Doanh nghiệp được sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ doanh nghiệp được sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào. Bài viết sau đây HDDT sẽ giúp bạn nắm rõ các tình huống phổ biến và lợi ích khi áp dụng hình thức ký số.

1. Chữ ký số là gì và giá trị pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Chữ ký số có chức năng xác nhận danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) được cấp phép;
• Dữ liệu ký được đảm bảo toàn vẹn kể từ thời điểm ký;
• Có thể xác thực được quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Nhờ đó, khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử, mọi văn bản, hồ sơ đều có giá trị pháp lý hợp lệ mà không cần in ấn hay đóng dấu giấy tờ truyền thống.

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu.  

2. Doanh nghiệp được sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?

Dưới đây là những tình huống phổ biến mà doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số, được pháp luật công nhận:

2.1. Khai, nộp và quyết toán thuế điện tử

Đây là trường hợp phổ biến nhất khi sử dụng chữ ký số. Doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để:

• Đăng ký mã số thuế, khai thuế và nộp tờ khai qua mạng;
• Nộp thuế điện tử trên cổng thông tin điện tử của Cục Thuế;
• Ký xác nhận báo cáo tài chính gửi cơ quan thuế.

2.2. Phát hành và ký hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn giúp:

• Xác thực danh tính người bán;
• Đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung hóa đơn;
• Hợp thức hóa chứng từ để kế toán, thuế chấp nhận.

2.3. Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử

Khi thực hiện thủ tục kê khai BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trên các phần mềm, doanh nghiệp bắt buộc phải ký số trên:

• Hồ sơ đăng ký lao động;
• Báo cáo tăng, giảm lao động;
• Các tờ khai và biểu mẫu gửi cơ quan BHXH.

2.4. Thực hiện các thủ tục hành chính khác

Ngoài thuế và BHXH, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số trong hàng loạt hoạt động khác:

• Đăng ký kinh doanh, thay đổi thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia;
• Ký hợp đồng điện tử với đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng;
• Khai báo hải quan điện tử khi xuất nhập khẩu hàng hóa;
• Nộp báo cáo, hồ sơ dự thầu, đấu thầu trực tuyến trên các hệ thống công.

Các giao dịch này đều được pháp luật công nhận khi sử dụng chữ ký số hợp lệ, chẳng hạn như ECA – Chữ ký số của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.

3. Giải pháp chữ ký số ECA – Lựa chọn tin cậy cho doanh nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chữ ký số ổn định, dễ sử dụng và chi phí hợp lý, chữ ký số ECA là lựa chọn đáng cân nhắc. Phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, ECA được cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng bởi Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia.

Chữ ký số ECA đảm bảo giá trị pháp lý cho doanh nghiệp. 

Ưu điểm nổi bật của ECA:

• Hỗ trợ đầy đủ các giao dịch điện tử: Thuế, hải quan, BHXH, hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử…
• Cài đặt đơn giản, tương thích với nhiều hệ thống phần mềm;
• Bảo mật dữ liệu tối đa: Phát triển và vận hành theo tiêu chuẩn công nghệ ISO/IEC 27001:2013.
• Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7.

Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của bộ TT&TT, đảm bảo công tác cung cấp chứng thư số, chữ ký số và quá trình quản lý, vận hành dịch vụ diễn ra an toàn và bảo mật. Liên hệ ngay để được tư vấn!

Hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768