Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần tuân thủ quy định nào?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là giải pháp giúp các bên tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật khi giao dịch. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, gồm ba phần chính: định nghĩa và ý nghĩa, quy định pháp luật mới nhất, và hướng dẫn thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử sử dụng phần mềm Einvoice Thái Sơn. Nội dung được cập nhật đến tháng 10/2025, dựa trên các văn bản pháp luật và thông tin từ Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử quy định thế nào?

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là quá trình một bên (bên ủy nhiệm, thường là người bán hàng hóa/dịch vụ) giao cho một bên khác (bên nhận ủy nhiệm, thường là đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc đối tác) lập hóa đơn điện tử thay mình, đảm bảo hóa đơn vẫn mang thông tin của bên ủy nhiệm và tuân thủ quy định pháp luật.

Theo khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm) và thông báo với cơ quan thuế trước khi thực hiện.

Ý nghĩa của ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh thiếu nguồn lực hoặc không có hệ thống công nghệ phù hợp có thể nhờ đơn vị chuyên nghiệp (như Thái Sơn, Viettel) lập hóa đơn, giảm chi phí đầu tư phần mềm và nhân sự.
• Đảm bảo tính pháp lý: Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập vẫn mang thông tin (mã số thuế, tên, địa chỉ) của bên ủy nhiệm, được ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã xác thực (nếu là hóa đơn điện tử có mã).
• Tăng tính chuyên nghiệp: Các đơn vị nhận ủy nhiệm thường có hệ thống tích hợp hiện đại, giúp lập và gửi hóa đơn nhanh chóng, đúng chuẩn, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Phù hợp với ngành đặc thù: Các lĩnh vực như logistics, thương mại điện tử hoặc bán lẻ thường ủy nhiệm cho đối tác (như sàn TMĐT, công ty vận chuyển) để quản lý hóa đơn tập trung.

Ví dụ, một hộ kinh doanh bán hàng qua sàn Shopee có thể ủy nhiệm cho Shopee lập hóa đơn điện tử , với thông tin hóa đơn vẫn ghi tên hộ kinh doanh, giúp họ tập trung vào kinh doanh thay vì xử lý kỹ thuật. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đặc biệt hữu ích trong bối cảnh từ 01/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

2. Quy định pháp luật mới nhất về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Các quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được cập nhật trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, nhằm đơn giản hóa thủ tục và mở rộng áp dụng. Dưới đây là những điểm nổi bật:

• Yêu cầu văn bản ủy nhiệm: Theo khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020 (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), hợp đồng ủy nhiệm phải bao gồm: thông tin bên ủy nhiệm và nhận ủy nhiệm (mã số thuế, tên, địa chỉ), nội dung ủy nhiệm (loại hóa đơn, phạm vi lập), thời hạn ủy nhiệm, và phương thức thanh toán. Văn bản phải được ký số và nộp qua cổng etax.gdt.gov.vn trước khi thực hiện, chậm nhất 3 ngày trước khi lập hóa đơn đầu tiên. Từ 01/6/2025, mẫu thông báo ủy nhiệm được chuẩn hóa (mẫu 01/UN), tích hợp sẵn trên cổng thuế.
• Trách nhiệm pháp lý: Bên ủy nhiệm chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn (giá trị, thuế suất, mã số thuế người mua). Bên nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hóa đơn (đúng định dạng, ký số, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế). Nếu sai sót, cả hai bên phải phối hợp điều chỉnh trong 3 ngày làm việc.
• Hóa đơn có mã xác thực: Với hóa đơn điện tử có mã, bên nhận ủy nhiệm phải sử dụng chữ ký số của bên ủy nhiệm để ký hóa đơn trước khi gửi cơ quan thuế cấp mã. Từ 01/6/2025, thời gian cấp mã rút ngắn còn tối đa 5 giây nhờ hệ thống tự động của Tổng cục Thuế.
• Ủy nhiệm cho sàn TMĐT và nhà cung cấp nước ngoài: Nghị định 70/2025 bổ sung quy định các sàn TMĐT (Shopee, Lazada) và nhà cung cấp nước ngoài (không có cơ sở tại Việt Nam) phải lập hóa đơn điện tử thay cho người bán nếu được ủy nhiệm. Hóa đơn phải ghi mã định danh cá nhân hoặc mã số thuế của người mua, theo Thông tư 32/2025.
• Xử lý vi phạm: Không thông báo ủy nhiệm hoặc lập hóa đơn không đúng thông tin bên ủy nhiệm bị phạt từ 4-8 triệu đồng. Hóa đơn ủy nhiệm phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm (kê khai hoặc khoán).

Các quy định này giúp việc ủy nhiệm trở nên linh hoạt, minh bạch, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ tích hợp với hệ thống thuế số hóa.

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh được đăng ký bao nhiêu ngành nghề?

3. Hướng dẫn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Phần mềm Einvoice Thái Sơn là giải pháp uy tín, đạt chuẩn quy định của Tổng cục Thuế, hỗ trợ cả bên ủy nhiệm và nhận ủy nhiệm trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, giả định bạn đã có tài khoản trên einvoice.vn và chữ ký số.

Bước 1: Chuẩn bị và thông báo ủy nhiệm

• Lập hợp đồng ủy nhiệm: Soạn văn bản ủy nhiệm (theo mẫu 01/UN trên cổng etax.gdt.gov.vn), bao gồm thông tin bên ủy nhiệm (mã số thuế, tên, địa chỉ), bên nhận ủy nhiệm (Thái Sơn hoặc đối tác), phạm vi ủy nhiệm (loại hóa đơn, thời gian). Ký số văn bản bằng USB token của cả hai bên.
• Nộp thông báo: Đăng nhập etax.gdt.gov.vn, vào mục “Quản lý hóa đơn” > “Thông báo ủy nhiệm”, tải văn bản ủy nhiệm và gửi trước 3 ngày làm việc. Cơ quan thuế sẽ xác nhận trong 1-2 ngày.

Bước 2: Cấu hình trên Einvoice Thái Sơn

• Đăng nhập einvoice.vn bằng tài khoản bên ủy nhiệm.
• Vào menu “Cài đặt” > “Ủy nhiệm lập hóa đơn” > nhập thông tin bên nhận ủy nhiệm (mã số thuế, tên, chữ ký số). Tích hợp chữ ký số của bên ủy nhiệm vào hệ thống.
• Bên nhận ủy nhiệm (ví dụ, Thái Sơn) thiết lập tài khoản phụ để quản lý hóa đơn của bên ủy nhiệm, đảm bảo thông tin hóa đơn hiển thị đúng (tên, mã số thuế bên ủy nhiệm).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

• Bên nhận ủy nhiệm đăng nhập vào Einvoice, chọn menu “Hóa đơn điện tử” > “Lập hóa đơn ủy nhiệm”.
• Nhập thông tin:
  • Người bán: Thông tin bên ủy nhiệm (tự động điền từ cấu hình).
  • Người mua: Mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân (bắt buộc từ 01/6/2025).
  • Hàng hóa/dịch vụ: Tên, số lượng, đơn giá, thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%).
• Ký số bằng chữ ký số của bên ủy nhiệm, gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để cấp mã xác thực (nếu là HĐĐT có mã).

Bước 4: Gửi và quản lý hóa đơn

• Sau khi được cấp mã, hóa đơn được gửi cho khách hàng qua email, SMS hoặc tải lên cổng tra cứu của Einvoice. Bên ủy nhiệm có thể kiểm tra trạng thái hóa đơn trong menu “Tra cứu hóa đơn”.
• Nếu sai sót, bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, gửi lại khách hàng và cập nhật với cơ quan thuế trong 3 ngày.

Lưu ý: Đảm bảo Einvoice cập nhật phiên bản mới nhất để tuân thủ Thông tư 32/2025. Liên hệ hotline Thái Sơn nếu gặp lỗi hoặc xem hướng dẫn trên einvoice.vn.

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Hóa đơn thay thế.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/