Dấu hiệu nhận biết hóa đơn không hợp lệ

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và một phần hộ kinh doanh từ năm 2022, đặc biệt từ 2026 khi kết hợp với bỏ thuế khoán và kê khai theo doanh thu thực tế (Nghị quyết 198/2025/QH15). Một hóa đơn được coi là không hợp lệ nếu vi phạm các quy định về hình thức, nội dung, định dạng dữ liệu, thời điểm lập, chữ ký số (nếu áp dụng) hoặc không được cơ quan thuế công nhận. Sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến không được khấu trừ thuế GTGT, phạt hành chính (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 16/01/2026), thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu liên quan đến hóa đơn giả mạo. Dưới đây là các dấu hiệu nhận biết phổ biến hóa đơn điện tử không hợp lệ, dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Thông tư 78/2021/TT-BTC và các cập nhật năm 2026.

1. Thiếu hoặc sai định dạng file gốc

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có file XML gốc chứa dữ liệu mã hóa, chữ ký số (hoặc dữ liệu truy xuất). File PDF hoặc hình ảnh chỉ là bản thể hiện, không phải hóa đơn gốc.

• Dấu hiệu: Người bán chỉ gửi file PDF/in giấy mà không cung cấp XML (file .xml).
• Cách kiểm tra: Yêu cầu file XML và mở bằng phần mềm hỗ trợ (như Notepad++ hoặc phần mềm HĐĐT). Nếu không có XML, hóa đơn không hợp lệ.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về hóa đơn đối với sàn thương mại điện tử.

2. Không có mã cơ quan thuế hoặc mã sai định dạng

Hóa đơn điện tử có mã phải có mã 34 ký tự do Tổng cục Thuế cấp (bao gồm chữ cái và số, thường hiển thị dưới dạng mã QR hoặc chuỗi).

• Dấu hiệu: Không có mã, mã sai (quá ngắn/dài, không khớp định dạng), hoặc mã hết hạn.
• Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) – bắt buộc với HKD doanh thu ≥ 1 tỷ/năm: Có dòng chữ đặc biệt “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền”, dữ liệu theo thời gian thực, không cần chữ ký số nhưng phải có dữ liệu truy xuất.

3. Ký hiệu hóa đơn sai quy định

Ký hiệu phải theo quy định: ký tự đầu (C/K), hai chữ số cuối năm lập (26 cho 2026), ký tự loại (T, M…), hai ký tự tự do.

• Dấu hiệu: Ký hiệu vẫn dùng “25” (năm 2025), số thứ tự không khởi tạo lại từ 00000001, hoặc ký hiệu không khớp năm lập (ví dụ hóa đơn lập 01/2026 nhưng ký hiệu 1C25…).
• Số hóa đơn: Tối đa 8 chữ số Ả-rập, không lặp lại trong cùng ký hiệu.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Thiếu hoặc sai nội dung bắt buộc

Theo Điều 10 Nghị định 123 (sửa đổi Nghị định 70):

• Thiếu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn, thông tin người bán (tên, địa chỉ, MST).
• MST người bán sai hoặc không tồn tại (kiểm tra qua tracuunnt.gdt.gov.vn).
• Thông tin người mua sai (nếu bắt buộc), hàng hóa/dịch vụ không rõ ràng, thiếu đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế.
• Tổng tiền thanh toán không khớp (sai số học).
• Thời điểm lập sai (không đúng ngày giờ phút, đặc biệt MTT phải lập ngay khi kết thúc giao dịch).

5. Thiếu chữ ký số hoặc chữ ký không hợp lệ

• Đối với hóa đơn điện tử thông thường (không MTT): Phải có chữ ký số của người bán (chứng thư số hợp lệ).
• Dấu hiệu: Không có chữ ký số, chữ ký hết hạn, hoặc chữ ký của tổ chức không được cấp phép.

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN năm 2026 theo mức giảm trừ gia cảnh mới nhất.

6. Không tra cứu được trên hệ thống Tổng cục Thuế

Cách kiểm tra chính xác nhất: Truy cập tracuuhoadon.gdt.gov.vn hoặc hoadondientu.gdt.gov.vn (không cần đăng nhập cho tra cứu cơ bản).

Nhập mã số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập → Nếu không hiển thị hoặc hiển thị “Không tìm thấy” / “Hóa đơn không hợp lệ”, thì không hợp lệ.

• Dấu hiệu: Hóa đơn không tồn tại trong hệ thống, dữ liệu sai lệch, hoặc bị từ chối mã.

7. Dấu hiệu nghi ngờ hóa đơn giả mạo/khống

• Giá trị giao dịch lớn bất thường so với ngành nghề/người bán (ví dụ: cửa hàng tạp hóa xuất hóa đơn hàng trăm triệu).
• Doanh thu kê khai thấp nhưng hóa đơn đầu vào lớn.
• Người bán có dấu hiệu “ma” (MST mới cấp, địa chỉ ảo, không hoạt động thực tế).
• Hóa đơn từ nhà cung cấp bị cơ quan thuế cảnh báo (kiểm tra danh sách rủi ro trên website Tổng cục Thuế).
• File PDF có dấu hiệu chỉnh sửa (font chữ khác, tẩy xóa dấu vết).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

8. Cách phòng tránh và xử lý

• Luôn yêu cầu file XML gốc và tra cứu ngay trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín (Thái Sơn Einvoice…) để tự động kiểm tra.
• Nếu phát hiện không hợp lệ: Không thanh toán, thông báo người bán, lập biên bản thỏa thuận, yêu cầu hóa đơn điều chỉnh/thay thế (theo Nghị định 70/2025).
• Báo cáo cơ quan thuế nếu nghi ngờ giả mạo để tránh liên đới trách nhiệm.

Hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến phạt từ 4-80 triệu đồng tùy số lượng vi phạm (Nghị định 310/2025), không khấu trừ thuế GTGT, tăng nghĩa vụ thuế.

Năm 2026, với dữ liệu từ hóa đơn điện tử MTT, cơ quan thuế dễ phát hiện vi phạm hơn.

Doanh nghiệp/HKD nên kiểm tra kỹ hóa đơn đầu vào, cập nhật phần mềm và tra cứu thường xuyên để bảo vệ quyền lợi.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/