Hóa đơn điện tử áp dụng với những đối tượng nào 2025?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC được ban hành, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Những quy định mới này đã mở rộng phạm vi áp dụng, đưa ra các yêu cầu cụ thể và chi tiết hơn đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về trách nhiệm và nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân liên quan.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, được cơ quan thuế quản lý thông qua mã định danh hoặc kết nối dữ liệu trực tiếp.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro gian lận thuế, và hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Theo quy định hiện hành, gần như tất cả các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động kinh doanh tại Việt Nam đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, với một số trường hợp ngoại lệ hoặc tự nguyện.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

2.1. Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế

Doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam: Bao gồm các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, và các loại hình doanh nghiệp khác. Các doanh nghiệp này, bất kể quy mô, đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc thù được quy định riêng.
Tổ chức kinh tế khác: Các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, và các tổ chức kinh tế không thuộc diện doanh nghiệp nhưng có hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng thuộc đối tượng áp dụng.
Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, dịch vụ: Các đơn vị như trường học, bệnh viện công, hoặc các tổ chức công lập khác có hoạt động cung cấp dịch vụ thu phí phải sử dụng hóa đơn điện tử.

2.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Theo quy định mới, các hộ và cá nhân kinh doanh trong các lĩnh vực như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim, và các dịch vụ cá nhân khác phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
Các lĩnh vực đặc thù: Những hộ kinh doanh trong các ngành nghề như kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng, xổ số, hoặc logistic cũng phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, với yêu cầu cụ thể về thời điểm lập hóa đơn và chuyển dữ liệu.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2.3. Nhà cung cấp nước ngoài

Nhà cung cấp không có cơ sở thường trú tại Việt Nam: Các tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số (ví dụ: cung cấp phần mềm, dịch vụ trực tuyến như Netflix, Google, hoặc Amazon) có thể tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT). Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu kê khai và nộp thuế tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử xuyên biên giới ngày càng phát triển.

3. Các đối tượng tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài các đối tượng bắt buộc, một số tổ chức, cá nhân có thể tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Những đối tượng này không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nhưng có thể tự nguyện áp dụng để hưởng các lợi ích như giảm chi phí quản lý, tăng tính chuyên nghiệp, và đáp ứng yêu cầu của đối tác.
Các tổ chức, cá nhân không thuộc diện bắt buộc: Ví dụ, các tổ chức phi lợi nhuận hoặc cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ có thể chọn sử dụng hóa đơn điện tử để thuận tiện trong giao dịch.

>> Tham khảo: 11 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt từ 01/7/2025.

4. Các trường hợp đặc thù

Một số đối tượng có quy định riêng về việc sử dụng hóa đơn điện tử, tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề hoặc phương pháp tính thuế:

Doanh nghiệp kinh doanh xổ số, bảo hiểm, casino, trò chơi điện tử có thưởng: Những lĩnh vực này phải lập HĐĐT theo thời điểm cụ thể (ví dụ: sau khi thu hồi vé không tiêu thụ đối với xổ số, hoặc sau khi xác định doanh thu hàng ngày đối với casino).
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, logistic, bưu chính, viễn thông, ngân hàng, chứng khoán, hoặc công nghệ thông tin: Hóa đơn điện tử phải được lập sau khi đối soát dữ liệu, chậm nhất không quá ngày 7 của tháng sau hoặc 7 ngày sau kỳ quy ước.
Doanh nghiệp xuất khẩu: Đối với hàng hóa xuất khẩu, hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa thông quan. Nếu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu, có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử với ký hiệu riêng (chữ “X” trong mẫu số).

5. Yêu cầu đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với các đối tượng như hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là bắt buộc. Các yêu cầu bao gồm:

Kết nối dữ liệu với cơ quan thuế: Máy tính tiền phải được đăng ký và kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo thời gian thực.
Hạ tầng công nghệ: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đầu tư vào hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn, như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice, hoặc Tax24 E-invoice.
Hỗ trợ chuyển đổi: Trong trường hợp chưa đáp ứng hạ tầng công nghệ, cơ quan thuế sẽ phối hợp với Ủy ban nhân dân để hỗ trợ. Nếu không tuân thủ, các đối tượng này có thể bị xử lý vi phạm về hóa đơn hoặc đăng ký kinh doanh.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

6. Trách nhiệm và nghĩa vụ của các đối tượng áp dụng

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Các đối tượng bắt buộc phải đăng ký với cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc các nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền.
Lập và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: HĐĐT phải được lập đúng thời điểm, đúng nội dung, và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
Xử lý sai sót: Khi phát hiện sai sót, các đối tượng phải thông báo với người mua và cơ quan thuế, đồng thời lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, thay vì hủy hóa đơn như trước đây.
Lưu trữ hóa đơn điện tử: HĐĐT phải được lưu trữ dưới dạng điện tử trong thời hạn tối thiểu 10 năm, đảm bảo khả năng tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.

7. Lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các đối tượng sử dụng:

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, và lưu trữ hóa đơn.
Tăng tính minh bạch: Dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế, giảm thiểu rủi ro gian lận.
Tiện lợi trong giao dịch: Hóa đơn điện tử dễ dàng gửi qua email, nền tảng số, hoặc tích hợp với các hệ thống kế toán, thanh toán.
Hỗ trợ quản lý: Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể quản lý hóa đơn hiệu quả hơn thông qua các phần mềm chuyên dụng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

8. Thách thức và giải pháp

Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, một số đối tượng, đặc biệt là hộ kinh doanh nhỏ lẻ, có thể gặp khó khăn trong việc triển khai do:

Chi phí đầu tư ban đầu: Máy tính tiền và phần mềm hóa đơn điện tử đòi hỏi chi phí đầu tư, đặc biệt với các hộ kinh doanh quy mô nhỏ.
Thiếu kỹ năng công nghệ: Nhiều cá nhân kinh doanh chưa quen với việc sử dụng phần mềm hoặc kết nối dữ liệu.
Giải pháp: Chính phủ và cơ quan thuế đang hỗ trợ thông qua các chương trình đào tạo, hướng dẫn, và cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử giá rẻ hoặc miễn phí từ các nhà cung cấp uy tín.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số tại Việt Nam, áp dụng cho hầu hết các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động kinh doanh. Với các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, phạm vi đối tượng áp dụng đã được mở rộng, bao gồm cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, và nhà cung cấp nước ngoài.

Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp các đối tượng đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp và cá nhân cần chủ động cập nhật hệ thống, tìm hiểu quy định, và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/