Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý thuế và minh bạch hóa các giao dịch kinh doanh tại Việt Nam. Đặc biệt, trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu – một ngành đặc thù với số lượng giao dịch lớn và yêu cầu cao về tính chính xác, hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mà còn đáp ứng các quy định nghiêm ngặt của pháp luật. Từ ngày 1/3/2025, 100% các cửa hàng kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, đánh dấu một bước chuyển đổi số quan trọng trong ngành. Bài viết này sẽ phân tích vai trò, lợi ích, thách thức và triển vọng của việc áp dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu, với mục tiêu cung cấp một cái nhìn toàn diện về chủ đề này.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, lưu trữ và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đảm bảo có đầy đủ thông tin theo quy định và được ký điện tử bởi người bán.

Trong lĩnh vực xăng dầu, hóa đơn điện tử không chỉ ghi nhận thông tin giao dịch mà còn phải kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính minh bạch và khả năng giám sát tức thời.

Trong bối cảnh kinh doanh xăng dầu, mỗi giao dịch tại các cửa hàng bán lẻ thường có giá trị nhỏ nhưng tần suất cao, đòi hỏi quy trình lập hóa đơn nhanh chóng và chính xác.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hệ thống phần mềm được tích hợp tại các cây xăng, giúp tự động hóa việc lập hóa đơn và truyền dữ liệu về cơ quan thuế ngay sau khi giao dịch hoàn tất.

>> Có thể bạn quan tâm: Cập nhật quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Lợi ích của hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu

2.1. Minh bạch hóa giao dịch

Kinh doanh xăng dầu là một trong những lĩnh vực dễ xảy ra các hành vi gian lận thuế, như không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn không đúng giá trị giao dịch.

Với hóa đơn điện tử, mọi giao dịch đều được ghi nhận và truyền trực tiếp đến hệ thống của cơ quan thuế, giúp giảm thiểu nguy cơ gian lận.

Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng giữa các doanh nghiệp.

2.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp xăng dầu tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.

Việc tự động hóa quy trình lập hóa đơn cũng giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng tại các cây xăng, đặc biệt trong giờ cao điểm.

Theo ước tính, một cửa hàng xăng dầu trung bình có thể tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm nhờ chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

2.3. Tăng cường quản lý dữ liệu

HĐĐT cho phép lưu trữ dữ liệu giao dịch trên các hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, thống kê và quản lý thông tin.

Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành xăng dầu, nơi cần theo dõi sát sao lượng hàng tồn kho, doanh thu và các khoản thuế phải nộp.

Hệ thống hóa đơn điện tử cũng hỗ trợ tích hợp với các phần mềm kế toán, giúp đơn giản hóa quy trình báo cáo tài chính.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

2.4. Tuân thủ pháp luật

Việc áp dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu là yêu cầu bắt buộc từ ngày 1/3/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Các doanh nghiệp không tuân thủ sẽ đối mặt với các hình phạt nghiêm khắc, bao gồm phạt tiền và hạn chế hoạt động kinh doanh.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật một cách dễ dàng, tránh các rủi ro pháp lý.

3. Thách thức khi triển khai hóa đơn điện tử

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh xăng dầu cũng đối mặt với một số thách thức:

3.1. Chi phí đầu tư ban đầu

Để triển khai hóa đơn điện tử, các cửa hàng xăng dầu cần đầu tư vào hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm tích hợp có khả năng kết nối với cơ quan thuế.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các cây xăng ở vùng sâu, vùng xa, chi phí này có thể là một gánh nặng.

Ngoài ra, việc nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và đào tạo nhân viên cũng đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể.

>> Tham khảo: Toàn cảnh 9 điểm sửa đổi, bổ sung quan trọng của Luật Thuế TNCN sắp tới.

3.2. Thói quen sử dụng của khách hàng

Nhiều khách hàng, đặc biệt là ở khu vực nông thôn, vẫn quen với việc nhận hóa đơn giấy.

Việc chuyển sang hóa đơn điện tử yêu cầu họ làm quen với các hình thức nhận hóa đơn qua email hoặc mã QR, điều này có thể gây khó khăn trong giai đoạn đầu triển khai.

3.3. Vấn đề kỹ thuật

Hệ thống hóa đơn điện tử phụ thuộc vào kết nối internet ổn định để truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

Ở những khu vực có hạ tầng mạng kém, việc này có thể dẫn đến gián đoạn trong quá trình lập hóa đơn, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

Ngoài ra, các lỗi kỹ thuật như sai thông tin hóa đơn hoặc mất kết nối cũng cần được xử lý nhanh chóng để tránh vi phạm quy định.

4. Giải pháp hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử

Để vượt qua các thách thức trên, các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu và cơ quan quản lý có thể áp dụng một số giải pháp:

• Hỗ trợ tài chính và kỹ thuật: Chính phủ và các nhà cung cấp phần mềm như Thái Sơn E-invoice, VNPT hay Viettel Money đang cung cấp các gói hỗ trợ miễn phí hoặc chi phí thấp để giúp các doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử. Các chương trình đào tạo và hướng dẫn sử dụng cũng cần được đẩy mạnh, đặc biệt cho các cửa hàng nhỏ.
• Nâng cấp hạ tầng công nghệ: Các doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống máy tính tiền hiện đại, có khả năng tích hợp hóa đơn điện tử và hoạt động ổn định ngay cả khi mất kết nối internet tạm thời. Các nhà cung cấp dịch vụ cũng nên phát triển các giải pháp lưu trữ dữ liệu tạm thời để đảm bảo tính liên tục.
• Tuyên truyền và nâng cao nhận thức: Các chiến dịch truyền thông cần được triển khai để giúp khách hàng hiểu rõ lợi ích của hóa đơn điện tử và cách nhận hóa đơn điện tử. Việc cung cấp các hướng dẫn đơn giản, chẳng hạn như quét mã QR để nhận hóa đơn, sẽ giúp người tiêu dùng nhanh chóng thích nghi.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

HĐĐT cũng mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp xăng dầu tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, từ quản lý tồn kho đến phân tích hành vi khách hàng.

Với sự hỗ trợ từ chính phủ và các nhà cung cấp công nghệ, ngành kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam có thể trở thành một hình mẫu về chuyển đổi số trong khu vực.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/