Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp phải xử lý chữ ký số thế nào?

Nhân viên nghỉ việc nhưng vẫn còn quyền sử dụng chữ ký số có thể tạo ra rủi ro đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi người này từng phụ trách kế toán, thuế, hóa đơn điện tử hoặc các giao dịch quan trọng. Vậy khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp phải xử lý chữ ký số thế nào? Dưới đây HDDT đưa ra những việc cần thực hiện để hạn chế rủi ro.

1. Nhân viên nghỉ việc có phải thu hồi chữ ký số không?

Có, doanh nghiệp cần chủ động thu hồi quyền sử dụng chữ ký số của nhân viên nghỉ việc nếu chữ ký số hoặc tài khoản xác thực đang do nhân viên đó quản lý, đặc biệt khi người này không còn được doanh nghiệp ủy quyền thực hiện giao dịch điện tử.

Chữ ký số gắn với chứng thư số và khóa bí mật. Nếu nhân viên được giao quản lý thiết bị chứa khóa bí mật hoặc tài khoản có quyền thực hiện ký, việc nhân viên nghỉ việc không tự động làm chứng thư số mất hiệu lực. Nếu doanh nghiệp không xử lý, người đã nghỉ việc vẫn có thể tiếp tục sử dụng phương tiện hoặc thông tin xác thực mà họ đang nắm giữ.

Có phải thu hồi chữ ký số khi nhân viên nghỉ việc không?

Do đó, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp nên thực hiện đồng thời:

• Thu hồi thiết bị hoặc phương tiện lưu trữ khóa bí mật nếu có
• Thay đổi hoặc thu hồi thông tin xác thực mà nhân viên được cấp;
• Kiểm tra các tài khoản, phần mềm và hệ thống mà nhân viên có quyền sử dụng để ký;
• Xác định những giao dịch điện tử đang được thực hiện bằng chữ ký số đó;Phân công người có thẩm quyền tiếp nhận và quản lý chữ ký số sau khi nhân sự thay đổi.

Nếu có dấu hiệu khóa bí mật bị lộ, bị sao chép hoặc có nguy cơ bị người khác kiểm soát, doanh nghiệp cần liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để được hướng dẫn xử lý, thay vì chỉ bàn giao thiết bị cho nhân viên khác. Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ thu hồi máy tính của nhân viên mà bỏ qua mã PIN, mật khẩu hoặc các phương thức xác thực liên quan đến chữ ký số.

2. Doanh nghiệp cần làm gì khi người sử dụng chữ ký số nghỉ việc?

Doanh nghiệp cần xử lý ngay khi có quyết định nhân viên nghỉ việc, thay vì chờ đến ngày nhân viên chính thức bàn giao công việc. Cụ thể: 

Các bước cần làm khi nhân viên nghỉ việc. 

Bước 1: Xác định toàn bộ quyền ký của nhân viên

Kiểm tra nhân viên đang sử dụng chữ ký số cho những hệ thống nào, chẳng hạn thuế điện tử, hóa đơn điện tử, hải quan, bảo hiểm xã hội hoặc các nền tảng giao dịch khác.

Bước 2: Thu hồi phương tiện và thông tin xác thực

Nếu chữ ký số được lưu trên thiết bị hoặc phương tiện ký, doanh nghiệp cần thu hồi và kiểm tra tình trạng của thiết bị. Đồng thời, cần xử lý mã PIN, mật khẩu, tài khoản hoặc phương thức xác thực mà nhân viên cũ từng được cấp.

Bước 3: Kiểm tra lịch sử giao dịch

Đối với vị trí có quyền thực hiện các giao dịch quan trọng, doanh nghiệp nên rà soát những hồ sơ, tờ khai, hóa đơn hoặc giao dịch điện tử đã được ký trong thời gian nhân viên quản lý chữ ký số.

Bước 4: Cập nhật người được phân quyền

Sau khi thu hồi quyền của nhân viên cũ, doanh nghiệp cần phân công người mới tiếp nhận công việc và thực hiện các thủ tục thay đổi thông tin trên từng hệ thống nếu cần.

Đối với hệ thống thuế điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin chứng thư số và tài khoản giao dịch để bảo đảm người được phân công có thể tiếp tục thực hiện việc kê khai, ký và nộp hồ sơ điện tử.

Bước 5: Xử lý khi có nguy cơ lộ khóa bí mật

Nếu doanh nghiệp không chắc chắn khóa bí mật có còn được kiểm soát hay không, không nên tiếp tục sử dụng một cách chủ quan.

Trường hợp khóa bí mật bị lộ hoặc có nguy cơ bị lộ, doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực để thực hiện các biện pháp phù hợp, chẳng hạn thu hồi chứng thư và cấp chứng thư mới theo quy trình của nhà cung cấp.

3. Có cần cấp lại chữ ký số khi nhân viên nghỉ việc?

Nếu nhân viên chỉ là người được doanh nghiệp phân quyền sử dụng chữ ký số nhưng khóa bí mật vẫn được doanh nghiệp kiểm soát an toàn, doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi quyền sử dụng và bàn giao cho người có thẩm quyền khác theo quy trình phù hợp.

Ngược lại, nếu nhân viên nghỉ việc là người trực tiếp quản lý khóa bí mật và doanh nghiệp không thể bảo đảm khóa chưa bị sao chép hoặc lộ, phương án an toàn hơn là liên hệ nhà cung cấp để xử lý chứng thư số và cấp mới khi cần.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên đưa việc xử lý chữ ký số vào quy trình nghỉ việc và bàn giao nhân sự, trong đó có các nội dung: thu hồi thiết bị ký, khóa hoặc thay đổi thông tin xác thực, kiểm tra quyền truy cập, cập nhật người phụ trách và rà soát các giao dịch quan trọng.

Tóm lại, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp không nên chỉ thu hồi tài khoản email hoặc máy tính mà cần kiểm tra và xử lý toàn bộ quyền sử dụng chữ ký số của người đó. Nếu khóa bí mật vẫn được bảo vệ an toàn, có thể thực hiện bàn giao quyền quản lý theo quy trình phù hợp; nếu có nguy cơ lộ khóa, cần liên hệ nhà cung cấp để xử lý chứng thư số kịp thời.