Một số quy định doanh nghiệp cần biết về hoá đơn chuyển đổi

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp phát sinh các doanh nghiệp sẽ cần phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp những quy định về hóa đơn chuyển đổi.

Các quy định doanh nghiệp cần biết về hoá đơn chuyển đổi.

1. Doanh nghiệp có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hay không?

Nếu bạn và doanh nghiệp đang thắc mắc hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang chứng từ giấy có được hay không thì hoàn toàn có thể tham khảo Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, do Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011.

Tại Điều 12 của Thông tư này, Bộ tài chính đã quy định về hóa đơn chuyển đổi như sau: những người bán hàng bán hàng hóa, dịch vụ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để có thể chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi với mục đích này chỉ được thực hiện 01 lần duy nhất.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy muốn có tính pháp lý thì phảu phản ánh đầy đủ, toàn vẹn hóa đơn gốc và có chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán và đóng dấu của người mua.

Cũng theo quy định thì cả bên mua và bên bán được tự do chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán.

>> Tham khảo thêm: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

 

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không nhất thiết phải có đóng dấu người mua.

Muốn giải đáp hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu hay không, bạn cần phải căn cứ vào các quy định của Luật Kế toán.

Theo đó, khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì chứng từ giấy này phải đáp ứng đủ các quy định như sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bên cạnh đó, quy định của Luật Kế toán cũng chỉ ra hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy thì không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán. Điều này đã được quy định rất rõ ràng. Do đó, với thắc mắc này thì câu trả lời chính xác sẽ là người bán không nhất thiết phải đóng dấu vào hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy, trừ trường hợp có thỏa thuận trước từ hai bên.

3. Quy định ký hiệu với hóa đơn chuyển đổi

Khi muốn tạo và sử dụng hóa đơn chuyển đổi một cách hợp pháp, bạn và doanh nghiệp bắt buộc phải quan tâm tới quy định ký hiệu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy. Ký hiệu đối với các hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Quy định ký hiệu với hóa đơn điện tử chuyển đổi.

Theo đó, ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

– Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

– Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.

– Thời gian chuyển đổi.

Như vậy, bài viết trên đây đã giải đáp tới bạn một số quy định cần biết về hoá đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy.

Mọi thắc mắc về hóa đơn chuyển đổi hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

Miền Bắc: 1900 4767

Miền Nam/Trung: 1900 4768