Hóa đơn cấp mã theo từng lần phát sinh là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) cấp mã theo từng lần phát sinh là loại hóa đơn đặc biệt được cơ quan thuế cấp mã duy nhất cho từng hóa đơn riêng lẻ khi người bán có nhu cầu xuất hóa đơn nhưng không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên hoặc đăng ký sử dụng liên tục. Loại hóa đơn này được quy định chủ yếu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/6/2025) và các văn bản hướng dẫn liên quan. Từ năm 2026, với việc bãi bỏ hoàn toàn thuế khoán và chuyển sang kê khai thuế theo doanh thu thực tế, loại hóa đơn này trở thành giải pháp quan trọng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm hoặc kinh doanh không thường xuyên.

1. Khái niệm và đặc điểm chính

Hóa đơn điện tử cấp mã theo từng lần phát sinh là hóa đơn được lập trực tiếp trên hệ thống của cơ quan thuế (qua cổng hoadondientu.gdt.gov.vn). Quy trình: Người bán lập hồ sơ đề nghị (bao gồm thông tin giao dịch, hợp đồng nếu có), khai và nộp thuế trước (nếu phát sinh nghĩa vụ thuế), sau đó cơ quan thuế kiểm tra và cấp mã cho hóa đơn đó. Hóa đơn chỉ hợp lệ khi có mã xác thực của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hộ kinh doanh đăng ký mã số thuế.

Đặc điểm nổi bật:

• Ký hiệu hóa đơn thường có chữ “L” (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và sửa đổi).
• Không cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
• Phải nộp thuế (GTGT, TNCN nếu có) trước khi được cấp mã.
• Giá trị pháp lý đầy đủ, có thể tra cứu trên hệ thống Tổng cục Thuế.
• Phù hợp với giao dịch không thường xuyên, giá trị lớn hoặc đột xuất.

So với hóa đơn điện tử thông thường (có mã hoặc không mã đăng ký liên tục), loại này giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ từng giao dịch, tránh lạm dụng hóa đơn.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Đối tượng sử dụng

Theo quy định hiện hành và cập nhật đến năm 2026 (dựa trên dự thảo Nghị định quản lý thuế hộ kinh doanh hiệu lực từ 01/01/2026):

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm:
  • Không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
  • Khi có nhu cầu xuất hóa đơn (ví dụ: khách hàng yêu cầu để khấu trừ thuế hoặc chứng minh chi phí), phải khai thuế và nộp thuế trước cho giao dịch đó, sau đó cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần.
• Cá nhân kinh doanh không thường xuyên:
  • Kinh doanh theo từng lần phát sinh (bán nhà, đất, tài sản lớn, dịch vụ đột xuất).
  • Nộp thuế theo từng lần, và nếu cần hóa đơn thì được cấp theo từng lần.
• Các trường hợp đặc biệt khác (theo Nghị định 70/2025):
  • Doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn kinh doanh dưới giám sát Tòa án.
  • Doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong thời gian giải trình, bổ sung tài liệu cho cơ quan thuế.
  • Hộ kinh doanh tạm ngừng hoặc bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn thường xuyên.

Từ 01/01/2026, với việc tất cả hộ kinh doanh chuyển sang kê khai thuế thực tế, loại hóa đơn này là lựa chọn chính cho nhóm doanh thu dưới 1 tỷ đồng (không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử liên tục hoặc từ máy tính tiền).

>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK mới nhất.

3. Quy trình thực hiện

Quy trình cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế:

• Lập hồ sơ đề nghị:
  • Sử dụng Mẫu 06/ĐN-PSĐT (Đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần).
  • Kèm theo: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý (nếu có) để chứng minh giao dịch.
• Khai và nộp thuế:
  • Khai thuế GTGT, TNCN (nếu phát sinh) theo giao dịch đó.
  • Nộp thuế trước khi đề nghị cấp mã (chậm nhất trước khi cơ quan thuế xử lý).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

• Gửi đề nghị và lập hóa đơn:
  • Truy cập hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn, lập hóa đơn dự thảo.
  • Cơ quan thuế kiểm tra, cấp mã nếu hợp lệ (thường trong ngày làm việc).
• Gửi hóa đơn cho người mua:
  • Sau khi có mã, gửi file XML/PDF cho khách hàng.
• Xử lý sai sót:
  • Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Cơ quan thuế hỗ trợ miễn phí, và từ 2026, hệ thống sẽ tự động hóa nhiều bước cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

>> Tham khảo: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

4. Lợi ích và lưu ý

Lợi ích:

• Linh hoạt cho kinh doanh không thường xuyên, tránh phải đăng ký hóa đơn điện tử phức tạp.
• Minh bạch, giúp người mua khấu trừ thuế hợp pháp.
• Từ 2026, hỗ trợ chuyển đổi số: Hệ thống thuế tự động gợi ý tờ khai dựa trên dữ liệu hóa đơn.
• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ so với hóa đơn giấy cũ.

Lưu ý:

• Phải nộp thuế trước, nên chuẩn bị chứng từ đầy đủ để tránh từ chối cấp mã.
• Phạt nếu sử dụng sai: Từ 4-50 triệu đồng tùy mức độ (vi phạm thời điểm lập, sai sót không điều chỉnh).
• Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng nên khuyến khích đăng ký hóa đơn điện tử thường xuyên để tiện lợi hơn (Thái Sơn E-invoice).
• Từ 2026, nếu doanh thu ≥1 tỷ đồng: Bắt buộc dùng HĐĐT có mã thường xuyên hoặc từ máy tính tiền kết nối dữ liệu.

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/