Hợp đồng điện tử đang ngày càng được doanh nghiệp sử dụng rộng rãi nhờ khả năng ký kết, lưu trữ và giao nhận hoàn toàn trên môi trường số. Tuy nhiên, nếu hợp đồng được ký trên nền tảng không bảo đảm an toàn hoặc thực hiện ký lùi ngày mà không có dấu thời gian, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro trong việc chứng minh thời điểm ký, tính toàn vẹn của tài liệu và giá trị chứng cứ khi phát sinh tranh chấp. Do đó, việc lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử có cơ chế xác thực, bảo đảm toàn vẹn dữ liệu và ghi nhận đầy đủ lịch sử giao dịch là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro pháp lý. Cùng HDDT giải đáp thắc mắc ngay bài viết dưới đây nhé.
1. Hợp đồng điện tử không an toàn có thể phát sinh những rủi ro nào?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Hợp đồng điện tử có thể có giá trị như hợp đồng được lập dưới dạng văn bản nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, giá trị pháp lý của hợp đồng không chỉ phụ thuộc vào việc hợp đồng được tạo dưới dạng điện tử mà còn liên quan đến khả năng xác định chủ thể, tính toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng của thông tin.
Khi doanh nghiệp sử dụng nền tảng ký kết thiếu các cơ chế bảo mật cần thiết, một số rủi ro có thể phát sinh:
- Khó xác định chính xác người đã ký hợp đồng online.
- Không chứng minh được thời điểm hợp đồng được ký hoặc hoàn tất.
- Dữ liệu hợp đồng có nguy cơ bị sửa đổi nhưng không phát hiện kịp thời.
- Khó xác định lịch sử thao tác của các bên trong quá trình ký.
- Gặp khó khăn khi cung cấp hợp đồng làm chứng cứ trong quá trình giải quyết tranh chấp.
- Tăng nguy cơ lộ, mất hoặc truy cập trái phép vào dữ liệu hợp đồng.
Đặc biệt, đối với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến lao động, tài chính, thuế, bảo hiểm và các giao dịch có thời hạn, việc không bảo đảm khả năng chứng minh quá trình giao dịch có thể gây bất lợi đáng kể cho doanh nghiệp.
2. Rủi ro khi ký lùi ngày nhưng không có dấu thời gian
Trên thực tế, việc ký lùi ngày xảy ra khá nhiều do nhiều nguyên nhân như chưa hoàn thiện, sửa đổi hợp đồng, hay chứng từ chưa hoàn thiện tại thời điểm ký hợp đồng… rủi ro ký lùi ngày nhưng không có dấu thời gian là rất lớn.
2.1. Ký lùi ngày hợp đồng điện tử là gì?
Ký lùi ngày có thể hiểu là việc các bên thực hiện ký hợp đồng vào một thời điểm nhưng thể hiện ngày ký hoặc ngày lập hợp đồng là một thời điểm trước đó.
Cần phân biệt giữa ngày có hiệu lực của hợp đồng và thời điểm thực tế ký hợp đồng. Các bên có thể thỏa thuận hợp đồng có hiệu lực từ một ngày nhất định nếu pháp luật không cấm và nội dung thỏa thuận phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc được tạo lập hoặc sửa đổi dữ liệu điện tử nhằm làm cho thời điểm ký có vẻ xảy ra trước thời điểm thực tế.
Với hợp đồng điện tử, nếu hệ thống không có dấu thời gian đáng tin cậy hoặc cơ chế ghi nhận lịch sử giao dịch, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh chính xác thời điểm các bên thực hiện ký.
2.2. Rủi ro khi ký hợp đồng lùi ngày không có dấu thời gian
Dấu thời gian điện tử có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận thời điểm một sự kiện điện tử xảy ra, chẳng hạn thời điểm ký, gửi hoặc tiếp nhận dữ liệu.
Nếu hợp đồng được ký lùi ngày nhưng hệ thống không có cơ chế ghi nhận thời điểm thực tế, có thể phát sinh các rủi ro sau:
- Khó chứng minh thời điểm ký thực tế
Khi xảy ra tranh chấp, một bên có thể phủ nhận việc đã ký tại thời điểm được ghi trên hợp đồng. Nếu không có dữ liệu nhật ký hệ thống, dấu thời gian hoặc bằng chứng kỹ thuật khác, việc chứng minh thời điểm giao kết sẽ khó khăn hơn.
- Giảm giá trị chứng cứ của hợp đồng
Hợp đồng điện tử có thể được sử dụng làm chứng cứ, nhưng khả năng chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và thời điểm tạo lập dữ liệu có ý nghĩa quan trọng. Việc thiếu dữ liệu xác thực khiến doanh nghiệp phải dựa vào các chứng cứ bổ sung để chứng minh giao dịch.
- Không phù hợp với quy định pháp lý có thể bị phạt hành chính khi thanh tra kiểm tra
Đối với hợp đồng liên quan đến lao động, thuế, bảo hiểm hoặc các nghĩa vụ tài chính, ngày ký và thời điểm giao kết có thể là thông tin quan trọng để xác định quyền, nghĩa vụ của các bên. Việc ngày trên hợp đồng không phù hợp với dữ liệu giao dịch thực tế có thể dẫn đến yêu cầu giải trình.
- Tăng nguy cơ tranh chấp về hiệu lực và quá trình thực hiện hợp đồng
Nếu một bên cho rằng hợp đồng được ký sau thời điểm xảy ra một sự kiện pháp lý nhất định, việc hợp đồng thể hiện ngày ký trước đó có thể trở thành nội dung tranh chấp.
3. Hợp đồng điện tử cần đáp ứng yêu cầu gì để hạn chế rủi ro?
Doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp hợp đồng điện tử có khả năng:
- Xác thực danh tính người ký và kiểm soát quyền ký.
- Sử dụng phương thức ký điện tử phù hợp với quy định pháp luật.
- Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký.
- Ghi nhận đầy đủ thời điểm ký, gửi, nhận và hoàn tất hợp đồng.
- Có dấu thời gian điện tử hoặc cơ chế kỹ thuật tương đương để chứng minh thời điểm giao dịch.
- Lưu trữ lịch sử giao dịch, nhật ký hệ thống và thông tin xác thực.
- Có cơ chế cảnh báo hoặc kiểm soát khi tài liệu bị thay đổi.
- Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hợp đồng trong suốt thời gian lưu trữ.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên ký số lượng lớn hợp đồng, việc sử dụng nền tảng có khả năng tự động ghi nhận toàn bộ audit trail – lịch sử giao dịch sẽ giúp thuận lợi hơn khi cần kiểm tra hoặc chứng minh quá trình ký kết.
4. Có được thỏa thuận ngày hiệu lực trước ngày ký không?
Các bên có thể thỏa thuận ngày có hiệu lực của hợp đồng khác với ngày thực tế ký kết, nếu thỏa thuận đó phù hợp với quy định pháp luật và bản chất giao dịch. Ví dụ, hợp đồng được ký ngày 10/8 nhưng các bên thỏa thuận hợp đồng có hiệu lực từ ngày 01/8.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên sửa hoặc thiết lập dữ liệu điện tử nhằm tạo ra bằng chứng giả về việc hợp đồng đã được ký vào ngày 01/8 nếu thực tế các bên chỉ ký vào ngày 10/8.
Vì vậy, trên hợp đồng và hệ thống nên phân biệt rõ: Ngày lập hợp đồng – ngày ký thực tế – thời điểm hoàn tất ký – ngày hợp đồng có hiệu lực.
Việc minh bạch các mốc thời gian này giúp hạn chế tranh chấp và tạo cơ sở chứng minh quá trình giao kết.
>>> Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử.
5. Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro?
Để giảm thiểu rủi ro pháp lý khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát thống nhất:
- Lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử đáp ứng yêu cầu về an toàn và bảo mật.
- Xác thực danh tính và thẩm quyền của người ký.
- Không tự ý thay đổi ngày ký hoặc thông tin giao dịch sau khi hoàn tất ký.
- Sử dụng dấu thời gian hoặc cơ chế kỹ thuật giúp chứng minh thời điểm giao dịch.
- Lưu trữ hợp đồng cùng nhật ký giao dịch và dữ liệu xác thực.
- Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, chỉnh sửa và tải tài liệu.
- Định kỳ kiểm tra khả năng truy xuất dữ liệu khi cần cung cấp cho cơ quan nhà nước hoặc giải quyết tranh chấp.
Hợp đồng điện tử không an toàn hoặc ký lùi ngày khi không có cơ chế ghi nhận thời điểm giao dịch có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chứng minh thời điểm giao kết, tính toàn vẹn và quá trình ký hợp đồng khi phát sinh tranh chấp. Do đó, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc hợp đồng có chữ ký điện tử mà còn phải bảo đảm xác thực chủ thể, tính toàn vẹn dữ liệu, dấu thời gian và khả năng lưu trữ lịch sử giao dịch. Đây là những yếu tố quan trọng giúp hợp đồng điện tử có tính chứng cứ cao và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng.
Để lại một phản hồi