Chữ ký điện tử (CKĐT) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong giao dịch điện tử tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử (HĐĐT) và các dịch vụ công trực tuyến được áp dụng rộng rãi. Được quy định bởi Luật Giao dịch điện tử 2005 (sửa đổi năm 2023), Nghị định 130/2018/NĐ-CP, và các thông tư hướng dẫn mới nhất đến tháng 9/2025, chữ ký điện tử đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và an toàn cho các giao dịch trực tuyến. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết khái niệm, vai trò, cách sử dụng, lợi ích, thách thức và các lưu ý quan trọng về chữ ký điện tử, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân áp dụng hiệu quả trong kỷ nguyên số.
1. Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là một dạng chữ ký được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền với thông điệp (như hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử) để xác nhận danh tính và ý chí của người ký. Theo Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử phải đáp ứng các tiêu chí:
- Được tạo ra bởi cặp khóa (khóa công khai và khóa bí mật) do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
- Có khả năng xác minh danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp.
- Được cơ quan nhà nước công nhận, như Tổng cục Thuế hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông.
CKĐT thường được cung cấp qua USB token hoặc ứng dụng di động, sử dụng công nghệ mã hóa để đảm bảo an toàn. Các nhà cung cấp uy tín tại Việt Nam bao gồm Thaison-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, và FPT-CA. Năm 2025, hơn 6 triệu chữ ký điện tử được cấp, hỗ trợ hơn 90% giao dịch hóa đơn điện tử và dịch vụ công.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế.
2. Vai trò của chữ ký điện tử
CKĐT đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực:
- Hóa đơn điện tử: Xác thực hóa đơn điện tử trước khi truyền đến Tổng cục Thuế, đảm bảo tính hợp lệ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Giao dịch thương mại: Ký hợp đồng điện tử, giao dịch ngân hàng, hoặc thanh toán trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Dịch vụ công: Nộp thuế, đăng ký kinh doanh, hoặc khai báo hải quan qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn và dichvucong.gov.vn.
- Bảo mật thông tin: Ngăn chặn giả mạo, chỉnh sửa trái phép thông điệp dữ liệu.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử để ký 100 hóa đơn điện tử/ngày, giảm 80% thời gian xử lý so với chữ ký tay và tiết kiệm 10 triệu đồng/năm chi phí vận chuyển.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Cách đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử
3.1. Quy trình đăng ký CKĐT
- Chọn nhà cung cấp: Liên hệ Thaison-CA, VNPT-CA hoặc các tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Doanh nghiệp: Giấy phép kinh doanh, CMND/CCCD người đại diện, hợp đồng đăng ký.
- Hộ kinh doanh/cá nhân: CMND/CCCD, thông tin mã số thuế.
- Nộp hồ sơ: Trực tiếp tại văn phòng nhà cung cấp hoặc trực tuyến qua website.
- Nhận CKĐT: Nhận USB token hoặc mã OTP trên ứng dụng di động sau 1-2 ngày, chi phí 1-2 triệu đồng/năm.
3.2. Sử dụng CKĐT
- Trên máy tính: Cài đặt phần mềm ký số (như Thaison-CA Token Manager), cắm USB token, nhập mã PIN để ký hóa đơn điện tử hoặc tài liệu.
- Trên di động: Sử dụng ứng dụng như VNPT SmartCA, nhận mã OTP để ký trực tiếp trên điện thoại.
- Tích hợp phần mềm: Kết nối chữ ký điện tử với phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn Einvoice) để ký tự động.
Ví dụ: Một hộ kinh doanh bán lẻ đăng ký chữ ký điện tử qua Thaison-CA, nhận USB token trong 24 giờ và sử dụng để ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
4. Lợi ích của chữ ký điện tử
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Loại bỏ nhu cầu ký tay, gửi bưu điện, giảm 70-90% chi phí vận hành.
- Tăng tính pháp lý: CKĐT có giá trị tương đương chữ ký tay, được công nhận trong tranh chấp pháp lý.
- Bảo mật cao: Công nghệ mã hóa RSA 2048-bit ngăn chặn giả mạo, đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Tiện lợi: Ký mọi lúc, mọi nơi qua di động hoặc máy tính, phù hợp cho doanh nghiệp và cá nhân bận rộn.
- Hỗ trợ số hóa: Tích hợp với hóa đơn điện tử, dịch vụ công, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định như Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Năm 2025, chữ ký điện tử giúp giảm 85% thời gian xử lý hóa đơn điện tử, với hơn 95% doanh nghiệp và 60% hộ kinh doanh sử dụng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Thách thức khi sử dụng chữ ký điện tử
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, chữ ký điện tử cũng đối mặt với một số thách thức:
- Chi phí ban đầu: Phí đăng ký và duy trì (1-2 triệu đồng/năm) có thể là gánh nặng cho hộ kinh doanh siêu nhỏ.
- Kiến thức công nghệ: Nhiều cá nhân và hộ kinh doanh ở vùng sâu thiếu kỹ năng sử dụng chữ ký điện tử, dẫn đến lỗi ký sai.
- Rủi ro bảo mật: Mất USB token hoặc lộ mã PIN có thể dẫn đến giả mạo chữ ký.
- Hạn chế hạ tầng: Kết nối mạng không ổn định ở một số khu vực làm gián đoạn ký số.
Ví dụ: Một hộ kinh doanh ở vùng nông thôn gặp khó khăn khi sử dụng chữ ký điện tử do thiếu hướng dẫn và mạng yếu, dẫn đến chậm truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
6. Các trường hợp vi phạm và mức phạt liên quan đến chữ ký điện tử
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, vi phạm về CKĐT có thể dẫn đến:
- Sử dụng CKĐT không hợp lệ: Phạt 5-10 triệu đồng nếu chữ ký không được cấp bởi nhà cung cấp được công nhận.
- Làm mất hoặc lộ CKĐT: Phạt 10-20 triệu đồng, kèm yêu cầu cấp lại chữ ký.
- Sử dụng CKĐT để ký hóa đơn khống: Phạt 50-100 triệu đồng, có thể truy cứu hình sự nếu giá trị lớn.
Năm 2025, hơn 15.000 trường hợp bị phạt do sử dụng CKĐT sai quy định, với tổng số tiền 400 tỷ đồng.
>> Tham khảo: Đề xuất nới quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử.
7. Lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký điện tử
- Chọn nhà cung cấp uy tín: Chỉ sử dụng dịch vụ từ Thaison-CA, VNPT-CA hoặc các đơn vị được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
- Bảo mật thông tin: Lưu trữ USB token an toàn, không chia sẻ mã PIN, đổi mật khẩu định kỳ.
- Kiểm tra tính hợp lệ: Xác minh CKĐT qua cổng tracuuhoadon.gdt.gov.vn để đảm bảo hóa đơn được ký đúng.
- Cập nhật quy định: Theo dõi các thay đổi từ Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Đào tạo sử dụng: Tham gia khóa học miễn phí từ nhà cung cấp hoặc Tổng cục Thuế (hotline 1800-1523).
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi