Tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn điện tử cập nhật 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý thuế, được quy định nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, giảm thủ tục hành chính và tăng tính minh bạch. Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc từ ngày 01/7/2022 đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Đến năm 2025, các quy định tiếp tục được cập nhật để phù hợp với thực tiễn kinh doanh số và thương mại điện tử. Dưới đây là tổng hợp các quy định chính dựa trên các văn bản pháp luật liên quan, bao gồm định nghĩa, đối tượng áp dụng, nội dung, thời điểm lập, xử lý sai sót và các cập nhật mới nhất.

1. Các văn bản pháp luật chính quy định về hóa đơn điện tử

Các quy định về hóa đơn điện tử được xây dựng dựa trên Luật Quản lý thuế 2019 (số 38/2019/QH14) và được chi tiết hóa qua các nghị định, thông tư sau:

Lưu ý: Từ 01/6/2025, các quy định cũ (như hủy hóa đơn) bị bãi bỏ, tập trung vào điều chỉnh/thay thế. Doanh nghiệp phải cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để tuân thủ định dạng dữ liệu mới.

2. Định nghĩa và loại hình hóa đơn điện tử

• Định nghĩa (khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025): Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định về kế toán và thuế. Bao gồm:
  • HĐĐT có mã của cơ quan thuế (do cơ quan thuế cấp mã xác thực).
  • HĐĐT không có mã (tự cấp, nhưng phải chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế).
  • HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, áp dụng bắt buộc từ 01/6/2025 cho một số đối tượng).
• Loại hình chính (Điều 8 Nghị định 123/2020, bổ sung bởi Nghị định 70/2025):
  • Hóa đơn GTGT điện tử (cho giao dịch khấu trừ thuế).
  • Hóa đơn bán hàng điện tử (cho giao dịch theo phương pháp trực tiếp).
  • Hóa đơn thương mại điện tử (mới từ 2025, dành cho xuất khẩu, TMĐT; phải đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu theo Điều 12 Nghị định 123).
  • Các loại khác: Vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử.

Hóa đơn điện tử phải được ký điện tử (bằng chữ ký số hợp pháp) và có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.

3. Đối tượng áp dụng

Theo Điều 2 và Điều 15 Nghị định 123/2020 (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), tất cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp đặc biệt (như không có hạ tầng CNTT, được cơ quan thuế cho phép sử dụng hóa đơn giấy tối đa 12 tháng).

• Bắt buộc từ 01/7/2022: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài; đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng/dịch vụ; hộ/cá nhân kinh doanh.
• Cập nhật từ 01/6/2025 (Nghị định 70/2025):
  • Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam (kinh doanh TMĐT, nền tảng số) được tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử GTGT.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm; doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí…).
  • Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho các đối tượng trên (kết nối dữ liệu với cơ quan thuế).

Doanh nghiệp mới thành lập từ 17/9/2021 đến 30/6/2022 có thể hoãn nếu chưa đủ hạ tầng CNTT.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021 (cập nhật bởi Thông tư 32/2025), hóa đơn điện tử phải có các tiêu thức bắt buộc sau (thể hiện bằng tiếng Việt, số Ả-rập; ngoại tệ phải ghi tỷ giá quy đổi VND):

• Bắt buộc:
  • Tên hóa đơn (ví dụ: “Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử”).
  • Ký hiệu hóa đơn (6 ký tự: loại hóa đơn + năm + mã cơ quan thuế, theo Thông tư 78).
  • Số hóa đơn (duy nhất, tự động tăng dần).
  • Ngày lập hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán (hoặc ký hiệu giao dịch nếu ủy nhiệm).
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (có thể rút gọn nếu dài, ví dụ: “TP” thay “Thành phố”; không bắt buộc tên/địa chỉ nếu bán lẻ cho cá nhân không yêu cầu).
  • Hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế), thuế suất GTGT (0%, 5%, 10%), tổng tiền thuế, tổng thanh toán (bằng VND).
  • Chữ ký điện tử của người bán (và người mua nếu là cơ sở kinh doanh).
• Không bắt buộc (tùy chọn): Phương thức thanh toán; thông tin ngân hàng; mã số chứng từ khác; ghi chú.

Đối với bán ngoại tệ: Ghi nguyên tệ và tỷ giá (nếu nộp thuế bằng ngoại tệ, không quy đổi VND). Hóa đơn thương mại điện tử phải tuân thủ định dạng XML chuẩn của cơ quan thuế.

5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020 (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), thời điểm lập là khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa:

• Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành dịch vụ (hoặc theo hợp đồng nếu >1 kỳ).
• Xuất khẩu: Chậm nhất ngày làm việc sau thông quan.
• Casino/trò chơi điện tử: Chậm nhất 1 ngày sau ngày xác định doanh thu.
• Vận tải taxi (có phần mềm): Kết thúc chuyến đi.
• Khám chữa bệnh (có phần mềm): Cuối ngày nếu khách không yêu cầu hóa đơn.
• Cập nhật 2025: Bổ sung quy định cho TMĐT và bán lẻ trực tiếp (lập ngay tại máy tính tiền).

Dữ liệu hóa đơn điện tử phải chuyển đến cơ quan thuế chậm nhất trong ngày lập (trừ trường hợp đặc biệt).

>> Tham khảo: Hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế.

6. Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

• Đăng ký sử dụng (Điều 15 Nghị định 123/2020, cập nhật mẫu tại Thông tư 32/2025): Doanh nghiệp đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn). Không cần thông báo phát hành riêng như trước; chỉ cần đăng ký và nhận chấp nhận từ cơ quan thuế (trong 1 ngày làm việc).
• Phát hành: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử  được chứng nhận (từ nhà cung cấp như Thái Sơn, MISA…). Cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử có mã.
• Lưu trữ: Người bán và người mua lưu trữ dữ liệu điện tử ít nhất 10 năm (có thể in ra khi cần).
• Chi phí: Miễn phí hóa đơn điện tử có mã trong 12 tháng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (theo Nghị định 123).

7. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020 (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025), bỏ quy định hủy hóa đơn; chỉ điều chỉnh hoặc thay thế:

• Sai sót nhỏ (tên/địa chỉ người mua, mã số thuế): Thông báo cho người mua, không cần lập hóa đơn mới.
• Sai lớn (số tiền, thuế suất, hàng hóa sai quy cách): Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế (ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”; kê khai vào kỳ phát sinh).
  • Một hóa đơn có thể điều chỉnh/thay thế nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng/cùng người mua.
  • Kê khai: Người bán kê khai kỳ lập điều chỉnh; người mua kê khai kỳ nhận.
• Hóa đơn lập sai chưa gửi: Lập hóa đơn mới, hóa đơn cũ coi như không có giá trị.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu người mua không nhận, người bán tự xử lý và báo cơ quan thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

8. Các cập nhật mới từ 01/6/2025 (Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025)

• Bổ sung đối tượng: Nhà cung cấp nước ngoài (TMĐT) tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử GTGT; hộ kinh doanh doanh thu ≥1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Bắt buộc cho bán lẻ trực tiếp (siêu thị, nhà hàng…); tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế; có mã hoặc dữ liệu tra cứu.
• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Bổ sung trường hợp trốn thuế cao rủi ro; cơ quan thuế có quyền ngừng nếu vi phạm.
• Ủy nhiệm lập hóa đơn: Hộ kinh doanh được ủy nhiệm bên thứ ba (như phần mềm) lập hóa đơn điện tử.
• Khuyến khích: Tuyên truyền người tiêu dùng lấy hóa đơn; miễn phí dịch vụ cho một số đối tượng.
• Xử lý chuyển tiếp: Hóa đơn cũ (trước 01/6/2025) tiếp tục sử dụng đến hết hạn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

9. Trách nhiệm và chế tài

• Trách nhiệm: Người bán phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu; chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế; lưu trữ an toàn. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải kết nối liên tục, công khai chất lượng.
• Chế tài: Phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng nếu không sử dụng hóa đơn điện tử (Nghị định 125/2020/NĐ-CP); truy cứu hình sự nếu trốn thuế. Cơ quan thuế ngừng sử dụng nếu vi phạm nghiêm trọng (khoản 1 Điều 16 Nghị định 123, sửa đổi 2025).

Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử và theo dõi hướng dẫn từ Cục Thuế để tránh sai sót.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/