Pháp luật quy định quản lý chữ ký số như thế nào?

   Các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đang hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử đều cần nắm vững quy định quản lý chữ ký số để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về các quy định này, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn và sử dụng chữ ký số.

1. Quy định về tính pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số của một doanh nghiệp có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn một trong các điều kiện dưới đây: 

a) Đối với chữ ký số sử dụng trong nước: 

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực. Ngoài ra, khóa công khai trên chứng thư số phải kiểm tra được. 
• Chữ ký số cần được một trong các tổ chức đảm bảo quy định pháp luật cung cấp. 
• Khóa bí mật là khóa để tạo chữ ký số và chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký số. 

b) Đối với chữ ký số nước ngoài: 

• Chứng thư số nước ngoài phải còn hiệu lực.
• Chữ ký số và chứng thư số phải được Bộ thông tin và truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, hoặc được chấp nhận trong giao dịch quốc tế.

Quy định về tính pháp lý của chữ ký số như thế nào?

2. Quy định về hình thức của chữ ký số trên văn bản

Theo quy định tại Điều 12, Điều 13, Thông tư 01/2019/TT-BNV, vị trí và hình ảnh của chữ ký số có sự khác biệt giữa người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và tổ chức ban hành văn bản. Cụ thể: 

• Với người có thẩm quyền ký ban ban hành văn bản: 

• Vị trí: Ở vị trí của người có thẩm quyền. 
• Hình ảnh: Chữ ký trên văn bản giấy, có màu xanh, định dạng .png

• Với cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: 

• Vị trí: Trùm lên ⅓ chữ ký của người có thẩm quyền về phía tay trái. 
• Hình ảnh: Con dấu, có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực của con dấu, định dạng .png
• Thông tin: Tên của cơ quan, tổ chức, thời gian ký. 

3. Một số quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định này: 

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử được quy định ra sao?

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử 

Xác định theo thời điểm người bán ký số trên hóa đơn dưới dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 của Thông tư.

• Chữ ký số của người mua và người bán

• Người bán là chủ doanh nghiệp: Chữ ký số là chữ ký của doanh nghiệp
• Người bán là cá nhân: Chữ ký số cá nhân hoặc ủy quyền. 
• Người mua là cơ sở kinh doanh đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số trên hóa đơn cần thực hiện ký số. 
• Hóa đơn không bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký số của người bán và người mua. 

4. Một số thắc mắc thường gặp về quy định quản lý chữ ký số

Có cần đóng dấu giáp lai giữa các trang khi ký hợp đồng điện tử không?

Theo quy định tại Điều 5, Quyết định 1984/QĐ-TCT thì các doanh nghiệp không cần đóng dấu giáp lai giữa các trang khi ký hợp đồng điện tử. Sử dụng chữ ký số đã đảm bảo tính toàn vẹn cho văn bản, tài liệu.

Một bên dùng chữ ký số, bên còn lại dùng chữ ký tươi để ký hợp đồng có được không?

Điều 35, Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định, các bên tham gia giao dịch phải cùng thỏa thuận sử dụng chữ ký số thì việc ký bằng chữ ký số mới được coi là có hiệu lực. Do đó, một bên dùng chữ ký số, bên còn lại dùng chữ ký tươi để ký hợp đồng thì hợp đồng sẽ không có hiệu lực. 

Một tổ chức/doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ ký số của các đơn vị cung cấp khác nhau không?

Hiện nay chưa có quy định liên quan đến việc không cho phép một doanh nghiệp mua nhiều chữ ký số của các đơn vị cung cấp khác nhau. Do vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn các dịch vụ của nhiều đơn vị đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật. 

Sử dụng chữ ký số là một trong những xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng qua bài viết, độc giả đã nắm được các quy định quản lý chữ ký số theo pháp luật. Để đảm bảo tối ưu hiệu quả và tính pháp lý, người dùng có thể tham khảo lựa chọn chữ ký số ECA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay! Tham khảo thêm nhiều thông tin tại https://hoadondientu.edu.vn/.