Ý nghĩa của Thông tư 68 về hóa đơn điện tử

Thông tư 68 về hóa đơn điện tử ra đời mang một ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp đang triển khai hóa đơn điện tử. Đây là một trong những quy định quan trọng nhất về hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần phải nắm được để đảm bảo hóa đơn điện tử được tạo lập hợp lệ và hợp pháp. Bài viết hôm nay của hoadondietu.edu.vn xin gửi đến quý độc giả những nội dung cơ bản nhất để hiểu được ý nghĩa của Thông tư 68 mới được ban hành.

1. Một vài thông tin cơ bản về Thông tư 68

1.1. Thời điểm ban hành

Ngày 30/09/2019 Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019.

1.2. Đối tượng áp dụng

Có 4 nhóm đối tượng được Thông tư 68 đề cập đến gồm có:

1. Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

• Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:
• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
• Tổ chức khác;
• Hộ, cá nhân kinh doanh.

2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác liên quan đến hóa đơn điện tử.

4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn.

Như vậy, phần lớn các đơn vị và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là diện được điều chỉnh bởi Thông tư 68.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Ngoài ra, đối với một số trường hợp khác theo quy định về hóa đơn điện tử được trình bày cụ thể như sau:

2.1. Dịch vụ theo định kỳ

Trong trường hợp cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định thì chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin.

2.2. Hoạt động xây dựng, lắp đặt

Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2.3. Bất động sản khi chưa chuyển quyền sở hữu, sử dụng

Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

2.4. Bất động sản khi đã chuyển quyền sở hữu, sử dụng

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

2.5. Dịch vụ vận tải hàng hóa trên Website

Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử

Nội dung trên hóa đơn điện tử là yếu tố được quan tâm hàng đầu bởi cách doanh nghiệp, bởi nếu không cẩn thận và nắm rõ luật, hóa đơn điện tử lập ra sẽ có thể không được tính là hóa đơn hợp lệ. Hậu quả là có thể gây ra lãng phí thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó.

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.

Như vậy, trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử, bạn cần thực sự chú ý để đảm bảo hóa đơn điện tử được lập ra đáp ứng được những yêu cầu của luật.

4. Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

4.1. Trường hợp ngừng cấp mã hóa đơn điện tử

Khoản 1, Điều 9 Thông tư 68 về hóa đơn điện tử quy định tám trường hợp cơ quan thuế ngừng cung cấp mã hóa đơn điện tử như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
• Các trường hợp khác gồm:
• Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
• Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện không đủ điều kiện. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính và đồng thời cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

4.2. Lưu ý về trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua nếu thuộc 01 trong 08 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

5. Sai sót trên hóa đơn được xử lý thế nào?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xuất hiện sai sót là chuyện không thể tránh khỏi. Chính vì thế, Thông tư 68 đã hướng dẫn bạn cách xử lý những sai sót có mã và không có mã của cơ quan thuế.

5.1. Nếu sai sót xảy ra với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

5.1.1. Lỗi phát sinh từ người bán

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Đồng thời phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

• Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai. Tring trường hợp này, người bán phải thông báo cho người mua về sai sót, thông báo với cơ quan thuế. Tuy nhiên, người bán không phải lập lại hóa đơn
• Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Trong trường hợp này, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Cuối cùng, người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

5.2.2. Cơ quan thuế phát hiện sai sót

• Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.
• Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

5.2. Nếu sai sót xảy ra với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:

Nếu sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Nếu sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất luợng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.

• Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (nếu có).
• Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

6. Yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Để được có thể được cấp phép để trở thành đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các nhà phát triển phần mềm cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định được quy định cụ thể trong Thông tư 68. Theo khoản 1 Điều 23 Thông tư 68 về hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ 04 điều kiện sau:

6.1. Về chủ thể

Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:

• Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Ðã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
• Ðã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

6.2. Về tài chính

Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thuờng thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.

6.3. Về nhân sự

• Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
• Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 07 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

6.4. Về kỹ thuật

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính.

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.

– Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:

• Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

7. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.

Có thể nói, thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử tính từ lúc này đã không còn nhiều nữa. Các doanh nghiệp của còn hơn 10 tháng để sẵn sàng cho việc sử dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

8. Tiêu thức không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là người nước ngoài).

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử theo thỏa thuận.

• Hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức không bắt buộc gồm có:
• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không bắt buộc:
• Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
• Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
• Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính và số lượng đơn giá.

Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Ký hiệu hóa đơn,
• Ký hiệu mẫu hóa đơn,
• Số thứ tự hóa đơn,
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng,
• Mã số thuế, địa chỉ người mua,
• Chữ ký số,
• Chữ ký điện tử của người bán.

Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.

Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Ký hiệu hóa đơn,
• Ký hiệu mẫu hóa đơn,
• Tên địa chỉ,
• Mã số thuế của người mua,
• Chữ ký điện tử của người mua,
• Đơn vị tính,
• Số lượng,
• Đơn giá.

Cuối cùng, trường hợp với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, những tiêu thức không bắt buộc gồm:

• Không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng;
• Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Tóm lại, trên đây là toàn bộ những trường hợp và tiêu thức không bắt buộc mà bạn có thể có hoặc không có trên hóa đơn điện tử.

Kết luận

Tóm lại, bài viết hôm nay của hoadondientu.edu.vn đã đi qua những điểm chính sau đây:

1. Một vài thông tin cơ bản về Thông tư 68

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử

4. Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

5. Sai sót trên hóa đơn được xử lý thế nào?

6. Yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

7. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

8. Tiêu thức không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Hy vọng rằng bài viết của đội ngũ phát triển nội dung của chúng tôi đã giúp độc giả hiểu được ý nghĩa của Thông tư 68 về hóa đơn điện tử.