Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quan trọng trong chuyển đổi số và quản lý thuế tại Việt Nam, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi có hiệu lực. Năm 2025, các quy định về dữ liệu hóa đơn điện tử được siết chặt nhằm tăng cường minh bạch, chống thất thu thuế và hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong quản lý tài chính.
1. Khái niệm và vai trò của dữ liệu hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được lưu trữ và truyền tải qua môi trường số.
Theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin được quy định trong hóa đơn (như thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất) và phải tuân thủ định dạng chuẩn do Cục Thuế (nay là Cục Thuế từ 01/03/2025 theo Quyết định 381/QĐ-BTC) ban hành.
Dữ liệu này đóng vai trò:
- Minh bạch hóa giao dịch: Giúp cơ quan thuế theo dõi dòng tiền, chống gian lận thuế.
- Tự động hóa quản lý: Kết nối trực tiếp với hệ thống của Cục Thuế, giảm thủ công trong kê khai.
- Hỗ trợ doanh nghiệp: Tối ưu hóa quy trình kế toán, lưu trữ và tra cứu hóa đơn.
>> Tham khảo: Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
2. Quy định về nội dung dữ liệu hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), dữ liệu hóa đơn điện tử phải bao gồm các nội dung bắt buộc sau:
- Thông tin hóa đơn: Ký hiệu hóa đơn (ví dụ: 1C25TYY cho năm 2025), số hóa đơn (từ 1 đến 99.999.999), ngày lập hóa đơn, mã của cơ quan thuế (nếu có).
- Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ (cập nhật theo địa bàn hành chính mới từ 01/07/2025 theo Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).
- Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, hoặc khác).
- Chi tiết giao dịch: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký số: Hóa đơn điện tử phải được ký điện tử bởi người bán, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.
Dữ liệu phải được định dạng chuẩn XML theo mẫu của Cục Thuế, đảm bảo khả năng tích hợp với hệ thống cơ quan thuế và phần mềm kế toán như Thái Sơn E-invoice.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Yêu cầu về truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử
3.1. Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế
- Thời hạn truyền dữ liệu: Theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dữ liệu hóa đơn điện tử phải được truyền đến Cục Thuế ngay khi lập hóa đơn (đối với hóa đơn có mã) hoặc định kỳ hàng ngày (đối với hóa đơn không có mã). Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải truyền dữ liệu ngay lập tức, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Phương thức truyền: Dữ liệu được gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Thái Sơn, Viettel) hoặc cổng thông tin của Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn). Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo kết nối ổn định, đạt tỷ lệ truyền thành công trên 99%.
- Xác nhận dữ liệu: Cục Thuế phản hồi mã giao dịch hoặc thông báo lỗi nếu dữ liệu không đúng định dạng. Doanh nghiệp phải sửa lỗi trong vòng 2 ngày.
3.2. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong các ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ phải sử dụng máy tính tiền kết nối trực tiếp với Cục Thuế.
Dữ liệu từ máy tính tiền (như giá trị giao dịch, thời điểm bán) được tự động chuyển thành hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế. Máy tính tiền phải có các tính năng:
- Lưu trữ giao dịch tối thiểu 10 năm.
- Kết nối mạng để truyền dữ liệu theo chuẩn XML.
- In hóa đơn giấy khi khách hàng yêu cầu (phiếu in không có giá trị pháp lý).
>> Tham khảo: Quy định mới nhất về thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.
4. Lưu trữ và bảo quản dữ liệu hóa đơn điện tử
Theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dữ liệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập. Các quy định cụ thể:
- Định dạng lưu trữ: Dữ liệu được lưu dưới dạng điện tử (XML hoặc PDF/A), đảm bảo không bị chỉnh sửa. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp như Thái Sơn hoặc tự lưu trên hệ thống nội bộ.
- Truy xuất dữ liệu: Cơ quan thuế có quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử trong vòng 24 giờ. Doanh nghiệp phải đảm bảo dữ liệu dễ dàng truy xuất và đọc được.
- Bảo mật: Dữ liệu phải được mã hóa và bảo vệ bằng chữ ký số. Vi phạm bảo mật có thể bị phạt từ 10-20 triệu đồng (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
5. Quy định về sửa đổi, hủy và thay thế hóa đơn điện tử
- Sửa đổi hóa đơn: Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh với người mua, sau đó phát hành hóa đơn điều chỉnh có tham chiếu đến hóa đơn gốc (theo Điều 19, Nghị định 123).
- Hủy hóa đơn: Hóa đơn sai sót phải được hủy và thông báo với Cục Thuế trong vòng 2 ngày. Hóa đơn hủy không được xóa khỏi hệ thống mà đánh dấu trạng thái “hủy”.
- Thay thế hóa đơn: Hóa đơn thay thế phải có ký hiệu riêng và liên kết với hóa đơn gốc. Dữ liệu thay thế được truyền lại đến Cục Thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Xử phạt vi phạm về dữ liệu hóa đơn điện tử
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định các mức phạt nghiêm khắc:
- Lập hóa đơn sai thời điểm: Phạt từ 3-8 triệu đồng.
- Không truyền dữ liệu hoặc truyền sai định dạng: Phạt từ 5-10 triệu đồng.
- Trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp: Phạt từ 20-50 triệu đồng, hoặc bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Không lưu trữ đủ 10 năm: Phạt từ 10-20 triệu đồng. Cơ quan thuế có thể tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử đối với các trường hợp vi phạm nghiêm trọng, như trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn cho hàng lậu.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi