ký số phù hợp, còn hiệu lực |
| Dịch vụ ký số | Nhà cung cấp hỗ trợ ký số từ xa hoặc giải pháp ký số trên thiết bị di động |
| Xác thực người ký | Có phương thức xác thực phù hợp để bảo đảm đúng chủ thể ký |
| Phần mềm hợp đồng | Hỗ trợ gửi, nhận, ký và quản lý hợp đồng điện tử |
Về cơ sở pháp lý, Điều 22 và Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về điều kiện và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chữ ký số. Theo đó, chữ ký số đáp ứng điều kiện luật định có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy. Luật không bắt buộc người dùng phải thực hiện ký số trên máy tính hay điện thoại. Bộ Khoa học & Công nghệ+1
5. Những lưu ý khi ký hợp đồng điện tử bằng điện thoại
Mặc dù mang lại nhiều tiện ích, việc ký hợp đồng trên thiết bị di động vẫn cần được thực hiện cẩn trọng để tránh sai sót và rủi ro bảo mật.
a. Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký
Không nên ký ngay khi nhận được thông báo. Người dùng cần đọc toàn bộ nội dung hợp đồng, đặc biệt là điều khoản thanh toán, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên.
b. Bảo vệ thông tin xác thực
Không chia sẻ mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin xác thực ký số cho người khác. Nên bật khóa màn hình và sử dụng các phương thức bảo mật phù hợp.
c. Kiểm tra chứng thư số
Cần bảo đảm chứng thư số còn hiệu lực, đúng chủ thể và có thể xác minh được chữ ký sau khi hoàn tất.
d. Không nhầm lẫn giữa chữ ký số và chữ ký hình ảnh
Việc chèn ảnh chữ ký viết tay vào file PDF trên điện thoại không đồng nghĩa với việc tài liệu đã được ký số. Hai hình thức này có cơ chế xác thực và giá trị chứng minh khác nhau.
e. Lưu trữ bản hợp đồng đã ký
Sau khi hoàn tất, nên lưu bản hợp đồng điện tử cùng dữ liệu xác minh chữ ký và thông tin giao dịch cần thiết để thuận tiện tra cứu khi phát sinh tranh chấp.
Ứng dụng chữ ký số trên điện thoại khi ký hợp đồng điện tử là giải pháp phù hợp với xu hướng giao dịch số năm 2026. Không chỉ giúp các bên chủ động ký kết từ xa, phương thức này còn hỗ trợ doanh nghiệp rút ngắn quy trình xử lý hồ sơ, giảm chi phí hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng. Để khai thác hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn dịch vụ chữ ký số từ xa phù hợp, bảo đảm khả năng xác thực chủ thể, tính toàn vẹn của tài liệu và lưu trữ đầy đủ dữ liệu giao dịch.
Để lại một phản hồi