Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp mã xác thực (thường dưới dạng mã QR hoặc chuỗi ký tự) trước khi người bán gửi cho người mua. Đây là hình thức phổ biến và được khuyến khích áp dụng đối với hộ kinh doanh (HKD), cá nhân kinh doanh (CNKD) nhằm đảm bảo minh bạch, chống gian lận và hỗ trợ quản lý thuế hiệu quả. Từ năm 2026, quy định về việc áp dụng loại hóa đơn này với HKD đã được làm rõ cụ thể theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP).
1. Cơ sở pháp lý chính
Quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế đối với HKD được nêu tại:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026) về chính sách thuế đối với HKD, CNKD.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn chi tiết.
- Luật Quản lý thuế 2025.
Theo Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP), việc áp dụng HĐĐT được phân loại rõ ràng theo ngưỡng doanh thu tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) hàng năm.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh cần làm gì để tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC?
2. Khi nào HKD bắt buộc phải sử dụng Hóa đơn điện tử có mã?
Trường hợp bắt buộc chính:
- HKD, CNKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải áp dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
Doanh thu được tính tổng hợp từ tất cả các nguồn thu, bao gồm cả doanh thu miễn thuế và từ nhiều địa điểm kinh doanh (nếu có). HKD dùng chung một mã số thuế (số định danh cá nhân của chủ hộ) cho toàn bộ hệ thống nhưng phải ghi rõ địa chỉ và mã địa điểm kinh doanh trên từng hóa đơn.
Trường hợp HKD mới ra kinh doanh hoặc vượt ngưỡng trong năm:
- HKD mới thành lập hoặc có doanh thu năm trước dưới 1 tỷ đồng nhưng trong năm tính thuế có doanh thu lũy kế từ 1 tỷ đồng trở lên thì phải áp dụng ngay.
- Thời hạn đăng ký: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế (tháng/quý) có doanh thu lũy kế vượt ngưỡng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Trường hợp không bắt buộc:
- HKD có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã hoặc từ máy tính tiền.
- HKD có doanh thu trên 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc nhưng được khuyến khích tự nguyện.
- HKD dưới ngưỡng vẫn có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ (có mã) theo từng lần phát sinh nếu người mua yêu cầu và HKD đã nộp đủ thuế liên quan.
3. Lợi ích và lý do áp dụng HĐĐT có mã
- Minh bạch thuế: Cơ quan thuế kiểm soát dữ liệu thời gian thực, giảm gian lận.
- Tiện lợi cho người mua: Dễ dàng tra cứu hóa đơn qua ứng dụng eTax hoặc quét mã QR.
- Hỗ trợ kê khai: Dữ liệu hóa đơn tự động hỗ trợ kê khai thuế GTGT và TNCN.
- Nâng cao uy tín: Khách hàng tin tưởng hơn khi giao dịch với HKD sử dụng hóa đơn điện tử chính quy.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm in ấn, lưu trữ so với hóa đơn giấy.
>> Tham khảo: Thuế hộ kinh doanh 2026: Quy định mới về GTGT, TNCN, hóa đơn và cách tính thuế.
4. Quy trình đăng ký và sử dụng
- Chuẩn bị: Chữ ký số (USB Token hoặc cloud), thiết bị kết nối internet, tài khoản etax.
- Đăng ký: Nộp Tờ khai 01/ĐK-HĐĐT qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ (E-Invoice, MISA, VNPT…).
- Thiết kế mẫu: Đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc (tên HKD, địa chỉ địa điểm, MST/số định danh, chi tiết hàng hóa, thuế suất, chữ ký số…).
- Lập và truyền hóa đơn: Lập hóa đơn → Hệ thống gửi yêu cầu cấp mã → Nhận mã → Gửi cho khách hàng → Truyền dữ liệu cho cơ quan thuế (chậm nhất ngày làm việc tiếp theo).
- Lưu trữ: Ít nhất 10 năm dưới dạng điện tử.
Đối với HKD có nhiều địa điểm: Sử dụng phần mềm quản lý đa chi nhánh, kết nối máy tính tiền (POS) để truyền dữ liệu tập trung.
5. Xử lý sai sót và vi phạm
- Sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (Mẫu 04/SS-HĐĐT), không hủy hóa đơn.
- Vi phạm (không sử dụng khi bắt buộc, lập sai thời điểm, không truyền dữ liệu): Bị xử phạt hành chính từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ.
- Cơ quan thuế có quyền tạm ngừng sử dụng nếu phát hiện rủi ro cao.
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
6. Khuyến nghị cho hộ kinh doanh
- Theo dõi doanh thu lũy kế hàng tháng/quý để chuẩn bị kịp thời.
- Chọn nhà cung cấp uy tín đã kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, hỗ trợ tốt cho HKD (gói giá phù hợp, tích hợp máy tính tiền).
- Đào tạo nhân viên xuất hóa đơn đúng quy định, đặc biệt ghi rõ địa điểm kinh doanh.
- Liên hệ Chi cục Thuế địa phương hoặc hotline Tổng cục Thuế để được hướng dẫn miễn phí
- Cập nhật thông tin mới nhất trên gdt.gov.vn hoặc einvoice.vn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi