Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử: Hướng dẫn cách lập chi tiết

Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử là biểu mẫu được sử dụng trong một số trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử. Trường hợp cụ thể nào cần lập biểu mẫu này và cách lập như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết.

1. Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử là gì?

Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử hay còn gọi là Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Mẫu 04/SS-HĐĐT.

2. Văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử sử dụng khi nào?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Mẫu 04/SS-HĐĐT được hướng dẫn áp dụng như sau:
“Xử lý hóa đơn có sai sót

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn điện tử vé xe khách?

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Mẫu hóa đơn dịch vụ ăn uống.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”

Theo các quy định trên, để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp được lựa chọn hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới hoặc lập hóa đơn thay thế:

  • Trường hợp hủy hóa đơn sai sót: Kế toán cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế và lập hóa đơn mới.
  • Trường hợp lựa chọn lập hóa đơn thay thế: Kế toán không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế.

Hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp hủy hóa đơn sai sót, kế toán cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.

3. Cách lập Mẫu 04/SS-HĐĐT

Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc lập biểu mẫu này không quá phức tạp, kế toán tham khảo như sau:


Mẫu số: 04/SS-HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-o0o——–

 

THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

 

Kính gửi: (Cơ quan thuế)………………………………..

Tên người nộp thuế:…………… ……………………………………………………. ……………….

Mã số thuế:…………………….. ……………………………………………………………. .. ….. .. …

Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

STT

CQT cấp

Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn Số hóa đơn điện tử Ngày lập hóa đơn Loại áp dụng hóa đơn điện tử Hủy/ Điều chỉnh/ Thay thế/ Giải trình Lý do
1 2 3 4 5 6 7 8
               
               
Ghi chú: (2): Mã CQT cấp đối với hóa đơn có mã của CQT, hóa đơn không có mã của CQT để trống,

 

  …., ngày…tháng…năm…

NGƯỜI NỘP THUẾ

(Chữ ký số người nộp thuế)

4. Thời hạn gửi Mẫu số: 04/SS-HĐĐT

Tùy từng trường hợp, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

Trường hợp 1:  Bên bán phát hiện ra sai sót 

Theo Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu bên bán tự phát hiện sai sót, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp 2:  Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn, doanh nghiệp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải kiểm tra lại và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn điện tử. Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, kế toán cần lưu ý để áp dụng mẫu 04/SS-HĐĐT đúng trường hợp, dùng quy định và thời hạn.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*