Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Thời điểm lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) là thời điểm xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) của doanh nghiệp. Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về truy thu thuế, phạt hành chính và mất quyền khấu trừ thuế.

Năm 2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 20/3/2025, hiệu lực từ 01/6/2025) đã sửa đổi, bổ sung Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đưa ra nhiều quy định mới chi tiết, linh hoạt và phù hợp với thực tiễn kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử, dịch vụ số và bán lẻ.

Các thay đổi này nhằm đơn giản hóa thủ tục, giảm thiểu tranh chấp giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, đồng thời hỗ trợ chuyển đổi số trong quản lý thuế. Bài viết phân tích toàn diện quy định về thời điểm lập HĐĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kèm ví dụ thực tế và hướng dẫn áp dụng.

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh phải kê khai những loại thuế nào?

1. Quy định mới nhất về hóa đơn

Quy định về thời điểm lập HĐĐT được điều chỉnh bởi:

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP): Quy định chi tiết thời điểm lập hóa đơn theo từng loại hình kinh doanh.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/6/2025): Hướng dẫn thực hiện Nghị định 70, bao gồm mẫu hóa đơn, ký hiệu và thời điểm chuyển dữ liệu.
• Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14: Nguyên tắc chung về thời điểm xác định doanh thu tính thuế.
• Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC): Quy định về hóa đơn từ máy tính tiền.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung 6 điểm mới (p, q, r, s, t, u) và sửa đổi 5 điểm cũ (a, e, l, m, n) tại khoản 4 Điều 9, tạo khung pháp lý chặt chẽ nhưng linh hoạt.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

2. Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (giữ nguyên):

“Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.”

Tuy nhiên, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung nguyên tắc:

• Không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ khi phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.
• Hóa đơn phải được ký số và gửi cho người mua ngay sau khi lập, trừ trường hợp đặc biệt.
• Dữ liệu hóa đơn phải được chuyển đến cơ quan thuế trong 24 giờ (HĐĐT có mã) hoặc 72 giờ (HĐĐT không có mã).

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh gấp rút chuẩn bị gì trước thềm xóa bỏ thuế khoán?

3. Các trường hợp cụ thể theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

3.1. Bán hàng hóa (điểm a, khoản 4 – sửa đổi)

• Thời điểm: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.
• Ví dụ: Doanh nghiệp giao hàng ngày 15/6/2025 → lập HĐĐT ngay ngày 15/6 hoặc chậm nhất 16/6.
• Mới 2025: Nếu giao hàng nhiều đợt, lập hóa đơn từng đợt hoặc tổng hợp cuối tháng (nếu có thỏa thuận).

3.2. Cung cấp dịch vụ (điểm e, khoản 4 – sửa đổi)

• Thời điểm: Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
• Trường hợp dịch vụ số lượng lớn, thường xuyên (điện, nước, viễn thông, logistics):
  • Lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo.
  • Ví dụ: Công ty viễn thông đối soát ngày 30/6 → lập HĐĐT ngày 30/6 hoặc 01/7.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.3. Bán lẻ, dịch vụ ăn uống, siêu thị (điểm l, m – sửa đổi)

• Hóa đơn từ máy tính tiền: Lập tại thời điểm kết thúc giao dịch.
• Mới 2025: Doanh nghiệp được tổng hợp cuối ca hoặc cuối ngày nếu sử dụng phần mềm kết nối cơ quan thuế.
• Ví dụ: Siêu thị kết ca lúc 22h → lập HĐĐT tổng hợp trước 23h59 cùng ngày.

3.4. Vận tải hành khách (điểm n – sửa đổi)

• Taxi công nghệ, xe buýt: Lập HĐĐT khi kết thúc chuyến đi.
• Mới 2025: Được tổng hợp theo ngày nếu kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế.

3.5. Các trường hợp bổ sung mới (điểm p, q, r, s, t, u – mới 2025)

Điểm	Ngành nghề	Thời điểm lập hóa đơn
p	Kinh doanh bảo hiểm	Cuối kỳ hợp đồng hoặc khi thu phí bảo hiểm
q	Xổ số, casino, trò chơi điện tử có thưởng	Khi kết thúc giao dịch hoặc phát hành vé
r	Khai thác dầu thô, khí đốt	Cuối tháng hoặc cuối kỳ kế toán
s	Cho vay, đại lý đổi ngoại tệ	Khi ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán
t	Khám chữa bệnh (bệnh viện, phòng khám)	Khi bệnh nhân xuất viện hoặc thanh toán
u	Dịch vụ thương mại điện tử xuyên biên giới	Khi hoàn thành giao dịch trên nền tảng số

Lưu ý: Các trường hợp này không bắt buộc lập hóa đơn từng lần nếu có hệ thống đối soát dữ liệu điện tử.

>> Tham khảo: Quy định miễn thuế GTGT 2025.

4. Quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ có doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
• Thời điểm lập: Tại thời điểm thanh toán (in hóa đơn hoặc gửi qua email/SMS).
• Không cần chữ ký số nhưng phải có mã tra cứu hoặc mã cơ quan thuế.
• Dữ liệu tự động truyền trong vòng 1 giờ sau khi lập.

5. Xử lý sai sót về thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bỏ quy định hủy hóa đơn, thay bằng điều chỉnh hoặc thay thế:

• Nếu lập sai thời điểm → lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn số… ngày…”.
• Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua và cơ quan thuế trong 24 giờ.
• Phạt chậm lập hóa đơn: Từ 4-8 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

6. Lợi ích của quy định mới

• Linh hoạt: Phù hợp với đặc thù ngành nghề (dịch vụ số, bán lẻ, TMĐT).
• Giảm thủ tục: Cho phép tổng hợp hóa đơn thay vì lập từng lần.
• Tăng minh bạch: Dữ liệu tự động truyền → giảm gian lận thuế.
• Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ: Hộ kinh doanh chỉ cần máy tính tiền kết nối là đủ.

7. Thách thức và giải pháp

Thách thức	Giải pháp
Doanh nghiệp chưa quen tổng hợp hóa đơn	Đào tạo, sử dụng phần mềm tự động (Thái Sơn Einvoice, MISA)
Hệ thống máy tính tiền chưa kết nối	Đầu tư phần mềm POS kết nối eTVAN
Sai sót thời điểm do nhân viên	Kiểm soát nội bộ, phân quyền ký số
Khó xác định “hoàn thành dịch vụ”	Ghi rõ trong hợp đồng, biên bản nghiệm thu

>> Bài viết tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

8. Hướng dẫn áp dụng thực tế

• Rà soát quy trình nội bộ: Xác định thời điểm phát sinh doanh thu theo từng ngành.
• Cập nhật phần mềm: Đảm bảo phần mềm HĐĐT hỗ trợ tổng hợp, kết nối thời gian thực.
• Đào tạo nhân sự: Kế toán, bán hàng, thu ngân hiểu rõ quy định mới.
• Lưu trữ chứng từ: Biên bản bàn giao, hợp đồng, nhật ký ca để đối chiếu.
• Liên hệ nhà cung cấp: Thái Sơn, VNPT, Viettel hỗ trợ nâng cấp miễn phí trước 01/6/2025.

Ví dụ minh họa:

• Siêu thị A: Khách mua hàng lúc 20h ngày 15/6 → máy tính tiền tự động xuất hóa đơn điện tử lúc 20h05, dữ liệu truyền về Tổng cục Thuế lúc 20h30 → hợp lệ.
• Công ty viễn thông B: Đối soát dữ liệu ngày 30/6 → lập HĐĐT tổng hợp ngày 01/7 → hợp lệ.
• Bệnh viện C: Bệnh nhân xuất viện ngày 10/6 → lập HĐĐT ngày 10/6 → hợp lệ.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/