Hộ kinh doanh phải kê khai những loại thuế nào?

Hộ kinh doanh (HKD) tại Việt Nam phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Thông tư 40/2021/TT-BTC, và các văn bản liên quan. Kê khai thuế là quá trình báo cáo doanh thu, chi phí, và các khoản thuế phải nộp (như thuế giá trị gia tăng – GTGT, thuế thu nhập cá nhân – TNCN) với cơ quan thuế. Tùy thuộc vào quy mô và phương pháp tính thuế, HKD có thể kê khai theo phương pháp khoán, phương pháp kê khai, hoặc theo từng lần phát sinh. Từ năm 2026, tất cả HKD sẽ phải chuyển sang phương pháp kê khai để tăng tính minh bạch. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước để HKD thực hiện kê khai thuế chính xác, hiệu quả, đặc biệt với sự hỗ trợ của công nghệ như Einvoice Thái Sơn và hệ thống eTax.

1. Các phương pháp kê khai thuế cho hộ kinh doanh

HKD có thể áp dụng một trong ba phương pháp kê khai thuế, tùy thuộc vào doanh thu, ngành nghề, và quy mô:

• Phương pháp khoán:
  • Áp dụng cho HKD có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm hoặc tự chọn khoán.
  • Không cần kê khai định kỳ, chỉ nộp thuế khoán hàng năm do cơ quan thuế ấn định (thường trước 30/11 năm trước).
  • Nếu phát sinh giao dịch cần hóa đơn điện tử, phải kê khai riêng lẻ.
• Phương pháp kê khai:
  • Bắt buộc cho HKD có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, từ 10 lao động trở lên, hoặc tự chọn phương pháp này.
  • Kê khai định kỳ (tháng hoặc quý) dựa trên doanh thu, chi phí thực tế, sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Thời hạn: Trước ngày 20 tháng sau (nếu tháng) hoặc ngày cuối tháng đầu quý sau (nếu quý).
• Theo lần phát sinh:
  • Áp dụng cho HKD cung cấp hàng hóa/dịch vụ không thường xuyên (ví dụ: cho thuê tài sản).
  • Kê khai và nộp thuế ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, trong vòng 10 ngày.

Lưu ý: Từ 1/6/2025, HKD có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng bộ với cơ quan thuế. Từ năm 2026, phương pháp kê khai sẽ áp dụng cho tất cả HKD.

2. Các loại thuế phải kê khai

HKD phải kê khai các loại thuế sau, tùy thuộc vào phương pháp:

• Thuế GTGT:
  • Tỷ lệ: 1-5% trên doanh thu (phương pháp khoán/lần phát sinh) hoặc dựa trên doanh thu thực tế (phương pháp kê khai).
  • Ngành nghề cụ thể:
    • Phân phối, cung cấp hàng hóa: 1%.
    • Dịch vụ, xây dựng không bao thầu: 5%.
    • Sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hóa: 3%.
    • Kinh doanh khác: 2%.
• Thuế TNCN:
  • Tỷ lệ: 0,5-2% trên doanh thu (phương pháp khoán/lần phát sinh) hoặc dựa trên thu nhập chịu thuế (phương pháp kê khai).
  • Miễn thuế TNCN nếu thu nhập dưới 36 triệu đồng/năm.
• Lệ phí môn bài:
  • Không cần kê khai riêng, cơ quan thuế tự tính dựa trên doanh thu:
    • Trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng.
    • 300-500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng.
    • 100-300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng.
    • Dưới 100 triệu đồng/năm: Miễn.
• Các loại thuế khác (nếu có): Thuế tiêu thụ đặc biệt (rượu, bia, thuốc lá), thuế bảo vệ môi trường (xăng dầu), thuế tài nguyên (khai thác khoáng sản).

>> Tham khảo: Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần tuân thủ quy định nào?

3. Quy trình kê khai thuế (Phương pháp kê khai)

Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho HKD áp dụng phương pháp kê khai, phổ biến nhất từ năm 2025:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

• Ghi chép doanh thu và chi phí:
  • Sử dụng sổ sách kế toán (sổ tay hoặc phần mềm như Einvoice Thái Sơn) để ghi nhận doanh thu từ bán hàng/dịch vụ và chi phí hợp lệ (nguyên vật liệu, lương nhân viên, thuê mặt bằng).
  • Xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch, lưu trữ trên hệ thống đám mây.
• Thu thập chứng từ:
  • Hóa đơn đầu vào (mua hàng, dịch vụ) để khấu trừ thuế GTGT.
  • Hợp đồng lao động, bảng lương (nếu có) để tính thuế TNCN.
• Đăng ký tài khoản eTax:
  • Truy cập etax.thue.gdt.gov.vn hoặc ứng dụng eTax Mobile để tạo tài khoản giao dịch điện tử.
  • Chuẩn bị chữ ký số (nếu cần) để ký tờ khai.

Bước 2: Lập tờ khai thuế

• Tờ khai thuế GTGT: Sử dụng Mẫu 01/GTGT (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC).
  • Điền thông tin: Mã số thuế, kỳ kê khai (tháng/quý), doanh thu, thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
• Tờ khai thuế TNCN: Sử dụng Mẫu 01/CNKD.
  • Điền thu nhập chịu thuế: Doanh thu – Chi phí hợp lệ – Giảm trừ.
• Phụ lục đi kèm:
  • Bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra.
  • Bảng kê doanh thu, chi phí (nếu kê khai quý).
• Sử dụng phần mềm hỗ trợ:
  • Phần mềm như Einvoice Thái Sơn tự động tổng hợp dữ liệu từ hóa đơn điện tử, tạo tờ khai đúng chuẩn, giảm sai sót.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Bước 3: Nộp tờ khai

• Trực tuyến (khuyến khích):
  • Đăng nhập eTax, tải lên tờ khai đã ký số.
  • Xác nhận nộp trước thời hạn (ngày 20 tháng sau hoặc cuối tháng đầu quý sau).
• Trực tiếp:
  • Nộp tại Chi cục Thuế quản lý, kèm bản in tờ khai và chứng từ (nếu cần).
• Thời gian xử lý: Cơ quan thuế xác nhận trong 1-3 ngày làm việc.

Bước 4: Nộp thuế

• Tính thuế phải nộp:
  • Thuế GTGT = Doanh thu × Tỷ lệ GTGT (hoặc doanh thu thực tế – thuế đầu vào).
  • Thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế × Tỷ lệ TNCN.
• Phương thức nộp:
  • Qua ngân hàng, kho bạc, hoặc ví điện tử (MoMo, Viettel Money) với mã số thuế.
  • Nộp cùng ngày hoặc trước thời hạn kê khai.
• Phạt chậm nộp: 0,03%/ngày trên số thuế thiếu, tối đa 30%.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

Bước 5: Lưu trữ và kiểm tra

• Lưu trữ tờ khai, hóa đơn, chứng từ ít nhất 10 năm (dùng lưu trữ đám mây của Einvoice).
• Kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế qua eTax để xử lý sai sót (nếu có).

Kết Luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/