Trong quá trình sử dụng và bảo quản chữ ký số tại tổ chức, doanh nghiệp luôn thường trực và tiềm ẩn những vấn đề rủi ro. Nắm được các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp sẽ giúp quản lý và sử dụng chữ ký số hiệu quả. Theo dõi bài viết mà https://hoadondientu.edu.vn/ cung cấp dưới đây để nắm được những thông tin mà doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số.
1. Chữ ký số trong doanh nghiệp là gì?
Chữ ký số doanh nghiệp là chữ ký trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, chữ ký số doanh nghiệp được coi như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, an toàn cho các hoạt động giao dịch qua Internet.
Doanh nghiệp có thể ứng dụng chữ ký số cho nhiều hoạt động như:
- Ký số xác nhận khi thực hiện các thủ tục Thuế, BHXH, Hải quan trên trang Dịch vụ công.
- Ký kết hợp đồng điện tử trong kinh doanh.
- Ký bảo mật các nội dung, văn bản được ban hành.
2. Quy trình ký và nhận chữ ký số trong doanh nghiệp
Để thực hiện giao dịch ký số an toàn và bảo mật, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình ký và nhận theo hướng dẫn.
Người ký và người nhận chữ ký số cần thực hiện theo quy định nào?
2.1 Quy trình sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp với người ký
Điều 78, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về nghĩa vụ của người đại diện doanh nghiệp trước khi thực hiện ký số, cụ thể:
Người ký trước khi thực hiện chữ ký số cần kiểm tra trạng thái chứng thư số:
- Kiểm tra trạng thái chữ ký số trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.
- Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Người ký thực hiện ký số nếu cả hai mục trên đều có hiệu lực và không ký số khi một trong hai điều trên không có hiệu lực.
2.2 Quy trình sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp với người nhận
Điều 79, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi doanh nghiệp nhận thông điệp dữ liệu được ký số bao gồm:
- Kiểm tra các thông tin trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký: trạng thái chứng thư số, giới hạn trách nhiệm, phạm vi sử dụng và thông tin trên chứng thư số của người ký. Khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký và hiệu lực của chứng thư số nước ngoài.
- Thực hiện kiểm tra tuân thủ theo quy trình kiểm tra lần lượt đầy đủ các thông tin.
3. Quy định bảo quản chữ ký số trong doanh nghiệp
Người sử dụng cần bảo quản chữ ký số như thế nào?
Chữ ký số trong doanh nghiệp thường được sử dụng và quản lý bởi những vị trí quan trọng, và có vai trò ra quyết định như giám đốc, trưởng phòng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi người này vắng mặt và cần ủy quyền sử dụng chữ ký số cho cấp dưới, cần đảm bảo những yêu cầu nào về bảo mật và an toàn thông tin?
- Phải có văn bản bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho cá nhân được phân công làm nhiệm vụ quản lý mộc dấu, văn thư, và cá nhân đó có trách nhiệm sử dụng theo quy định để đảm bảo an toàn việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan hoặc đơn vị.
- Cá nhân quản lý thiết bị phải chịu trách nhiệm bảo vệ thiết bị lưu khóa bí mật của mình và không được cung cấp thiết bị cho người không có thẩm quyền sử dụng.
- Không được sử dụng các công cụ, chương trình hay bất cứ hình thức nào khác để thay đổi dữ liệu.
- Thiết bị chữ ký số và khóa bí mật phải được lưu trữ và quản lý một cách an toàn và bí mật trong suốt thời gian chứng thư số của nó có hiệu lực.
- Nếu thiết bị bị mất hoặc nghi ngờ đã lộ khóa bí mật, người quản lý phải báo ngay cho cơ quan quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục thu hồi.
Như vậy, việc nắm bắt và tuân thủ các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Nếu doanh nghiệp chưa hiểu rõ và chưa sở hữu chữ ký số, xin vui lòng liên hệ Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA để được tư vấn, hỗ trợ 24/7 bởi đội ngũ của chúng tôi theo hotline:
- Miền Bắc: 1900.4767
- Miền Trung, Nam: 1900.4768
Để lại một phản hồi