Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp?

Hóa đơn điện tử được đưa vào triển khai thí điểm từ năm 2011 và tới đây sẽ được phủ sóng trên phạm vi cả nước. Tuy hiện, hiện vẫn còn có những đơn vị, cá nhân chưa nắm rõ các yêu cầu về một hóa đơn điện tử hợp pháp hay thế nào là hóa đơn điện tử không hợp pháp.

Các điều kiện bắt buộc để hóa đơn điện tử hợp pháp

Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử cần tuân thủ quy định tại Nghị định 119

Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử tại đây.

• Khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
  • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
  • Không bắt buộc có chữ ký số;
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

• Nội dung hóa đơn điện tử:

Gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử

• Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

• Định dạng hóa đơn điện tử: theo quy định của Bộ Tài chính

• Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin

Xác định hóa đơn điện tử không hợp pháp

Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng các quy định nêu trên hoặc:

• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp ích được các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức cá nhân nắm rõ các yêu cầu, quy định để xác định hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp trong quá trình sử dụng.