Chữ ký số có bắt buộc khi ký hợp đồng điện tử không?

Thay vì gặp mặt trực tiếp để ký giấy tờ, các bên có thể thực hiện giao kết hợp đồng hoàn toàn trên môi trường điện tử. Tuy nhiên, khi triển khai hợp đồng điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn: chữ ký số có bắt buộc khi ký hợp đồng điện tử không? Bài viết dưới đây HDDT sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật hiện hành và những lưu ý khi ký hợp đồng điện tử.

1. Chữ ký số có bắt buộc khi ký hợp đồng điện tử không?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Pháp luật công nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định, đồng thời không phân biệt giá trị pháp lý chỉ vì hợp đồng được thể hiện dưới hình thức điện tử.

Hiện nay, pháp luật không quy định mọi hợp đồng điện tử đều bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Tùy từng loại giao dịch và thỏa thuận giữa các bên, việc xác nhận ý chí chấp thuận có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức chữ ký điện tử khác nhau.

Chữ ký số là phương thức xác thực có mức độ tin cậy cao. 

Tuy nhiên, để một chữ ký điện tử được công nhận, phương thức ký phải cho phép xác định được chủ thể ký và thể hiện sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm tính xác thực của giao dịch điện tử.

Trên thực tế, nhiều nền tảng hợp đồng điện tử hiện nay áp dụng các phương thức xác thực như OTP, tài khoản đăng nhập, email xác nhận, định danh điện tử hoặc các giải pháp xác thực đa lớp. Những phương thức này đều có thể được sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng điện tử tùy theo mô hình triển khai.

Mặc dù vậy, chữ ký số vẫn được xem là phương thức có mức độ tin cậy cao nhất hiện nay bởi được xây dựng trên nền tảng hạ tầng khóa công khai (PKI), có chứng thư số đi kèm và được pháp luật quy định cụ thể.

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số khi ký hợp đồng điện tử?

Mặc dù không phải mọi hợp đồng điện tử đều bắt buộc sử dụng chữ ký số, nhưng đây vẫn là lựa chọn được đa số doanh nghiệp ưu tiên trong các giao dịch quan trọng.

Điểm khác biệt lớn nhất của chữ ký số nằm ở khả năng xác thực danh tính người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Khi một tài liệu được ký số, hệ thống sẽ tạo ra mã xác thực gắn với nội dung văn bản và chứng thư số của người ký. Nếu nội dung hợp đồng bị chỉnh sửa sau thời điểm ký, chữ ký số sẽ không còn hợp lệ và hệ thống có thể phát hiện ngay sự thay đổi đó.

Nhờ cơ chế này, chữ ký số giúp doanh nghiệp chứng minh được nhiều yếu tố quan trọng như:

• Ai là người thực hiện việc ký kết.
• Thời điểm ký hợp đồng.
• Nội dung hợp đồng tại thời điểm ký.
• Tài liệu có bị sửa đổi sau khi ký hay không.

Đây là những yếu tố có giá trị đặc biệt quan trọng khi phát sinh tranh chấp hoặc cần đối chiếu hồ sơ trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Ngoài ra, chữ ký số còn được sử dụng rộng rãi trong nhiều nghiệp vụ điện tử như khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, hóa đơn điện tử, hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử và các giao dịch với cơ quan nhà nước. Việc sử dụng cùng một giải pháp chữ ký số cho nhiều nghiệp vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa quy trình quản lý.

Trong bối cảnh các giao dịch được thực hiện ngày càng nhiều trên môi trường số, chữ ký số không chỉ giúp tăng cường tính pháp lý mà còn góp phần nâng cao độ tin cậy giữa các bên tham gia giao dịch.

3. Doanh nghiệp nên lựa chọn chữ ký số như thế nào khi ký hợp đồng điện tử?

Để bảo đảm hiệu quả sử dụng, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ chữ ký số được cấp phép theo quy định pháp luật và có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý, phần mềm nghiệp vụ đang sử dụng. Bên cạnh yếu tố pháp lý, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến khả năng bảo mật, mức độ ổn định của hệ thống, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và khả năng tích hợp với các nền tảng hợp đồng điện tử đang sử dụng.

Chữ ký số ECA đảm bảo giá trị pháp lý cho các giao dịch điện tử. 

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Chữ ký số ECA đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành, hỗ trợ ký số trong nhiều nghiệp vụ điện tử và giúp doanh nghiệp nâng cao tính an toàn, xác thực trong quá trình ký kết hợp đồng điện tử.

Tóm lại, pháp luật hiện hành không quy định mọi hợp đồng điện tử bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, chữ ký số vẫn là giải pháp được khuyến nghị sử dụng nhờ khả năng xác thực danh tính người ký, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và tăng giá trị chứng minh khi phát sinh tranh chấp. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chữ ký số làm nền tảng cho các giao dịch điện tử quan trọng.