Quy trình xuất hóa đơn điện tử như thế nào đơn giản, nhanh chóng? Cách xuất hóa đơn điện tử ra bản giấy ra sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết.
1. Quy trình xuất hóa đơn điện tử đơn giản
Để đảm việc xuất hóa đơn điện tử được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, người xuất hóa đơn cần phải hoàn tất mọi thủ tục thông báo phát hành cho hóa đơn điện tử và được sự chấp nhận của cơ quan thuế. Sau đó, bạn thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử theo hướng dẫn sau:
Bước 1 : Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Dù các phần mềm hóa đơn điện tử có thao tác không hoàn toàn giống nhau nhưng về cơ bản các bước tiến hành cũng được thực hiện tương tự như nhau.
Chẳng hạn như doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì bước đầu tiên bạn cần làm là đăng nhập vào hệ thống phần mềm E-invoice thì mới có thể thực hiện việc xuất hóa đơn.
Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Theo đó, muốn đăng nhập thành công, bạn cần phải điền đầy đủ 03 trường thông tin cơ bản, gồm: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Thực tế, không riêng E-invoice mà hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều sẽ yêu cầu bạn nhập các trường thông tin này.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn chọn ô “Đăng nhập”.
Bước 2: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Khi đã đăng nhập thành công, trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay chọn một loại hóa đơn nào khác mà bạn đang muốn tạo lập và xuất.
Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”.
Bước 3: Điền thông tin hóa đơn
Bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất để có thể tạo lập xuất hóa đơn điện tử thành công, bạn cần điền đầy đủ thông tin về hóa đơn được hệ thống yêu cầu.
Điền thông tin hóa đơn.
Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử như E-invoice thì bạn chỉ cần điền đầy đủ tất cả trường thông tin trong lần lập hóa đơn đầu tiên, các lần sau thì một số trường thông tin sẽ được hệ thống điền tự động, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”.
Đây cũng chính là một trong những ưu điểm giúp rút ngắn quy trình tạo lập hóa đơn, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sớm thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn số.
Sau khi đã hoàn tất thông tin, bạn nhấn ô “Ghi” ở phía dưới góc phải màn hình.
Nhấn “Ghi” khi hoàn tất điền thông tin hóa đơn.
Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, các kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Khi đã việc ký số hoàn thành thì việc lập hóa đơn cũng được coi như đã hoàn tất.
Thêm một ưu điểm nữa khi sử dụng hóa đơn phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice, ngay sau khi bạn nhấn xuất hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn này đến cho khách hàng của doanh nghiệp theo phương thức Email hoặc SMS, tùy doanh nghiệp cài đặt.
>> Tham khảo: Những vấn đề thường gặp khi kê khai thuế GTGT với hóa đơn điện tử.
2. Cách xuất hóa đơn điện tử ra bản giấy
Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra bản giấy như thế nào đảm bảo nhanh chóng và hợp pháp cũng là thắc mắc của không ít người dùng hiện nay.
Cách xuất hóa đơn điện tử ra bản giấy.
Căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành thì đây là việc làm hoàn toàn hợp pháp, các doanh nghiệp được chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ cho những mục đích cần thiết như: chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, lưu trữ,… Tuy nhiên, cách thức tiến hành phải tuân theo quy định của pháp luật.
Dưới đây là quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice chỉ với 05 bước đơn giản:
- Bước 1: Bạn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng.
- Bước 2: Bạn chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
- Bước 3: Bạn tiến hành nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn đã được in ra.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn quy trình tối ưu nhất để xuất hóa đơn điện tử và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Mọi thắc mắc liên quan đến quy trình xuất hóa đơn điện tử hay muốn nhận tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi