Mở rộng đối tượng ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia và cải cách hành chính thuế, quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được sửa đổi, bổ sung đáng kể từ ngày 01/6/2025. Việc mở rộng đối tượng ủy nhiệm lập hóa đơn không chỉ loại bỏ các rào cản cũ mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp, tổ chức và đặc biệt là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (HKD, CNKD) trong việc quản lý hóa đơn, giảm thủ tục hành chính và tăng tính minh bạch giao dịch. Đây là một trong những điểm mới nổi bật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bên ủy nhiệm) giao cho bên thứ ba (bên nhận ủy nhiệm) lập hóa đơn điện tử thay mặt cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của mình. Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm là đơn vị bán hàng.

Việc ủy nhiệm này giúp người bán tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, đồng thời tận dụng hạ tầng công nghệ và dịch vụ của bên thứ ba (như nền tảng thương mại điện tử, công ty logistics, đại lý phân phối, chuỗi nhượng quyền…). Trước đây, quy định khá chặt chẽ, dẫn đến hạn chế trong thực tiễn áp dụng. Từ 01/6/2025, các quy định được nới lỏng và mở rộng đáng kể, phù hợp với xu hướng số hóa và mô hình kinh doanh hiện đại.

>> Tham khảo: Dấu hiệu nhận biết hóa đơn không hợp lệ.

2. Quy định cũ và sự thay đổi mở rộng từ năm 2025

Trước khi có Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, hiệu lực từ 01/6/2025):

• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: Chỉ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác mới được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT. Bên nhận ủy nhiệm bắt buộc phải có quan hệ liên kết với bên ủy nhiệm (ví dụ: công ty mẹ – con, công ty liên doanh…).
• Việc ủy nhiệm phải lập bằng văn bản (hợp đồng/thỏa thuận) và thông báo cho cơ quan thuế.

Điểm mới quan trọng từ 01/6/2025 (theo khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC):

• Mở rộng đối tượng bên ủy nhiệm: Không còn giới hạn ở “doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác”. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT, đặc biệt trong trường hợp bán hàng qua nền tảng thương mại điện tử (TMĐT). Khi HKD ủy nhiệm cho tổ chức quản lý nền tảng TMĐT, tổ chức này có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế.
• Bãi bỏ hoàn toàn yêu cầu “quan hệ liên kết”: Bên nhận ủy nhiệm không cần phải có mối quan hệ liên kết với bên ủy nhiệm. Người bán có thể ủy nhiệm cho bất kỳ bên thứ ba nào đủ điều kiện sử dụng HĐĐT và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Điều này mở ra cơ hội lớn cho các mô hình kinh doanh như chuỗi nhượng quyền (franchise), đại lý phân phối, nền tảng TMĐT, công ty logistics, dịch vụ bán hàng thay…
• Nguyên tắc bổ sung: Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm (kê khai hoặc khoán). Hóa đơn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

Những thay đổi này nằm trong khuôn khổ Luật Quản lý thuế 2025 và các văn bản hướng dẫn, nhằm hỗ trợ chuyển đổi số, đặc biệt cho HKD khi siết chặt quản lý hóa đơn từ năm 2026 (HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng HĐĐT).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Nội dung và điều kiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới

Theo Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, nguyên tắc ủy nhiệm bao gồm:

a) Bên nhận ủy nhiệm phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng HĐĐT và không bị ngừng sử dụng hóa đơn.

b) Việc ủy nhiệm phải lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên, thể hiện đầy đủ:

• Thông tin bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số).
• Thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu, mẫu số).
• Mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm.
• Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ).

c) Hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

d) Việc ủy nhiệm được coi là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT, phải thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi).

e) Bên ủy nhiệm chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu hóa đơn và kê khai thuế. Bên nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm lập hóa đơn đúng quy định.

Trường hợp HKD, CNKD ủy nhiệm cho tổ chức quản lý nền tảng TMĐT: Tổ chức nền tảng phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4. Lợi ích của việc mở rộng đối tượng ủy nhiệm

Việc mở rộng mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp và HKD: Doanh nghiệp có thể dễ dàng hợp tác với nhiều đối tác thứ ba mà không bị ràng buộc bởi “quan hệ liên kết”. HKD bán hàng online qua Shopee, Lazada, Tiki… có thể ủy nhiệm cho nền tảng lập hóa đơn, giảm gánh nặng hành chính.
• Hỗ trợ chuyển đổi số và TMĐT: Khuyến khích các nền tảng số tham gia lập hóa đơn thay cho người bán, góp phần minh bạch hóa doanh thu, chống thất thu thuế.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Người bán không cần đầu tư mạnh vào hệ thống lập hóa đơn; bên thứ ba (có hạ tầng sẵn) xử lý nhanh chóng.
• Tăng trải nghiệm khách hàng: Khách hàng vẫn nhận hóa đơn đúng từ người bán, dễ dàng tra cứu và kê khai khấu trừ (nếu áp dụng).
• Hỗ trợ HKD nhỏ: Từ năm 2026, khi quy định về HĐĐT cho HKD siết chặt hơn, việc ủy nhiệm giúp họ tuân thủ dễ dàng mà không cần mua phần mềm phức tạp.

>> Tham khảo: Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử.

5. Thủ tục thực hiện và xử lý sai sót

Thủ tục:

• Hai bên ký văn bản ủy nhiệm.
• Bên ủy nhiệm nộp thông báo thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT được công nhận.
• Cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi trong thời gian quy định.

Xử lý sai sót: Áp dụng quy định chung về thay thế, điều chỉnh HĐĐT tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Bên ủy nhiệm chịu trách nhiệm chính.

Vi phạm: Không thông báo cơ quan thuế, lập hóa đơn sai… có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về vi phạm thuế và hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/