Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế áp dụng với đối tượng nào?

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (gọi tắt là HĐĐT không có mã) là một trong ba loại hóa đơn điện tử chính theo quy định hiện hành tại Việt Nam, bên cạnh hóa đơn điện tử có mã và HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (MTT). Loại hóa đơn này được quy định chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025) và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Năm 2026, với việc bỏ thuế khoán (Nghị quyết 198/2025/QH15) và bắt buộc kê khai theo doanh thu thực tế, hóa đơn điện tử không có mã vẫn được sử dụng rộng rãi cho một số đối tượng, giúp linh hoạt trong giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) mà không cần cấp mã realtime từ cơ quan thuế.

1. Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn điện tử không có mã

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 70/2025), hóa đơn điện tử không có mã là hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập để ghi nhận bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không yêu cầu cấp mã của cơ quan thuế trước khi phát hành.

Ký hiệu: Bắt đầu bằng chữ “K” (ví dụ: K26TYY – ký hiệu năm 2026).
Không có mã QR hoặc mã số 34 ký tự từ Tổng cục Thuế (khác với hóa đơn điện tử có mã bắt đầu bằng “C”).
Truyền dữ liệu: Người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo định dạng XML quy định (thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc bảng tổng hợp).
Chữ ký số: Bắt buộc chữ ký số của người bán (trừ một số trường hợp đặc biệt).
Bản thể hiện: Có thể in giấy hoặc gửi file PDF/XML cho người mua, nhưng file XML gốc mới là chứng từ hợp lệ.

So với hóa đơn điện tử có mã và MTT (tự động từ POS), loại không có mã đơn giản hơn, phù hợp giao dịch lớn, phức tạp hoặc giữa các doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Chính sách giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã năm 2026

Theo Điều 11 Nghị định 123 (sửa đổi Nghị định 70/2025) và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã cho các giao dịch B2B (bán hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp khác) nếu không thuộc trường hợp bắt buộc MTT.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
- Doanh thu < 1 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc hóa đơn điện tử, nhưng nếu sử dụng thì có thể chọn không có mã (khuyến khích để minh bạch kê khai).
- Doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm: Bắt buộc hóa đơn điện tử có mã hoặc MTT (không dùng không có mã cho bán lẻ trực tiếp).
Các trường hợp đặc biệt: Xuất khẩu, bán cho tổ chức nước ngoài, một số dịch vụ tài chính (nếu không thuộc MTT).

Tóm lại, hóa đơn điện tử không có mã chủ yếu dành cho giao dịch giữa doanh nghiệp, không phải bán lẻ cho người tiêu dùng cá nhân (trường hợp này thường dùng MTT nếu bắt buộc).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

3. Nội dung bắt buộc và quy trình lập, phát hành

Nội dung tương tự hóa đơn điện tử chung (Điều 10 Nghị định 123 sửa đổi Nghị định 70):

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn (bắt đầu bằng “K”), số hóa đơn.
Thông tin người bán (tên, địa chỉ, MST).
Thông tin người mua (tên, địa chỉ, MST – bắt buộc nếu tổ chức).
Chi tiết hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng thanh toán.
Thời điểm lập (ngày, giờ, phút nếu cần).
Chữ ký số của người bán.

Quy trình:

Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký (Thái Sơn Einvoice…).
Ký số bằng chứng thư số hợp lệ.
Gửi cho người mua (email, link, XML).
Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (tự động qua phần mềm hoặc bảng tổng hợp theo kỳ).

Thời điểm ký số và chuyển dữ liệu: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau lập hóa đơn (Nghị định 70/2025).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

Linh hoạt, không chờ cấp mã → Phù hợp giao dịch lớn, phức tạp.
Giảm tải hệ thống cơ quan thuế.
Dễ tích hợp với phần mềm kế toán doanh nghiệp.

Hạn chế:

Không có mã cơ quan thuế → Người mua khó tra cứu nhanh trên hệ thống thuế.
Trách nhiệm chuyển dữ liệu thuộc người bán → Nếu chậm hoặc sai, có thể phạt.
Không phù hợp bán lẻ trực tiếp (phải dùng MTT nếu bắt buộc).

5. Xử lý sai sót và lưu trữ

Sai sót: Lập biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế (linh hoạt theo Nghị định 70/2025, không hủy).
Lưu trữ: File XML gốc ít nhất 10 năm, đảm bảo toàn vẹn.
Khấu trừ thuế GTGT: Hóa đơn phải hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt nếu ≥ 20 triệu đồng.

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

6. Lưu ý quan trọng năm 2026

Ký hiệu phải dùng “26” cho hóa đơn lập từ 01/01/2026.
Phạt vi phạm: Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực 16/01/2026), phạt lũy tiến theo số lượng (1-80 triệu đồng nếu không lập/chuyển dữ liệu).
Hỗ trợ: Tổng cục Thuế khuyến khích chuyển sang có mã hoặc MTT để minh bạch hơn, đặc biệt với HKD.

Hóa đơn điện tử không có mã vẫn là lựa chọn hợp lý cho giao dịch B2B, nhưng xu hướng 2026 là chuyển dần sang MTT hoặc có mã để kết nối theo thời gian thực.

Doanh nghiệp/HKD nên chọn phần mềm uy tín, đăng ký đúng loại và tuân thủ chuyển dữ liệu để tránh rủi ro.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/