Hóa đơn chuyển đổi dùng để làm gì, khi sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý những gì về hóa đơn chuyển đổi? Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm kể từ khi áp dụng hóa đơn điện tử. Dưới đây là giải đáp và hướng dẫn sử dụng hóa đơn chuyển đổi đúng quy định.
1. Hóa đơn chuyển đổi để làm gì?
Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Tùy thuộc mục đích sử dụng, người lập hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi từ hình thức hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy sử dụng cho một số mục đích như sau:
- Lưu trữ cùng với các bộ hồ sơ, chứng từ.
- Sử dụng làm giấy tờ vận chuyển, đi đường kèm theo hàng hóa.
- Kẹp với các giấy tờ như đề nghị thanh toán,…
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Quy định mới nhất về hóa đơn chuyển đổi
Theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy, doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi cần nắm vững một số nội dung sau:
Khi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy?
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế quản lý, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra và theo quy định pháp luật về thanh tra, điều tra.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy:
“Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.”
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?
“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
>> Tham khảo: Báo giá triển khai module tích hợp hóa đơn điện tử ECUS_INV.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Hướng dẫn in hóa đơn chuyển đổi trên E-invoice
Trường hợp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, doanh nghiệp có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:
– Truy cập website E-invoice tại địa chỉ: https://einvoice.vn/
– Chọn chức năng “Tra cứu” trên giao diện trang chủ.
>> Tham khảo: Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.
Chức năng tra cứu trên E-invoice
– Nhập thông tin tra cứu hóa đơn sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”.
Nhập thông tin tra cứu hóa đơn.
Khi hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo 2 cách:
– Cách 1: In trực tiếp trên website bằng cách: Nhấn tùy chọn “In hóa đơn” ngay sau màn hình khi hiển thị file hóa đơn điện tử.
– Cách 2: Tải hóa đơn về dạng PDF, mở file trên máy tính, nhấn lệnh in ra giấy A4.
Trên đây là các quy định về hóa đơn chuyển đổi. Doanh nghiệp tham khảo để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi