Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã bị bãi bỏ hoàn toàn. Thay vào đó, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử phải xử lý bằng biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Đây là bước ngoặt lớn trong quản lý thuế, giúp minh bạch hóa giao dịch, giảm rủi ro tranh chấp và tránh phạt hành chính lên đến 20 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Bài viết này sẽ phân tích toàn bộ quy định pháp lý, mẫu biên bản điều chỉnh chuẩn, quy trình thực hiện, các trường hợp điển hình, phần mềm hỗ trợ và lưu ý tránh sai sót – giúp doanh nghiệp, kế toán và hộ kinh doanh xử lý chính xác, nhanh chóng.

>> Tham khảo: Khấu trừ và nộp thuế thay trên nền tảng TMĐT.

1. Cơ sở pháp lý mới nhất (cập nhật 31/10/2025)

2. Khi nào phải lập biên bản điều chỉnh?

Theo Điều 19 ND 123/2020, biên bản điều chỉnh bắt buộc trong các trường hợp:

• HĐ chưa gửi người mua và chưa kê khai thuế → lập HĐ thay thế trực tiếp.
• Sai sót không ảnh hưởng đến tiền thuế (ví dụ: ghi nhầm số điện thoại) → chỉ cần thông báo điều chỉnh qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Từ 2026, hộ kinh doanh áp dụng cách tính thuế mới theo 3 nhóm.

3. Quy trình xử lý sai sót hóa đơn điện tử

Chi tiết các bước:

• Phát hiện sai sót → Kiểm tra qua bảng kê hóa đơn điện tử hoặc tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Thống nhất với người mua → Gửi email/SMS yêu cầu ký biên bản.
• Lập biên bản → Dùng phần mềm (Thái Sơn Einvoice…).
• Ký số → Bên bán ký trước → gửi bên mua ký (qua cổng hóa đơn điện tử).
• Lập HĐ điều chỉnh:
  • HĐ điều chỉnh: Ghi “+” hoặc “−” tiền, thuế.
  • HĐ thay thế: Hủy nội dung cũ, lập mới toàn bộ.
• Truyền dữ liệu → Ngay khi ký số, hệ thống tự động gửi CQT.

Lưu ý tránh sai sót & bị phạt:

• Không dùng biên bản giấy → Phải là file XML có chữ ký số.
• Không lập nhiều biên bản cho cùng 1 HĐ → Chỉ 1 biên bản duy nhất.
• Gửi chậm > 5 ngày → Phạt 4–8 triệu đồng (NĐ 125/2020).
• HĐ điều chỉnh phải có dòng chữ: “Hóa đơn điều chỉnh cho HĐ số … ký hiệu … ngày …”
• Lưu trữ đầy đủ: Biên bản + HĐ cũ + HĐ mới + bảng kê khai bổ sung.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Giải pháp hóa đơn điện tử hỗ trợ toàn diện

Giải pháp hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) đang nổi lên như một công cụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh các quy định mới về hóa đơn điện tử (HĐĐT) được áp dụng rộng rãi từ năm 2025.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc bắt buộc sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền cho các doanh nghiệp bán lẻ và hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm đã thúc đẩy nhu cầu về các giải pháp số hóa như Einvoice.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm, Einvoice không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện.

Trước hết, Einvoice cung cấp nền tảng lập và xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, thân thiện với người dùng. Giao diện trực quan cho phép nhân viên kế toán hoặc bán hàng tạo hóa đơn chỉ trong vài giây, trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng, mà không phụ thuộc vào kết nối mạng ổn định.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp bán lẻ như siêu thị, nhà hàng hoặc cửa hàng thời trang, nơi cần xuất hóa đơn tức thì từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với Cục Thuế (CQT).

Hơn nữa, Einvoice hỗ trợ ký số điện tử an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu theo chuẩn XML, và tự động truyền hóa đơn đến CQT mà không cần can thiệp thủ công.

Điều này giúp tránh sai sót như ghi nhầm số lượng, đơn giá hoặc thông tin khách hàng, đồng thời xử lý điều chỉnh hóa đơn qua biên bản điện tử một cách mượt mà, tuân thủ quy định bãi bỏ hủy hóa đơn từ 1/6/2025.

Về mặt hỗ trợ toàn diện, Einvoice tích hợp sâu với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán, ERP hoặc CRM, giúp đồng bộ dữ liệu thời gian thực.

Đối với doanh nghiệp lớn, đặc biệt là các công ty FDI như Samsung, Aeon Mall hay CJ CGV, giải pháp này mang lại lợi ích minh bạch hóa giao dịch, giảm thiểu rủi ro gian lận thuế và hỗ trợ kê khai thuế GTGT tự động.

Doanh nghiệp có thể tra cứu, lưu trữ và báo cáo hóa đơn qua đám mây, với dung lượng không giới hạn và bảo mật cao theo tiêu chuẩn ISO 27001.

Điều này không chỉ tiết kiệm đến 70% chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy, mà còn rút ngắn thời gian xử lý từ hàng giờ xuống chỉ vài phút, tăng tốc độ luân chuyển vốn và cải thiện trải nghiệm khách hàng qua việc gửi hóa đơn qua email, SMS hoặc QR code.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, Einvoice còn cung cấp gói miễn phí hoặc giá ưu đãi từ 1/6/2025, kèm theo hỗ trợ kỹ thuật 24/7 qua hotline, chat trực tuyến hoặc đào tạo trực tiếp.

Giải pháp này giúp họ dễ dàng chuyển đổi số mà không gặp trở ngại về công nghệ, đồng thời tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử để xuất hóa đơn xuất khẩu hoặc bán hàng trực tuyến.

Trong bối cảnh kinh tế số 2025, Einvoice không chỉ là công cụ quản lý hóa đơn mà còn là nền tảng hỗ trợ phân tích dữ liệu kinh doanh, như báo cáo doanh thu theo thời gian thực, dự báo xu hướng bán hàng và tối ưu hóa chi phí thuế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển cốt lõi thay vì lo lắng về thủ tục hành chính.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/