Hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành bắt buộc tại Việt Nam từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi, như sai thông tin người mua, số tiền, thuế suất, hoặc các chi tiết khác. Để xử lý những sai sót này, hóa đơn thay thế được sử dụng như một công cụ quan trọng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì tính minh bạch trong giao dịch.

1. Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế là loại hóa đơn điện tử được lập để thay thế hoàn toàn một hóa đơn đã phát hành trước đó nhưng có sai sót. Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn thay thế được sử dụng khi cần sửa chữa hoặc thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn cũ, đảm bảo thông tin trên hóa đơn phản ánh đúng thực tế giao dịch. Hóa đơn thay thế phải tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức, và thời hạn lập như hóa đơn gốc, đồng thời phải có ký hiệu riêng để phân biệt.

Một điểm nổi bật trong quy định mới là việc bỏ khái niệm hủy hóa đơn (từ 01/6/2025, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC). Thay vì hủy, người bán chỉ cần lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh và thông báo sai sót cho cơ quan thuế qua Mẫu 04/SS-HĐĐT. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình, giảm thủ tục hành chính, đồng thời tăng tính linh hoạt trong xử lý sai sót.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Các trường hợp cần lập hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế được lập trong các trường hợp sau:

• Sai thông tin người mua: Ví dụ, sai mã số thuế, tên, địa chỉ, hoặc thông tin định danh cá nhân.
• Sai nội dung giao dịch: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, hoặc thuế suất.
• Hóa đơn không đúng quy định pháp luật: Ví dụ, hóa đơn lập sai thời điểm hoặc thiếu thông tin bắt buộc như quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thay thế nhiều hóa đơn cùng lúc: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một hóa đơn thay thế có thể thay thế nhiều hóa đơn sai sót trong cùng một tháng đối với cùng một người mua, miễn là có văn bản thỏa thuận giữa hai bên.

>> Tham khảo: Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

3. Quy trình lập hóa đơn thay thế

Quy trình lập hóa đơn thay thế được quy định rõ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các bước cơ bản bao gồm:

• Xác định sai sót: Người bán kiểm tra và xác định chính xác các lỗi trên hóa đơn gốc (ví dụ: sai thông tin, số tiền, hoặc thuế).
• Thỏa thuận với người mua: Nếu sai sót liên quan đến nội dung giao dịch (như số tiền, thuế suất), hai bên cần lập văn bản thỏa thuận về việc thay thế hóa đơn. Văn bản này không bắt buộc trong trường hợp sai thông tin hành chính (như tên, địa chỉ).
• Lập hóa đơn thay thế:
  • Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
  • Nội dung phải bao gồm đầy đủ thông tin như hóa đơn gốc, sửa chữa toàn bộ thông tin sai sót.
  • Ký hiệu hóa đơn phải tuân thủ quy định tại Phụ lục Thông tư 32/2025/TT-BTC, ví dụ: 01GTKT/25P (cho hóa đơn GTGT).
• Gửi thông báo sai sót: Người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo sau khi lập hóa đơn thay thế.
• Gửi hóa đơn thay thế cho người mua: Hóa đơn thay thế được gửi qua phương thức điện tử (email, phần mềm HĐĐT) hoặc in bản giấy nếu người mua yêu cầu.
• Kê khai thuế: Người bán và người mua điều chỉnh kê khai thuế dựa trên hóa đơn thay thế trong kỳ kê khai xảy ra sai sót hoặc kỳ phát hiện sai sót, theo Luật Quản lý thuế 2019.

4. Quy định pháp luật liên quan

4.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• Quy định về việc sử dụng HĐĐT, bao gồm hóa đơn thay thế, bắt buộc từ 01/7/2022.
• Bổ sung quy định cho phép dùng một hóa đơn thay thế để sửa nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, giảm gánh nặng hành chính.
• Bỏ quy định hủy hóa đơn, thay bằng thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT).

4.2. Thông tư 32/2025/TT-BTC

• Hướng dẫn chi tiết cách lập, ký hiệu, và xử lý hóa đơn thay thế.
• Quy định thời điểm lập hóa đơn thay thế không được lùi ngày so với hóa đơn gốc, trừ trường hợp đặc thù (như dịch vụ theo kỳ).
• Yêu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế ngay sau khi lập.

4.3. Luật Quản lý thuế 2019

• Điều chỉnh việc kê khai, điều chỉnh thuế liên quan đến hóa đơn thay thế.
• Quy định xử phạt nếu không lập hóa đơn thay thế đúng thời hạn hoặc không thông báo sai sót (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn thay thế

• Thời hạn lập hóa đơn thay thế:
  • Không có thời hạn cụ thể, nhưng cần thực hiện ngay khi phát hiện sai sót để tránh ảnh hưởng đến kê khai thuế.
  • Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trước, người bán phải lập hóa đơn thay thế và thông báo trong thời gian quy định (thường 7 ngày).
• Ký hiệu và nội dung:
  • Hóa đơn thay thế phải có đầy đủ thông tin theo quy định, bao gồm tham chiếu rõ ràng đến hóa đơn gốc.
  • Ký hiệu hóa đơn phải phù hợp với loại hình kinh doanh (ví dụ: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hoặc hóa đơn từ máy tính tiền).
• Lưu trữ:
  • Hóa đơn thay thế và hóa đơn gốc phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới dạng điện tử hoặc bản giấy (nếu in ra).
  • Dữ liệu hóa đơn thay thế phải được chuyển đầy đủ đến cơ quan thuế.
• Phối hợp với người mua:
  • Người mua cần kiểm tra và xác nhận hóa đơn thay thế để đảm bảo kê khai thuế chính xác.
  • Nếu người mua không đồng ý với nội dung thay thế, hai bên cần giải quyết qua văn bản thỏa thuận.

>> Có thể bạn quan tâm: Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn điều kiện thanh toán không tiền mặt để được khấu trừ thuế.

• Sử dụng phần mềm HĐĐT:
  • Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được chứng nhận (như Thái Sơn Einvoice, Viettel Money) để tự động hóa quy trình lập, gửi, và lưu trữ hóa đơn thay thế.
  • Đối với doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền, hóa đơn thay thế cũng phải được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
• Xử lý vi phạm:
  • Không lập hóa đơn thay thế hoặc không thông báo sai sót có thể bị phạt từ 4-8 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
  • Làm giả hoặc sử dụng hóa đơn thay thế không hợp pháp có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/