Việc lập hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất GTGT (ví dụ: áp dụng 8% thay vì 10% hoặc ngược lại) là lỗi khá phổ biến trong thực tế. Theo quy định mới tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2026), cách xử lý đã có sự thay đổi rõ rệt so với trước đây. Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn mà phải lựa chọn giữa lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý đúng quy định.
1. Sai thuế suất thuộc nhóm sai sót nào?
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về:
- Mã số thuế;
- Tên hàng hóa, quy cách, chất lượng;
- Số tiền ghi trên hóa đơn;
- Thuế suất;
- Tiền thuế;
- Hoặc các nội dung bắt buộc khác
thì người bán được lựa chọn một trong hai hình thức:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh; hoặc
- Lập hóa đơn điện tử thay thế.
Lưu ý: Nếu chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ mà không sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.
2. Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Đây là phương án được nhiều doanh nghiệp ưu tiên khi chỉ sai thuế suất và tiền thuế, các thông tin khác vẫn đúng.
Cách thực hiện:
- Hai bên (người bán và người mua) nên lập văn bản thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhận nội dung sai sót (không bắt buộc trong mọi trường hợp nhưng nên có để lưu trữ).
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Trên hóa đơn điều chỉnh bắt buộc phải có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. - Nội dung điều chỉnh về giá trị:
- Điều chỉnh tăng → ghi số dương (+).
- Điều chỉnh giảm → ghi số âm (-).
Ví dụ thực tế:
Hóa đơn gốc ghi thuế suất 8%, tiền thuế 8.000.000 đồng.
Thực tế phải là 10% → tiền thuế đúng là 10.000.000 đồng.
→ Lập hóa đơn điều chỉnh tăng tiền thuế GTGT +2.000.000 đồng và tổng tiền thanh toán tương ứng.
Ngược lại, nếu gốc ghi 10% nhưng đúng là 8% → lập hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế với số âm.
Sau khi lập, người bán ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã nếu là hóa đơn có mã).
3. Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
Phương án này phù hợp khi doanh nghiệp muốn “xóa” hoàn toàn hóa đơn cũ và lập lại hóa đơn mới chính xác.
Cách thực hiện:
- Lập hóa đơn điện tử mới.
- Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. - Hóa đơn thay thế thể hiện đầy đủ thông tin đúng của giao dịch (bao gồm thuế suất chính xác).
- Ký số và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế để cấp mã.
Hóa đơn gốc bị thay thế sẽ không còn giá trị sử dụng.
4. Trường hợp lập nhiều hóa đơn sai cho cùng một người mua
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập nhiều hóa đơn sai thuế suất cho cùng một người mua với nội dung tương tự, được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung kèm theo Bảng kê các hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC).
5. Kê khai thuế sau khi điều chỉnh/thay thế
- Người bán kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn.
- Nếu việc điều chỉnh làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ so với tờ khai đã nộp, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai bổ sung tờ khai thuế GTGT của kỳ có hóa đơn gốc sai sót.
6. Những lưu ý quan trọng
- Một khi đã chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế cho lần xử lý đầu tiên, các lần xử lý sai sót tiếp theo (nếu có) phải áp dụng cùng hình thức đó.
- Không được hủy hóa đơn điện tử đã lập khi thuộc trường hợp sai thuế suất.
- Cần lưu giữ đầy đủ biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và các chứng từ liên quan để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Việc ghi sai thuế suất dẫn đến thiếu thuế có thể bị xử phạt hành chính và truy thu thuế, tiền chậm nộp nếu không kịp thời điều chỉnh.
Kết luận
Theo quy định mới từ 01/7/2026, khi lập hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất, doanh nghiệp có quyền linh hoạt lựa chọn giữa hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, thay vì hủy hóa đơn như trước. Việc nắm rõ quy trình, cách ghi nội dung và nghĩa vụ kê khai bổ sung sẽ giúp doanh nghiệp xử lý sai sót nhanh chóng, hạn chế rủi ro bị xử phạt. Kế toán cần thường xuyên rà soát hóa đơn đã phát hành và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để thực hiện đúng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi