Thanh tra kiểm tra hợp đồng lao động điện tử theo những tiêu chí nào?

Đối với các doanh nghiệp, đơn vị sử dụng hợp đồng lao động điện tử, khi kiểm tra việc tuân thủ pháp luật lao động, doanh nghiệp không chỉ cần chứng minh hợp đồng có đầy đủ nội dung, mà còn phải bảo đảm quy trình giao kết điện tử, định danh, chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực, lưu trữ và khả năng truy xuất dữ liệu đáp ứng quy định. Vậy thanh tra kiểm tra hợp đồng lao động điện tử theo những tiêu chí nào? Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử được điều chỉnh cụ thể bởi Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV hiệu lực từ ngày 01/07/2026, theo đó doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những tiêu chí kiểm tra dưới đây. Cùng HDDT tham khảo thông tin ngay dưới đây nhé.

Tiêu chí thanh tra kiểm tra hợp đồng lao động.

1. Tiêu chí về hợp đồng lao động điện tử phải được giao kết đúng quy định

Trước hết, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét cách thức doanh nghiệp giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử phải được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật về lao động và giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Việc giao kết phải tuân thủ đồng thời các quy định về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ.

Do đó, doanh nghiệp cần bảo đảm hợp đồng điện tử không chỉ “có file điện tử”, mà phải được hình thành thông qua quy trình giao kết hợp lệ.

2. Tiêu chí về chủ thể ký hợp đồng

Một trong những tiêu chí quan trọng trong thanh tra và kiểm tra hợp đồng là xác định đúng chủ thể giao kết hợp đồng. Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chủ thể tham gia giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử gồm người lao động, người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng theo Bộ luật Lao động và nhà cung cấp eContract đáp ứng điều kiện theo quy định.

• Giấy tờ tùy thân hợp lệ: Kiểm tra thông tin định danh của người lao động và người sử dụng lao động qua Căn cước, Căn cước điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2, hộ chiếu còn thời hạn.
• Thẩm quyền giao kết: Xác định người đại diện ký kết bên phía doanh nghiệp có đúng thẩm quyền pháp luật hay ủy quyền hợp pháp hay không.

Các thông tin định danh cần phải thống nhất với dữ liệu trên hợp đồng đây là cơ sở để chứng minh hợp đồng được giao kết đúng người, đúng thẩm quyền.

3.Tiêu chí về chữ ký số và dấu thời gian

Theo Điều 6, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động và người lao động phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hợp đồng điện tử phải được ký số, gắn dấu thời gian với chữ ký số của các chủ thể giao kết và được nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu.

Vì vậy, khi kiểm tra, doanh nghiệp cần có khả năng chứng minh:

• Sử dụng chữ ký số hợp pháp: Hợp đồng phải có chữ ký số và phần mềm kiểm tra chữ ký số đáp ứng đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử (tránh việc chỉ dùng hình ảnh chữ ký scan thông thường).
• Dấu thời gian và tính toàn vẹn: Kiểm tra dấu thời gian (Timestamp) gắn kèm chữ ký số và các biện pháp bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin mạng của giải pháp eContract mà doanh nghiệp đang áp dụng.

4. Tiêu chí định danh và xác thực người ký

Không chỉ kiểm tra chữ ký số, việc định danh và xác thực danh tính của người lao động và người sử dụng lao động cũng là tiêu chí quan trọng khi thanh tra kiểm tra.

Nền tảng eContract phải có chức năng bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính theo quy định. Đồng thời, phải có biện pháp kỹ thuật xác nhận tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với nội dung hợp đồng lao động.

Do đó, doanh nghiệp nên bảo đảm hệ thống có đầy đủ dữ liệu, nhật ký hoặc thông tin kỹ thuật cần thiết để chứng minh quá trình:

• Xác định danh tính người ký;
• Xác thực người ký;
• Xác nhận sự đồng ý với nội dung hợp đồng;
• Thực hiện ký số;
• Gắn dấu thời gian;
• Chứng thực hợp đồng.

5. Tiêu chí về nội dung của hợp đồng lao động

Kiểm tra nội dung hợp đồng lao động.

Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, nội dung hợp đồng lao động điện tử vẫn phải đáp ứng quy định của pháp luật lao động. Khi thanh tra, kiểm tra các yêu cầu về nội dung hợp đồng cần tuân thủ quy định của pháp luật.

• Thông tin về người sử dụng lao động, người lao động phải chính xác;
• Công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm và các nội dung chủ yếu khác được thể hiện đầy đủ theo pháp luật lao động.

Hợp đồng điện tử chỉ thay đổi phương thức giao kết, không làm mất đi các yêu cầu về nội dung của hợp đồng lao động.

6. Tiêu chí về mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID)

Khi thanh tra kiểm tra hợp đồng lao động điện tử, việc kiểm tra mã định danh hợp đồng lao động (mã ID) là bắt buộc. Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới từ 01/07/2026.

Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) được cấp tự động thông qua hệ thống của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (nền tảng hợp đồng lao động điện tử không cấp ID nếu hợp đồng được giao kết từ ngày 01/07/2026 trở đi nhưng không đáp ứng điều kiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP).

Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý việc hợp đồng đã được cấp ID hay chưa và bảo đảm thông tin hợp đồng được đồng bộ đúng lên Nền tảng.

7. Tiêu chí về lưu trữ và truy xuất hợp đồng

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, eContract phải có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu chứng từ điện tử và khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã giao kết. Người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm lưu trữ, bảo mật dữ liệu hợp đồng, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cần thiết.

Đặc biệt, Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản điện tử liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

Vì vậy, doanh nghiệp cần tránh tình trạng hợp đồng đã ký nhưng không thể mở, tra cứu hoặc xác minh lịch sử giao dịch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

8. Kiểm tra nhật ký giao kết hợp đồng và dữ liệu liên quan

Kiểm tra nhật ký giao kết hợp đồng và các dữ liệu liên quan.

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, dữ liệu quản lý trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bao gồm nhật ký giao kết hợp đồng, trong đó có thông tin truy cập, lịch sử thao tác, chuỗi sự kiện giao dịch, thông điệp dữ liệu, thời điểm xác thực, ID và các dữ liệu kỹ thuật phát sinh trong quá trình khởi tạo, giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt và lưu trữ hợp đồng.

Ưu điểm của hợp đồng điện tử là có là có thể lưu lại các thông tin phát sinh trong quá trình giao dịch. Đây cũng là nguồn dữ liệu quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của quy trình giao kết. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp có khả năng lưu giữ và xuất trình được lịch sử giao dịch, thay vì chỉ lưu một bản PDF của hợp đồng.

>>> Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử

9. Kiểm tra nhà cung cấp eContract

Ngoài hợp đồng và người ký, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến nhà cung cấp eContract. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nhà cung cấp eContract phải có giải pháp, công nghệ phục vụ việc thu thập, kiểm tra, đối chiếu và xác thực thông tin định danh; đồng thời phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện của nhà cung cấp trước khi lựa chọn giải pháp ký hợp đồng lao động điện tử.

Như vậy, việc thanh tra lao động kiểm tra hợp đồng điện tử theo những tiêu chí nào không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp có hợp đồng điện tử hay không mà còn ở tính hợp lệ của toàn bộ quá trình giao kết và quản lý hợp đồng. Doanh nghiệp cần đặc biệt rà soát nội dung hợp đồng, thẩm quyền của người ký, và các yếu tố khác đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử. Từ ngày 01/07/2026, cần chú ý các yêu cầu được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 08/2026/TT-BNV về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và mã định danh hợp đồng.