Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) là chứng từ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) phải nộp định kỳ cho cơ quan thuế. Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, báo cáo này được chuẩn hóa hoàn toàn dưới dạng điện tử, tích hợp tự động dữ liệu từ hệ thống hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn mẫu giấy cũ. Sai sót hoặc chậm nộp có thể dẫn đến phạt từ 4-20 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Với hơn 95% doanh nghiệp đã chuyển sang hóa đơn điện tử, báo cáo sử dụng hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là công cụ đối chiếu dữ liệu quan trọng giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Bài viết này phân tích quy định mới nhất, cách lập, nộp và lưu ý thực tiễn năm 2025.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn bị sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Cơ sở pháp lý và đối tượng phải nộp báo cáo
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC). Từ 01/06/2025, mẫu báo cáo thống nhất là BC26/AC (điện tử), thay thế mẫu cũ BC26/AC giấy.
Đối tượng phải nộp:
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không mã).
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển sang kê khai sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice) phải nộp báo cáo thay cho khách hàng nếu ủy quyền.
- Ngoại lệ: Doanh nghiệp mới thành lập trong quý không phát sinh hóa đơn → vẫn phải nộp báo cáo “không phát sinh”.
Kỳ nộp: Hàng quý (quý I: trước 20/4, quý II: 20/7, quý III: 20/10, quý IV: 20/1 năm sau). Từ 2026, có thể chuyển sang nộp tháng với doanh nghiệp lớn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Nội dung bắt buộc trong báo cáo sử dụng hóa đơn
Mẫu BC26/AC điện tử gồm 6 bảng chính, tự động điền 90% dữ liệu từ hệ thống hóa đơn điện tử:
| Bảng | Nội dung chính | Ghi chú quan trọng năm 2025 |
|---|---|---|
| Bảng 1 | Thông tin doanh nghiệp (MST, tên, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý) | Tự động từ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử |
| Bảng 2 | Tình hình sử dụng hóa đơn (số lượng hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, hủy, thay thế) | Phân loại theo mẫu số (01GTKT, 02GTTT, 03XKNB…) và ký hiệu 6 ký tự mới |
| Bảng 3 | Chi tiết hóa đơn đã sử dụng (số hóa đơn, ngày lập, tổng tiền trước thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán) | Tự động từ dữ liệu truyền về Tổng cục Thuế |
| Bảng 4 | Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ | Ghi rõ số hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh |
| Bảng 5 | Hóa đơn chưa sử dụng (dải số còn lại) | Tự động cập nhật khi đăng ký phát hành mới |
| Bảng 6 | Tổng hợp số lượng, giá trị hóa đơn theo loại | Kiểm tra đối chiếu với tờ khai thuế GTGT |
Từ 01/06/2025, báo cáo phải phản ánh đúng ký hiệu 6 ký tự (C/K + 25 + loại + T/N + đặc thù) và mẫu số cố định (01GTKT, 02GTTT…).
>> Tham khảo: Danh mục và Biểu mẫu chứng từ kế toán mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026.
3. Quy trình lập và nộp báo cáo sử dụng hóa đơn
Quy trình hoàn toàn điện tử trên hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 1: Đăng nhập bằng chữ ký số doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” → Kỳ báo cáo (quý IV/2025 → hạn 20/01/2026).
- Bước 3: Hệ thống tự động tải dữ liệu từ tất cả hóa đơn đã phát hành trong quý → Kiểm tra số lượng, giá trị.
- Bước 4: Bổ sung nếu có sai sót (hóa đơn hủy, điều chỉnh chưa cập nhật) → Nhấn “Kiểm tra dữ liệu” → Hệ thống báo lỗi nếu không khớp tờ khai thuế GTGT.
- Bước 5: Ký số → Nộp báo cáo → Nhận biên lai điện tử.
Thời gian trung bình: 10-20 phút (nhờ tự động hóa).
Ví dụ: Quý IV/2025, công ty phát hành 5.000 hóa đơn GTGT, tổng giá trị 50 tỷ, 20 hóa đơn điều chỉnh → Bảng 2: Sử dụng 4.980, điều chỉnh 20; Bảng 3 tự động tổng hợp 50 tỷ.
4. Lợi ích của báo cáo điện tử
- Tự động hóa: Dữ liệu từ hóa đơn điện tử truyền realtime → Giảm 95% nhập tay.
- Đối chiếu nhanh: Cơ quan thuế so sánh trực tiếp với tờ khai thuế GTGT → Phát hiện sai sót sớm.
- Tra cứu dễ dàng: Doanh nghiệp tra cứu báo cáo cũ tại hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Hỗ trợ quyết toán: Dữ liệu báo cáo là cơ sở chính để kiểm tra khấu trừ thuế GTGT đầu vào/ra.
5. Lưu ý quan trọng và xử lý sai sót
- Không phát sinh: Vẫn phải nộp báo cáo “không phát sinh” → Đánh dấu ô tương ứng.
- Sai sót: Nộp báo cáo bổ sung trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Không phạt nếu tự nguyện.
- Hộ kinh doanh: Từ 01/01/2026 bắt buộc nộp BC26/AC nếu chuyển sang kê khai.
- Phạt vi phạm:
- Chậm nộp: 4-8 triệu (1-30 ngày), 8-20 triệu (>30 ngày).
- Không nộp: 10-20 triệu + đình chỉ sử dụng hóa đơn điện tử.
- Sai số liệu: Phạt 20% số thuế liên quan.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi