Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý thuế tại Việt Nam, nhằm tăng cường tính minh bạch, giảm chi phí cho doanh nghiệp và ngăn chặn gian lận thuế. Với các quy định mới nhất, đặc biệt từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã trở thành bắt buộc đối với một số đối tượng cụ thể. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, ý nghĩa của quy định, và những lưu ý quan trọng khi triển khai.

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được tạo tự động thông qua hệ thống máy tính tiền (POS – Point of Sale) và chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn quy định.

Hóa đơn này đảm bảo tính chính xác, kịp thời và minh bạch trong việc ghi nhận doanh thu, đặc biệt trong các giao dịch bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Điểm nổi bật của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là tích hợp mã QR, cho phép tra cứu thông tin hóa đơn nhanh chóng và kết nối với cơ quan thuế để quản lý các sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Quy định này được đưa ra nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong quản lý thuế, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

>> Tham khảo: Tổng quan Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-BTC quy định về hóa đơn điện tử.

2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

2.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế hoặc nộp thuế theo phương pháp khoán, nếu có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên, bắt buộc phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Quy định này nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ doanh thu của các hộ kinh doanh lớn, vốn có quy mô giao dịch đáng kể. Các đối tượng này thường hoạt động trong các lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, hoặc kinh doanh dịch vụ cá nhân.

Ví dụ, một quán ăn hoặc cửa hàng bán lẻ có doanh thu vượt ngưỡng 1 tỷ đồng/năm phải triển khai hệ thống máy tính tiền đáp ứng tiêu chuẩn kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu không đáp ứng, cơ quan thuế sẽ phối hợp với UBND để hỗ trợ hạ tầng hoặc xử lý vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

2.2. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng

Các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng cũng thuộc đối tượng bắt buộc. Các lĩnh vực cụ thể bao gồm:

• Trung tâm thương mại, siêu thị: Các cơ sở bán lẻ lớn như VinMart, Co.opmart, hoặc Big C phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để ghi nhận doanh thu từng giao dịch.
• Dịch vụ ăn uống: Nhà hàng, quán cà phê, hoặc các cơ sở cung cấp dịch vụ ăn uống phải xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm khách hàng thanh toán.
• Khách sạn, lưu trú: Các khách sạn, nhà nghỉ, hoặc cơ sở lưu trú phải sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu từ dịch vụ phòng và các dịch vụ liên quan.
• Vận tải hành khách: Các doanh nghiệp vận tải như taxi, xe buýt, hoặc dịch vụ vận chuyển hành khách khác phải xuất hóa đơn điện tử cho mỗi giao dịch vé.
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí: Các rạp chiếu phim, công viên giải trí, hoặc các sự kiện nghệ thuật cần triển khai hệ thống máy tính tiền để xuất hóa đơn điện tử.
• Dịch vụ cá nhân khác: Các dịch vụ như spa, salon, hoặc các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng cũng thuộc phạm vi áp dụng.

Những doanh nghiệp này thường có tần suất giao dịch cao, và việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp cơ quan thuế theo dõi doanh thu theo thời gian thực, giảm thiểu rủi ro gian lận.

2.3. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, bất kể doanh thu, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân.

Các hộ kinh doanh này thường hoạt động trong các lĩnh vực có quy mô lớn hơn, như cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, hoặc dịch vụ vận tải.

2.4. Các trường hợp đặc thù

• Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Các cơ sở này phải xuất hóa đơn điện tử chậm nhất 1 ngày kể từ thời điểm xác định doanh thu (từ 0h00 đến 23h59 cùng ngày).
• Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành qua đường ống: Doanh nghiệp trong lĩnh vực này phải xuất hóa đơn điện tử tại thời điểm xác định khối lượng khí giao trong tháng, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế.

3. Ý nghĩa của việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

3.1. Đối với cơ quan thuế

• Tăng cường minh bạch: Dữ liệu giao dịch được chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế, giúp theo dõi doanh thu theo thời gian thực và giảm thiểu gian lận thuế.
• Giảm chi phí quản lý: Tự động hóa quy trình kiểm tra, đối chiếu hóa đơn giúp giảm tải công việc cho cán bộ thuế.
• Hỗ trợ quản lý sản phẩm đặc thù: Mã QR trên hóa đơn điện tử giúp quản lý các sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, như rượu, thuốc lá, hoặc xăng dầu.

>> Tham khảo: Tổng hợp biểu mẫu mới về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3.2. Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh

• Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy, giảm chi phí vận hành.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Hóa đơn điện tửgiúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh hiện đại, đáp ứng nhu cầu tra cứu nhanh chóng của khách hàng.
• Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng quy định bắt buộc giúp tránh các hình phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

3.3. Đối với người tiêu dùng

• Tiện lợi: Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn điện tử qua mã QR hoặc cổng thông tin của Cục Thuế.
• Bảo vệ quyền lợi: Hóa đơn điện tử đảm bảo giao dịch được ghi nhận chính xác, hỗ trợ giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu hoàn trả.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý khi triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

4.1. Yêu cầu kỹ thuật

• Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đầu tư hệ thống máy tính tiền đáp ứng tiêu chuẩn kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (theo định dạng XML của Tổng cục Thuế).
• Các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, MISA meInvoice, EasyInvoice) hỗ trợ tích hợp hệ thống POS và cung cấp phần mềm phù hợp.

4.2. Thời điểm xuất hóa đơn

• Hóa đơn điện tử phải được xuất ngay tại thời điểm hoàn thành giao dịch (bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ), trừ các trường hợp đặc thù như casino hoặc bán khí thiên nhiên.
• Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục để tránh gián đoạn truyền dữ liệu.

4.3. Xử lý sai sót

• Nếu hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan thuế qua Mẫu 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Quy trình này đơn giản hơn so với quy định cũ (bỏ hủy hóa đơn từ 1/6/2025).

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

4.4. Hỗ trợ từ cơ quan thuế

• Cơ quan thuế phối hợp với UBND cung cấp hỗ trợ hạ tầng cho các đối tượng chưa đáp ứng yêu cầu công nghệ.
• Doanh nghiệp cần liên hệ sớm với cơ quan thuế địa phương hoặc nhà cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn triển khai.

5. Thách thức và giải pháp

5.1. Thách thức

• Chi phí đầu tư ban đầu: Hệ thống máy tính tiền và phần mềm hóa đơn điện tử đòi hỏi chi phí đầu tư, đặc biệt với hộ kinh doanh nhỏ.
• Kiến thức công nghệ: Một số doanh nghiệp, đặc biệt ở vùng sâu vùng xa, có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng công nghệ.
• Tính ổn định của hệ thống: Kết nối mạng không ổn định có thể ảnh hưởng đến việc truyền dữ liệu.

>> Tham khảo: Tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí vào hóa đơn điện tử.

5.2. Giải pháp

• Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thường cung cấp giải pháp trọn gói, bao gồm phần cứng, phần mềm, và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.
• Tập huấn: Cơ quan thuế cần tổ chức các chương trình tập huấn cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
• Chính sách hỗ trợ: Nhà nước có thể xem xét hỗ trợ chi phí hoặc giảm thuế cho các doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/