Sử dụng các dịch vụ hoá đơn điện tử ngày nay đang là xu hướng tất yếu cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Sau đây là top 5 những điều doanh nghiệp cần biết về dịch vụ hoá đơn điện tử để áp dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Dịch vụ hoá đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử và dịch vụ hoá đơn điện tử là hai khái niệm không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay nhưng không phải ai cũng hiểu đúng và đủ về hai thuật ngữ này.
1.1. Hoá đơn điện tử
Theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” (Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Dịch vụ hoá đơn điện tử
Dịch vụ hóa đơn điện tử là dịch vụ cung cấp các giải pháp trong việc khởi tạo hoá đơn cho các bên bán và mua sản phẩm, dịch vụ. Dịch vụ còn cung cấp giải pháp kết nối, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp, tổ chức với hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế Nhà nước.
Các dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:
- Dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua
- Dịch vụ kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Các dịch vụ hoá đơn điện tử hiện nay thường chỉ được cung cấp bởi số ít các doanh nghiệp uy tín, có tiềm lực về công nghệ thông tin và đáp ứng được những tiêu chí khắt khe của Chính phủ.
Hiện nay dịch vụ hoá đơn điện tử đã bắt đầu được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam và trên toàn thế giới do sự mở rộng của các lĩnh vực thương mại điện tử và các giải pháp điện toán đám mây. Tuy nhiên còn nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn do chưa hiểu rõ về hoá đơn điện tử.
>> Tham khảo: Thuế TNCN đối với hợp đồng giao khoán.
2. Những lợi ích nổi bật khi sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử
Dịch vụ hoá đơn điện tử ra đời đã làm thay đổi hoàn toàn các thủ tục, nghiệp vụ truyền thống, đem lại nhiều tiện ích cho cả các doanh nghiệp và cơ quan thuế nhà nước.
Hoá đơn điện tử tiện ích, tiết kiệm chi phí và công sức
2.1. Đối với doanh nghiệp sử dụng
Dịch vụ hoá đơn điện tử đem lại những lợi ích rõ rệt với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như:
- Giảm chi phí phát sinh do sử dụng hoá đơn giấy truyền thống (chi phí giấy, mực in, lưu trữ và vận chuyển khó khăn).
- Giảm bớt các chi phí, thủ tục dịch vụ hành chính thuế và công vụ.
- Dịch vụ hoá đơn điện tử lưu trữ và sao lưu hoá đơn qua điện toán đám mây, đảm bảo việc tra cứu nhanh chóng, dễ dàng và giảm bớt các rủi ro thất thoát, hư tổn như hoá đơn giấy.
- Thông tin minh bạch hoàn toàn với cả bên bán và bên mua. Người mua hàng và mua dịch vụ cũng có thể tra cứu hoá đơn, đối chiếu với thông tin bên bán khai báo lên các cơ quan thuế vụ.
- Các dịch vụ hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được đảm bảo về tính bảo mật và tính chính xác.
- Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử kèm mã của cơ quan thuế không cần lên cơ quan thuế để thực hiện nộp các báo cáo định kỳ về sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp giảm bớt nguy cơ bị phạt hành chính do chậm trễ về thủ tục.
>> Tham khảo: Mẫu công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế.
2.2. Đối với cơ quan nhà nước và cơ quan thuế
Nhờ áp dụng dịch vụ hoá đơn điện tử, các cơ quan thuế nâng cao năng lực xử lý, đem lại lợi ích to lớn cho xã hội và nhà nước:
- Xây dựng hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về hoá đơn, thuế minh bạch, nhanh chóng.
- Giảm bớt thời gian và chi phí xử lý.
- Ngăn chặn kịp thời các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật về thuế. Đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Xu hướng chuyển đổi số và thương mại điện tử đã ngày càng làm nổi bật những tính chất cần thiết của hoá đơn điện tử. Mới đây, Chính phủ và Bộ tài chính đã quyết định mốc thời gian bắt buộc các doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi hoá đơn điện tử.
Phần tiếp sau đây là phạm vi áp dụng cũng như thời gian của quyết định, xin mời doanh nghiệp cùng tham khảo để áp dụng kịp thời.
3. Thời gian chuyển đổi hoá đơn điện tử bắt buộc cho doanh nghiệp Việt Nam?
Từ ngày 1/7/2022, Chính phủ đã có quy định về việc bắt buộc sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử áp dụng cho mọi doanh nghiệp tại Việt Nam khi mua bán hàng hoá – dịch vụ (Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Chính phủ cũng đã bắt đầu thử nghiệm thí điểm áp dụng tại một số tỉnh và thành phố trong hai giai đoạn trước đó:
- Tháng 11/2021, áp dụng thử nghiệm dịch vụ hoá đơn điện tử bắt buộc giai đoạn một tại 6 tỉnh, thành phố: Hà Nội, tp Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định (Công văn 10847 của Bộ Tài chính).
- Tháng 4/2022, bắt đầu triển khai áp dụng với 57 tỉnh, thành phố còn lại. (Quyết định số 206/QĐ-BTC).
Như vậy, việc tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử đang rất cấp thiết với các doanh nghiệp hiện nay. Vì thế, doanh nghiệp hãy tham khảo ngay một số tiêu chí quan trọng để lựa chọn một đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín dưới đây.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Thời hạn áp dụng hoá đơn điện tử bắt buộc.
4. Nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử nào đảm bảo uy tín?
Dịch vụ hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại Việt Nam được quyết định thí điểm và triển khai từ 2015 bởi Cục trưởng Cục thuế thành phố Hà Nội. Ban đầu, chỉ có 6 các doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực được cấp quyền để triển khai hoá đơn điện tử có xác thực bởi cơ quan Thuế.
Doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí về pháp lý và nghiệp vụ, cũng như năng lực để triển khai. Các tiêu chí cụ thể được thể hiện trong Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
4.1. Đảm bảo tính pháp lý
Bộ Tài Chính quy định nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:
- Nhà cung cấp phải là doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Nhà cung cấp phải có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này.
- Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
- Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
- Đơn vị cung cấp dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hoá đơn điện tử cần đảm bảo có kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng để đáp ứng các tiêu chuẩn truyền tải và an toàn thông tin.
4.2. Nhà cung cấp có bộ phận hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp
Trong quá trình kinh doanh và sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử của các doanh nghiệp khách hàng, rất có thể sẽ phát sinh các vấn đề.
- Để khắc phục và hỗ trợ khách hàng kịp thời, nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần có một đội ngũ nhân viên chăm sóc với đầy đủ chuyên môn và am hiểu công nghệ.
- Sẵn sàng hỗ trợ 24/7, tránh các rủi ro lớn cho doanh nghiệp khách hàng.
4.3. Năng lực triển khai nhanh chóng
Mỗi khách hàng doanh nghiệp đều có hệ thống vận hành phức tạp. Để đáp ứng nhu cầu tích hợp nhanh chóng và hiệu quả dịch vụ hoá đơn điện tử, các nhà cung cấp phải là đơn vị có năng lực tốt và giàu kinh nghiệm.
5. ThaisonSoft – doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử hàng đầu cho nhiều đơn vị tên tuổi lớn
Trải qua 20 năm thành lập và phát triển, ThaisonSoft hiện là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm dịch vụ công tại Việt Nam và từng 3 năm liền đạt giải Sao Khuê.
5.1. Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn
ThaisonSoft vinh dự là một trong 6 đơn vị đầu tiên được Cục trưởng Cục thuế thành phố Hà Nội cấp phép thí điểm đầu tiên trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có mã xác thực tại Việt Nam từ 2015 (Quyết định 58333/QĐ-CT năm 2015).
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã được tin dùng sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử bởi hơn 100.000 doanh nghiệp. Trong đó nổi bật có thể kể đến: tập đoàn Coca Cola, Grab, tập đoàn Golden Gate, Toyota,…
ThaisonSoft – nhà cung cấp hoá đơn điện tử được thẩm định bởi Tổng cục Thuế.
5.2. Hoá đơn điện tử E-invoice
Sản phẩm “Hoá đơn điện tử E-invoice” của ThaisonSoft hiện nay đang là một trong những phần mềm hoá đơn điện tử được triển khai sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất tại Việt Nam. Phần mềm E-invoice có nhiều ưu điểm về đảm bảo pháp lý và phù hợp với đặc thù kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp như:
- Dễ dàng quản lý, chống gian lận.
- Thao tác cài đặt đơn giản, sử dụng dễ dàng.
- Có thể thiết kế mẫu hoá đơn điện tử cá nhân hoá theo yêu cầu cho từng doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ thông tin theo tiêu chuẩn.
- Cổng kí tiện dụng: một chữ ký số mã hoá có thể sử dụng cho nhiều hoá đơn
- Trên hết, đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của ThaisonSoft luôn sẵn sàng phục vụ 24/7, đảm bảo việc kinh doanh và hoạt động của khách hàng không bị gián đoạn do các sự cố rủi ro khi sử dụng sản phẩm.
Để được tư vấn thêm về phần mềm hoá đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
- Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.
Để lại một phản hồi