Chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu trong giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tận dụng tối đa lợi ích của chữ ký số, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy định sử dụng chữ ký số. Dưới đây là tổng hợp quy định trong doanh nghiệp mà độc giả cần lưu ý.
1. Chữ ký số là gì?
Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể biết được chính xác.
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử.
Việc biến đổi trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng cặp khóa. Ngoài ra, sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
2. Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp mà các doanh nghiệp đang sử dụng chữ ký số cần lưu ý:
2.1. Quy định về đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 26, Luật doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số.
Hồ sơ đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp bao gồm: Bản sao công chứng các giấy tờ sau:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp
- CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật
Sau khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ nộp cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp của mình.
2.2. Quy định về tính pháp lý của chữ ký số
Chữ ký số của doanh nghiệp có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
- Trường hợp chữ ký số sử dụng trong nước:
- Được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực. Ngoài ra, khóa công khai ghi trên chứng thư số đó cần phải kiểm tra được.
- Chữ ký số cần được một trong các tổ chức đảm bảo quy định pháp luật cấp.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Trường hợp chữ ký số sử dụng ở nước ngoài:
- Chứng thư số phải còn hiệu lực.
- Chữ ký số và chứng thư số cần được Bộ TT&TT cấp phép sử dụng tại Việt nam hoặc chấp nhận trong các giao dịch quốc tế.
Quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.
2.3. Quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp dùng dịch vụ chứng thực chữ ký số
Quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp sử dụng các loại dịch vụ chứng thực chữ ký số, dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng… được quy định cụ thể tại Điều 75,76,77, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
2.4. Quy định về nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số
Nghĩa vụ của người đại diện doanh nghiệp trước khi thực hiện ký số được quy định tại Điều 78, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
2.5. Quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận
Nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực của chứng thư số, chữ ký số khi doanh nghiệp nhận thông điệp dữ liệu ký số được quy định tại Điều 79, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
2.6. Quy định về hình thức của chữ ký số trên văn bản
Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được quy định tại Điều 12, Điều 13, Thông tư 01/2019/TT-BNV.
2.7. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Chữ ký số trên hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định này.
2.8. Quy định về chứng thư số, chữ ký số nước ngoài tại Việt Nam
Chứng thư số, chữ ký số nước ngoài tại Việt Nam được quy định tại Điều 43-51, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, bao gồm:
- Điều kiện sử dụng
- Đối tượng sử dụng
- Phạm vi hoạt động
- Thời hạn cấp phép sử dụng
- Các vấn đề khác liên quan đến việc cấp mới, thay đổi, cấp lại giấy phép sử dụng.
- Một số thắc mắc thường gặp về quy định sử dụng cks trong doanh nghiệp
- Có cần đóng dấu giáp lai giữa các trang khi ký hợp đồng điện tử không?
Theo quy định tại Điều 5, Quyết định 1984/QĐ-TCT, không cần đóng dấu giáp lai, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn.
- Một bên dùng chữ ký số, một bên dùng chữ ký tay được không?
Theo quy định tại Điều 35, Luật Giao dịch điện tử 2005, các bên phải thống nhất sử dụng chữ ký số thì giao dịch điện tử mới có hiệu lực.
- Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số của nhiều đơn vị cung cấp khác nhau được không?
Hiện nay chưa có quy định về vấn đề này, do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn lựa chọn nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Trên đây https://hoadondientu.edu.vn/ tổng hợp các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp. Các quy định này luôn được cập nhật để phù hợp với nhu cầu của thị trường. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin để đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về sử dụng chữ ký số.
Để lại một phản hồi