Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là công cụ bắt buộc trong quản lý thuế tại Việt Nam, nhưng sai sót không thể tránh khỏi: từ lỗi đánh máy tên hàng, mã số thuế đến sai số lượng, giá cả. Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy trình xử lý được linh hoạt hóa: bỏ hoàn toàn quy định hủy hóa đơn, thay bằng điều chỉnh hoặc thay thế, kèm thông báo cơ quan thuế. Điều này giảm thủ tục, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải xử lý nhanh chóng trong 2 ngày để tránh phạt 4-8 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Bài viết hướng dẫn từng bước, giúp kế toán xử lý chuẩn xác, tránh rủi ro khấu trừ thuế GTGT.
1. Các trường hợp sai sót phổ biến và nguyên tắc xử lý
Theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), sai sót trên hóa đơn điện tử bao gồm đã cấp mã hoặc gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Nguyên tắc chung: Không hủy, mà lập văn bản thỏa thuận giữa người bán-người mua, sau đó điều chỉnh/thay thế. Dưới đây là phân loại:
| Trường hợp sai sót | Nguyên tắc xử lý (từ 01/6/2025) | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua (không sai MST, nội dung khác đúng) | Thông báo cho người mua và cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT), không lập hóa đơn mới. | Điểm a Khoản 1 Điều 19 (sửa bởi Nghị định 70/2025) |
| Sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa (quy cách, chất lượng) | Lập văn bản thỏa thuận → Chọn điều chỉnh (tăng/giảm cụ thể) hoặc thay thế (toàn bộ hóa đơn). | Điểm b Khoản 1 Điều 19 (sửa bởi Nghị định 70/2025) |
| Sai nhiều hóa đơn cùng tháng (cùng người mua, cùng lỗi) | Lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế + bảng kê (Mẫu 01/BK-ĐCTT). | Khoản 2 Điều 19 (sửa bởi Nghị định 70/2025) |
| Hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua | Lập hóa đơn thay thế mới, không hủy cũ. | Điểm c Khoản 1 Điều 19 (sửa bởi Nghị định 70/2025) |
| Sai sót phát hiện sau khi kê khai thuế | Xử lý như trên, kê khai bổ sung kỳ hiện tại hoặc kỳ phát sinh. | Thông tư 32/2025/TT-BTC |
Lưu ý: Sai sót phải được phát hiện và xử lý trong 2 ngày làm việc; nếu không, cơ quan thuế có thể coi là gian lận, phạt 1-3 lần số thuế sai.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Quy trình xử lý hóa đơn sai sót
Quy trình áp dụng cho hóa đơn điện tử có/không mã, thực hiện trên phần mềm như Thái Sơn E-invoice. Thời gian: 10-30 phút nếu chuẩn bị sẵn văn bản thỏa thuận.
Bước 1: Phát hiện và xác định sai sót (ngay lập tức)
- Kiểm tra qua hệ thống tra cứu (tracuuhoadon.gdt.gov.vn) hoặc phần mềm kế toán.
- Lập biên bản nội bộ ghi rõ sai sót (ngày phát hiện, nội dung sai, hóa đơn gốc: mẫu số, ký hiệu, số, ngày).
- Thông báo ngay cho người mua (email/SMS) để lập văn bản thỏa thuận (Mẫu tự do, ghi rõ nội dung sai, tăng/giảm, chữ ký hai bên).
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua
- Nội dung: “V/v xử lý sai sót hóa đơn điện tử số [số hóa đơn] ngày [ngày]”. Ghi rõ sai sót (ví dụ: “Sai số lượng từ 10 lên 15 cái”), phương án xử lý (điều chỉnh/thay thế), chữ ký số hoặc tay.
- Nếu người mua là cá nhân: Có thể bỏ qua thỏa thuận nếu dưới 20 triệu, nhưng khuyến khích lập để tránh tranh chấp.
- Lưu: Scan và đính kèm file hóa đơn mới.
>> Tham khảo: Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Điều chỉnh (cho sai sót cục bộ):
- Mẫu số: 04HGDL (cố định).
- Ký hiệu: Giữ nguyên ký hiệu gốc (ví dụ: K25A1N).
- Nội dung: Ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số [gốc] ký hiệu [gốc] số [gốc] ngày [ngày gốc]”. Chỉ ghi phần tăng/giảm (số lượng, giá, thuế).
- Ví dụ: Hóa đơn gốc 100 triệu, sai thuế suất 10% thành 8% → Hóa đơn điều chỉnh ghi giảm 2 triệu thuế.
- Thay thế (cho sai sót toàn bộ):
- Mẫu số: Giữ mẫu gốc (01GTKT).
- Ký hiệu: Giữ nguyên.
- Nội dung: Ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số [gốc] ký hiệu [gốc] số [gốc] ngày [ngày gốc]”. Ghi đầy đủ thông tin đúng.
- Trên phần mềm: Chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế” → Nhập thông tin gốc → Hệ thống tự sinh mã QR, chữ ký số.
- Nếu có mã cơ quan thuế: Gửi lên Tổng cục Thuế trước khi gửi người mua.
Bước 4: Ký số và phát hành
- Ký số bằng USB Token (Thái Sơn ECA).
- Gửi cho người mua (email/SMS/PDF có mã QR).
- Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế qua Cổng hoadondientu.gdt.gov.vn (tự động nếu dùng phần mềm chuẩn).
Bước 5: Thông báo cơ quan thuế
- Lập Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 70/2025): Ghi hóa đơn gốc, nội dung sai, phương án xử lý.
- Nộp qua eTax hoặc phần mềm (trước 24h ngày sau).
- Cơ quan thuế phản hồi Mẫu 01/TB-SSĐT (tự động trên Cổng).
- Nếu sai nhiều hóa đơn: Đính kèm bảng kê 01/BK-ĐCTT.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 6: Kê khai bổ sung và lưu trữ
- Kê khai vào tờ khai 01/GTGT kỳ hiện tại (chỉ tiêu 24-25 cho điều chỉnh tăng/giảm).
- Lưu toàn bộ: Hóa đơn gốc, thỏa thuận, điều chỉnh/thay thế, thông báo (ít nhất 10 năm).
- Tra cứu xác nhận trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Ví dụ minh họa: Hóa đơn số 001/25A ngày 01/12/2025 sai số lượng 10 cái thành 15 cái (tăng 50 triệu).
- Thỏa thuận: Ghi “Tăng số lượng 5 cái”.
- Lập điều chỉnh: “Điều chỉnh cho 01GTKT/25A/001 ngày 01/12/2025: Tăng số lượng 5 cái, tăng thành tiền 50 triệu, thuế GTGT 5 triệu”.
- Ký số, gửi người mua, thông báo thuế.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi