Ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc trong hoạt động kinh doanh nghiệp tại Việt Nam kể từ năm 2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đến năm 2025, với sự phát triển mạnh mẽ của chuyển đổi số và nhu cầu quản lý thuế chặt chẽ hơn, Bộ Tài chính tiếp tục ban hành các văn bản sửa đổi, bổ sung, trong đó nổi bật là Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025). Một trong những thay đổi quan trọng nhất là quy định mới về ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn, chuyển từ cấu trúc cũ sang hệ thống 6 ký tự rõ ràng, minh bạch hơn.

1. Quy định cũ về ký hiệu hóa đơn điện tử (Trước 01/6/2025)

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử chỉ gồm 6 ký tự với cấu trúc như sau:

• Ký tự thứ 1: C (có mã của cơ quan thuế) hoặc K (không có mã).
• Ký tự thứ 2: 1 số cuối của năm lập hóa đơn (ví dụ: 5 cho năm 2025).
• Ký tự thứ 3 và 4: Loại hóa đơn (AA, AC, AB…).
• Ký tự thứ 5 và 6: Do doanh nghiệp tự quy định (thường là chữ cái thể hiện hóa đơn điều chỉnh, thay thế, bán tài sản công…).

Quy định cũ gây ra một số bất cập lớn:

• Năm lập hóa đơn chỉ được thể hiện bằng 1 chữ số cuối → khi qua thập kỷ mới (2030) sẽ bị trùng lặp.
• Loại hóa đơn chưa được chuẩn hóa thống nhất giữa các doanh nghiệp → khó tra cứu tự động.
• Không phân biệt rõ hóa đơn từ máy tính tiền, tem vé, casino, bán tài sản công…

>> Có thể bạn quan tâm: Bỏ thuế khoán từ 01/01/2026 – Tổng hợp những quy định cần lưu ý.

2. Quy định mới từ 01/6/2025 – Ký hiệu hóa đơn điện tử 6 ký tự chuẩn

Theo Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ cái và chữ số với cấu trúc hoàn toàn mới, được thiết kế khoa học hơn rất nhiều:

• Ký tự thứ 1: C hoặc K – C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (áp dụng cho doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, hộ kinh doanh, bán lẻ, nhà hàng, siêu thị…). – K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (doanh nghiệp đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử thông thường).
• Ký tự thứ 2 và 3: Hai số cuối của năm lập hóa đơn Ví dụ: 25 (năm 2025), 26 (năm 2026), 30 (năm 2030)… → Giải quyết triệt để vấn đề trùng lặp khi qua thập kỷ.
• Ký tự thứ 4: Loại hóa đơn theo nghiệp vụ kinh tế – 1: Hóa đơn giá trị gia tăng – 2: Hóa đơn bán hàng – 3: Hóa đơn bán tài sản công – 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia – 5: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp từng lần – 6: Hóa đơn điện tử đặc thù khác (tem, vé, thẻ…)
• Ký tự thứ 5: Hóa đơn có khởi tạo từ máy tính tiền hay không – T: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (bắt buộc áp dụng từ 01/6/2025 với ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ). – N (hoặc ký tự khác được phép): Hóa đơn thông thường không từ máy tính tiền.
• Ký tự thứ 6: Loại hóa đơn đặc thù – P: Hóa đơn điện tử bán tài sản công – V: Hóa đơn điện tử tem, vé, thẻ – X: Hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền (dành cho casino, trò chơi điện tử có thưởng…) – M: Hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi từ hóa đơn giấy – Không có ký tự đặc thù thì để là N hoặc ký tự khác do doanh nghiệp đăng ký.

Ví dụ minh họa ký hiệu mới:

• C25ATN: Hóa đơn GTGT có mã cơ quan thuế, lập năm 2025, từ máy tính tiền, không có đặc thù riêng.
• K26A2N: Hóa đơn bán hàng không mã, năm 2026, không từ máy tính tiền.
• C251TP: Hóa đơn GTGT có mã, năm 2025, từ máy tính tiền, bán tài sản công.
• K25A6V: Hóa đơn GTGT không mã, năm 2025, là tem/vé/thẻ điện tử.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Mẫu số hóa đơn điện tử cũng thay đổi thành 6 ký tựchuẩn

Song song với ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn điện tử (phần đứng trước dấu “/” trong số hóa đơn) cũng được chuẩn hóa thành đúng 6 ký tự cố định:

• 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng thông thường
• 02GTTT: Hóa đơn bán hàng thông thường
• 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• 04HGDL: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có mã
• 07KPTQ: Hóa đơn giá trị gia tăng khu phi thuế quan
• 08DVBH: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia…

Doanh nghiệp không còn được tự đặt mẫu số tùy ý như trước mà phải sử dụng đúng các mẫu số chuẩn này khi đăng ký phát hành hóa đơn.

>> Tham khảo: Từ 2026, doanh nghiệp dùng Báo cáo tình hình tài chính thay cho Bảng cân đối kế toán.

4. Lợi ích của quy định mới

• Tăng tính minh bạch và dễ tra cứu: Chỉ cần nhìn ký hiệu là biết ngay năm lập, có mã hay không, từ máy tính tiền hay không, loại hóa đơn gì → cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu dữ liệu tự động, giảm sai sót kê khai.
• Hỗ trợ mạnh mẽ cho hóa đơn từ máy tính tiền: Từ 01/6/2025, hầu hết các ngành bán lẻ, ăn uống, siêu thị, khách sạn, vận tải hành khách… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có ký tự “T” → dữ liệu truyền về cơ quan thuế hàng ngày, chống thất thu thuế hiệu quả.
• Giải quyết vấn đề trùng lặp năm: Sử dụng 2 số cuối thay vì 1 số cuối → áp dụng được đến năm 2099 mà không lo trùng.
• Chuẩn hóa toàn quốc: Tất cả doanh nghiệp đều dùng chung một hệ thống ký hiệu → dễ dàng tích hợp phần mềm, giảm chi phí đào tạo và chuyển đổi.

5. Hướng dẫn doanh nghiệp chuyển đổi

• Từ 01/6/2025, doanh nghiệp phải đăng ký lại mẫu hóa đơn và ký hiệu mới trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ (Thái Sơn E-invoice, MISA, EasyInvoice, VNPT, FPT…).
• Hóa đơn theo mẫu cũ chỉ được sử dụng tối đa đến hết 30/11/2025 (theo lộ trình chuyển tiếp).
• Phần mềm hóa đơn cần cập nhật ngay phiên bản mới nhất để tự động sinh ký hiệu đúng quy định, tránh bị từ chối mã cơ quan thuế.
• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển sang kê khai theo phương pháp kê khai sẽ được cơ quan thuế hỗ trợ phần mềm miễn phí và 5.000 hóa đơn điện tử đầu tiên.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

6. Các lưu ý quan trọng

• Sai ký hiệu → hóa đơn không hợp lệ → không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hủy phải sử dụng đúng mẫu 04/SS-HĐG hoặc 05/ĐC-HĐG và giữ nguyên ký hiệu gốc (trừ trường hợp đặc biệt).
• Doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền phải kết nối trực tiếp với cơ quan thuế → dữ liệu hóa đơn phải truyền trước 24h ngày hôm sau.
• Cơ quan thuế khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử không mã để tiết kiệm thời gian xác thực.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/