Ưu nhược điểm của các loại hóa đơn đang được sử dụng

Hiện nay, nền kinh tế vẫn đang sử dụng cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cho đến hết tháng 10 năm 2020 tới đây trước khi chuyển đổi bắt buộc sang sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy ưu nhược điểm của các loại hóa đơn này là gì?

1. Khái niệm về hóa đơn

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành.

Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

2. Các loại hóa đơn

Nếu phân theo hình thức khởi tạo hóa đơn, thì có thể phân hóa đơn thành 3 loại:

• Hóa đơn tự in
• Hóa đơn đặt in
• Hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn cho các hoạt động và mục đích cụ thể như:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Nói cách khác, ba loại hóa đơn nêu trên có thể sử dụng cho tất cả các lĩnh vực kinh doanh và mục đích sử dụng. Vậy ưu nhược điểm của các loại hóa đơn này đối với các doanh nghiệp như thế nào và loại hóa đơn nào là phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

3. Hóa đơn tự in

Ảnh minh họa.

Hóa đơn tự in là loại hóa đơn được các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh tự in khi phát sinh, thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi. Hóa đơn tự in thường được in dựa vào các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các phần mềm chuyên dụng hiện nay.

Một số ưu điểm của hóa đơn tự in có thể kể đến:

• Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tự in, các doanh nghiệp sẽ không phải tốn thời gian khi chờ mua hóa đơn
• Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng tự in, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian khi khai báo, đối chiếu cũng như đối chiếu dữ liệu hóa đơn
• Giảm tải chi phí về nguồn nhân lực
• Giảm tải chi phí về phát hành hóa đơn, chi phí giao dịch, vận chuyển hóa đơn

Hóa đơn tự in có những nhược điểm như:

• Doanh nghiệp phải đáp ứng đủ yêu cầu về nguồn vốn điều lệ theo các quy định hiện hành mới có thể tự in hóa đơn giá trị gia tăng
• Các doanh nghiệp sẽ phải trang bị hệ thống máy móc phục vụ cho quá trình in ấn
• Hóa đơn có thể bị làm giả do doanh nghiệp chưa đăng ký tự in hóa đơn mà đã phát hành.

4. Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in có ưu điểm như:

• Đảm bảo tính chính xác
• An toàn khi phát hành

Tuy nhiên, một số nhược điểm của loại hóa đơn này có thể kể đến như:

• Doanh nghiệp sẽ phải chờ đợi khi làm thủ tục đăng ký phát hành, in
• Phải thực hiện các thủ tục rườm rà khi xảy ra sai sót, mất, hỏng
• Lãng phí thời gian và nhân lực khi thực hiện các thủ tục trước, trong và sau xuất hóa đơn giá trị gia tăng

5. Hóa đơn điện tử

Thực tế cho thấy rằng, loại hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in đã không còn phù hợp với bối cảnh kinh doanh hiện tại bởi những điểm yếu cố hữu của những hình thức hóa đơn này như:

• Lãng phí tài nguyên thiên nhiên. Mỗi năm, doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hàng tỷ tờ hóa đơn giấy. Điều này gây lãng phí tài nguyên rất lớn.
• Lãng phí nguồn lực doanh nghiệp. Để lưu trữ số lượng hóa đơn khổng lồ đó trong vài năm để phục vụ công tác kiểm toán doanh nghiệp dẫn đến doanh nghiệp phải đầu tư thêm để lưu trữ, bảo quản và bù đắp chi phí nếu để mất hay hỏng hóa đơn.
• Tốn thời gian. Hóa đơn giấy gây lãng phí nguồn lực xã hội cho những công việc như kiểm tra, tìm kiếm, kiểm kê… Những công việc đó hoàn toàn có thể tự động hóa trong bối cảnh công nghệ phát triển như hiện nay.
• Gây thất thu thuế do doanh nghiệp có các hành vi gian lận như mua bán hóa đơn đỏ.

Chính vì thế, nền kinh tế cần đến một giải pháp có tính đột phá và phù hợp với bối cảnh công nghệ đang ngày càng tác động tích cực đến các doanh nghiệp.

Giải pháp hóa đơn điện tử ra đời có thể khắc phục những nhược điểm nêu trên của hóa đơn giấy truyền thống.

Những ưu điểm của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:

• Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn
• Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
• Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính
• Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
• Được cơ quan thuế hỗ trợ xử lý lỗi trong quá trình triển khai.

Hàng năm, nền kinh tế của Việt Nam có thể tiết kiệm chi phí cho hàng tỷ tờ hóa đơn giấy để đáp ứng nhu cầu mua bán ngày càng gia tăng không ngừng. Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu chi phí hoạt động doanh nghiệp cực kì hiệu quả.

Hạn chế của hóa đơn điện tử là hình thức này đòi hỏi hạ tầng công nghệ như phần mềm, phần cứng và nhân sự phải đáp ứng những điều kiện nhất định.

Tuy nhiên, nếu các doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong dài hạn thì nhược điểm nêu trên sẽ không còn là vấn đề lớn nữa.

Việc sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được đội ngũ hỗ trợ về kĩ thuật có trình độ cao, chuyên nghiệp, am hiểu nghiệp vụ và chi phí rẻ hơn rất nhiều so với việc tự xây dựng hệ thống.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết đã đem lại những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả và doanh nghiệp.

Để được tư vấn hoặc đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/