Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp rất dễ phát sinh các sai sót. Khi đó, ngoài việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, nhiều trường hợp doanh nghiệp còn cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để ghi nhận nội dung sai sót và thống nhất phương án xử lý giữa bên mua và bên bán. Vậy biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Khi nào cần lập? Nội dung gồm những gì? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất năm 2026.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản ghi nhận việc:
- Hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hai bên xác nhận nội dung sai.
- Thống nhất phương án điều chỉnh.
Biên bản này thường được lập giữa:
- Bên bán hàng.
- Bên mua hàng.
Mục đích nhằm:
- Làm căn cứ xử lý hóa đơn sai sót.
- Giải trình với cơ quan thuế khi cần.
- Lưu hồ sơ kế toán.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh cần làm gì để tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC?
2. Căn cứ pháp lý liên quan
Việc xử lý hóa đơn sai sót hiện nay được áp dụng theo:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Các hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
Theo quy định hiện hành:
- Hóa đơn điện tử sai sót có thể xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế.
- Một số trường hợp cần có biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
3.1. Sai thông tin người mua
Ví dụ:
- Sai tên công ty.
- Sai địa chỉ.
- Sai mã số thuế.
Hai bên thường sẽ lập biên bản xác nhận sai sót trước khi điều chỉnh hóa đơn.
3.2. Sai số lượng, đơn giá hoặc tiền thuế
Đây là nhóm sai sót ảnh hưởng trực tiếp:
- Doanh thu.
- Thuế GTGT.
- Giá trị thanh toán.
Do đó cần:
- Có hồ sơ rõ ràng.
- Có xác nhận giữa hai bên.
3.3. Điều chỉnh giảm hoặc tăng giá trị hóa đơn
Ví dụ:
- Chiết khấu bổ sung.
- Điều chỉnh giá bán.
- Điều chỉnh VAT.
Doanh nghiệp nên lập biên bản để tránh tranh chấp sau này.
>> Tham khảo: Doanh thu bán hàng online bao nhiêu phải nộp thuế thu nhập cá nhân từ năm 2026?
4. Trường hợp nào không cần lập biên bản?
Một số lỗi nhỏ có thể không cần lập biên bản riêng, ví dụ:
- Sai địa chỉ nhưng đúng mã số thuế.
- Sai thông tin không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn chủ động lập biên bản để:
- Lưu hồ sơ đầy đủ.
- Dễ giải trình khi thanh tra thuế.
5. Nội dung cần có trong biên bản điều chỉnh hóa đơn
Một biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gồm:
5.1. Thông tin hai bên
Bao gồm:
- Tên công ty.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ.
- Đại diện doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5.2. Thông tin hóa đơn sai sót
Cần ghi rõ:
- Số hóa đơn.
- Ký hiệu.
- Ngày lập hóa đơn.
- Nội dung sai.
5.3. Nội dung điều chỉnh
Ví dụ:
- Điều chỉnh tên công ty.
- Điều chỉnh số lượng.
- Điều chỉnh VAT.
- Điều chỉnh thành tiền.
5.4. Cam kết của hai bên
Biên bản cần thể hiện:
- Hai bên đồng ý xử lý.
- Chịu trách nhiệm về nội dung điều chỉnh.
5.5. Chữ ký xác nhận
Thông thường gồm:
- Đại diện bên bán.
- Đại diện bên mua.
6. Quy trình xử lý hóa đơn sai sót bằng biên bản điều chỉnh
Bước 1: Kiểm tra sai sót
Doanh nghiệp cần xác định:
- Sai ở đâu.
- Mức độ ảnh hưởng.
- Có cần điều chỉnh hay thay thế.
Bước 2: Lập biên bản xác nhận
Hai bên:
- Kiểm tra dữ liệu.
- Thống nhất nội dung xử lý.
- Ký biên bản.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Tùy trường hợp:
- Điều chỉnh tăng/giảm.
- Hoặc thay thế hóa đơn cũ.
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Lưu hồ sơ kế toán
Bao gồm:
- Hóa đơn cũ.
- Biên bản điều chỉnh.
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi