Rủi ro pháp lý khi cho mượn chữ ký số là vấn đề nhiều cá nhân, doanh nghiệp dễ bỏ qua khi sử dụng chữ ký số trong kê khai thuế, ký hồ sơ điện tử. Chỉ vì tiện lợi hoặc tin tưởng, việc cho mượn chữ ký số có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng nếu phát sinh sai phạm.
1. Cho mượn chữ ký số là gì? Có bị cấm theo quy định pháp luật không?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mã hóa, gắn liền với danh tính pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
Cho mượn chữ ký số được hiểu là việc chủ sở hữu chữ ký số đưa USB Token cho người khác sử dụng, cung cấp mật khẩu chữ ký số để người khác ký thay và để người không có thẩm quyền ký hồ sơ, chứng từ điện tử.
Chủ sở hữu chữ ký số đưa USB Token cho người khác sử dụng.
Theo quy định, chữ ký số chỉ được sử dụng bởi đúng chủ thể được cấp. Pháp luật không thừa nhận việc “ký hộ” bằng chữ ký số theo cách tự phát, không có căn cứ ủy quyền hợp pháp. Lưu ý, mọi giao dịch được ký bằng chữ ký số đều mặc nhiên gắn trách nhiệm pháp lý với chủ sở hữu chữ ký số, không phụ thuộc vào việc ai là người trực tiếp thực hiện việc ký số.
2. Các rủi ro pháp lý khi cho mượn chữ ký số thường gặp
Cho mượn chữ ký số có thể gặp nhiều rủi ro pháp lý.
2.1. Nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính
Khi chữ ký số bị sử dụng sai mục đích, doanh nghiệp có thể vô tình ký: Hồ sơ kê khai thuế sai báo cáo tài chính không đúng số liệu, hồ sơ BHXH, hóa đơn điện tử vi phạm quy định…
Trong các trường hợp này, cơ quan quản lý sẽ căn cứ chữ ký số trên hồ sơ để xác định trách nhiệm. Chủ chữ ký số có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, kèm theo các biện pháp khắc phục hậu quả như truy thu thuế, điều chỉnh hồ sơ…
2.2. Phải chịu trách nhiệm pháp lý cho người sử dụng chữ ký số
Một trong những hiểu lầm phổ biến là: “Người khác ký thì người đó chịu trách nhiệm”. Trên thực tế, pháp luật không phân biệt ký trực tiếp hay ký thông qua việc cho mượn chữ ký số.
Khi xảy ra sai phạm: Chủ chữ ký số vẫn bị xem là người xác nhận nội dung hồ sơ, không thể lấy lý do “không biết” hoặc “bị lợi dụng” để thoái thác trách nhiệm.
2.3. Rủi ro liên quan đến gian lận, giả mạo và hành vi trái pháp luật
Nếu hành vi vi phạm có dấu hiệu gian lận, trốn thuế hoặc gây thiệt hại lớn, người đứng tên chữ ký số có thể phải đối mặt với trách nhiệm dân sự, hành chính, thậm chí trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật có liên quan.
2.4. Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp và cá nhân quản lý
Ngoài rủi ro về pháp lý, việc cho mượn chữ ký số còn gây hệ lụy như: Doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao trong các đợt thanh tra, kiểm tra; mất uy tín nghề nghiệp.
>>> Xem thêm: chữ ký số giá bao nhiêu, đăng ký chữ ký số.
3. Cách phòng tránh rủi ro pháp lý khi sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp
Để phòng tránh rủi ro pháp lý khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều dưới đây:
- Quản lý chặt chẽ người được phép sử dụng chữ ký số
Doanh nghiệp cần xác định rõ ai là người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số, chữ ký số chỉ được sử dụng đúng mục đích, đúng nghiệp vụ, tuyệt đối không chia sẻ USB Token hoặc tiết lộ mật khẩu chữ ký số cho người không có thẩm quyền, kể cả nhân viên nội bộ.
- Thực hiện ủy quyền đúng quy định (nếu cần)
Trong trường hợp cần ủy quyền ký, phải có văn bản ủy quyền hợp pháp và xác định rõ phạm vi, thời hạn, nội dung được ký.
Tóm lại, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ việc sử dụng chữ ký số, thực hiện ủy quyền đúng quy định và nâng cao nhận thức pháp lý cho đội ngũ kế toán, quản lý để hạn chế các rủi ro pháp lý có thể gặp phải khi cho mượn chữ ký số. Nếu biết thêm nhiều thông tin bổ ích bạn hãy truy cập website HDDT để nắm rõ nhé.
Để lại một phản hồi