Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong Cơ quan Nhà nước

   Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước là vấn đề được rất nhiều người quan tâm trong quá trình chuyển đổi số. Việc áp dụng chữ ký số không chỉ giúp tăng cường hiệu quả làm việc mà còn góp phần đảm bảo tính minh bạch, an toàn và bảo mật trong quá trình xử lý văn bản hành chính. 

1. Thông tin chung về văn bản điện tử

Văn bản điện tử được quy định cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: 

1.1. Khái niệm văn bản điện tử

Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và được trình bày theo đúng định dạng quy định. 

Văn bản điện tử là gì?

 

1.2. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

• Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của Cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật sẽ có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. 
• Chữ ký số được ký trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ theo quy định.

1.3. Soạn thảo văn bản điện tử

• Dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản điện tử. 
• Người soạn thảo văn bản cần: xác định tên loại, nội dung, mức độ khẩn của văn bản, sau đó, thu thập thông tin liên quan và soạn thảo theo đúng hình thức quy định. 
• Trong trường hợp cần sửa đổi hoặc bổ sung, người có thẩm quyền sẽ cho ý kiến vào văn bản hoặc trên hệ thống, sau đó chuyển lại bản thảo đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo để chuyển cho người soạn thảo văn bản. 
• Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản theo phạm vi, quyền hạn của mình. 

• Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong Cơ quan nhà nước

2.1. Quy định về dấu, chữ ký số 

• Hình ảnh, vị trí chữ ký số của Cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, dấu có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng ⅓ hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. 
• Chữ ký số của Cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: 

• Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo
• Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị. 
• Thông tin: Số và ký hiệu văn bản, thời gian ký… font chữ là Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

 

2.2. Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

• Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số. 
• Văn bản điện tử sau khi đã ký số phải đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ. 
• Quản lý khóa bí mật cá nhân và khóa bí mật con dấu: Người có thẩm quyền ký số phải có trách nhiệm bảo quản an toàn khóa bí mật cá nhân. Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm giao cho nhân viên văn thư quản lý, sử dụng khóa bí mật theo quy định. Ngoài ra, thiết bị lưu khóa bí mật con dấu phải được cất giữ ở nơi an toàn tại trụ sở cơ quan nhà nước. 

2.3. Quy định về ký số trên văn bản điện tử

• Việc ký số thực hiện thông qua phần mềm ký số. Tình trạng ký số phải được thông báo trên phần mềm. 
• Thông tin về người có thẩm quyền ký số, cơ quan, tổ chức ký số phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm ký số. 
• Kiểm tra chữ ký số: Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng, kiểm tra và xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số kèm theo văn bản điện tử, kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số. 
• Chữ ký số trên văn bản điện tử hợp lệ: Khi chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký có hiệu lực, chữ ký số được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử. 

Trên đây https://hoadondientu.edu.vn/ quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả.