Là phần mềm hóa đơn được Tổng cục thuế cấp phép lưu hành, hóa đơn điện tử E-invoice hiện đang được sử dụng bởi hàng triệu các cơ quan, doanh nghiệp trên cả nước. Để giúp các doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình triển khai thực hiện, bài viết dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu cách sử dụng phần mềm này một cách tổng quát nhất.
1. Đăng nhập phần mềm
Sau khi cài đặt phần mềm thành công, tại màn hình Desktop của máy tính xuất hiện biểu tượng của chương trình phần mềm hoá đơn điện tử xác thực E-INVOICE như sau:
Bạn kích đúp vào biểu tượng trên, cửa sổ đăng nhập vào chương trình xuất hiện như sau:
Bạn nhập vào Tên truy nhập (User name) và Mã truy nhập (Password) để thực hiện đăng nhập vào chương trình. Lần đăng nhập đầu tiên chương trình mặc định Tên truy nhập là: Root, mã truy nhập để trống.
Ở chế độ mặc định chương trình tự động thiết lập thông số kết nối dữ liệu, trong trường hợp bạn cài đặt cơ sở dữ liệu trên một máy tính khác (gọi là máy chủ) thì bạn phải thiết lập lại thông số kết nối CSDL, để thực hiện bạn làm như sau:
Tại cửa sổ đăng nhập bạn kích vào dòng chữ “(Thiết lập thông số kết nối CSDL)” ngay phía trên nút “Truy nhập”:
– Bạn nhập vào Tên truy nhập, Mã truy nhập (đây là tài khoản truy nhập vào cơ sở dữ liệu SQL Server hoặc MSDE mà bạn đã cài ở Bước 1 phần cài đặt, mặc định Tên truy nhập là: sa, Mã truy nhập để trống như chế độ mặc định).
– Bạn nhập vào Tên CSDL (Mặc định là : EINVOICENET)
– Bạn nhập vào Tên máy chủ (Đây chính là tên máy tính chứa dữ liệu mà bạn đã cài đặt ở Bước 1 phần cài đặt phần mềm).
Sau khi đăng nhập thành công, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập thông tin chi tiết về đơn vị sử dụng phần mềm để tự in hoá đơn.
Nếu là lần đầu đăng nhập, bạn tiến hành nhập thông tin tuần tự cho các mục thông tin từ mục “Mã số thuế” đến mục “Tên ngân hàng”. Đối với mục “Mã số thuế” bạn có thể chọn từ danh sách đã có bằng cách kích vào nút: “Chọn Mã số thuế đã có”
Đối với mục “Chọn cơ quan Thuế” bạn chọn trong danh mục mã cơ quan thuế ở danh sách đổ
xuống
Đối với mỗi tờ hóa đơn chương trình hỗ trợ cho phép đơn vị tự đưa logo công ty mình vào phần tiêu đề của hóa đơn. Đơn vị tự thiết kế file hình ảnh logo và đưa vào chương trình.
– Để thực hiện bạn kích vào nút “Chọn file Logo” sau đó chọn file hình logo đã được thiết kế sẵn, kích thước 6cm x 6cm, định dạng : JPG, GIF, BMP
– Nếu bạn không muốn sử dụng logo, bạn kích chọn “Không dùng ảnh logo”
Sau khi nhập chi tiết thông tin đơn vị, bạn kích vào nút “Ghi” để ghi lại, sau đó kích nút “Đóng” để kết thúc việc nhập
Trong lần đăng nhập đầu tiên, chương trình yêu cầu người dùng đăng ký bản quyền sử dụng phần mềm với nhà cung cấp
– Nếu máy tính của bạn đã sẵn sàng kết nối Internet, bạn kích vào nút “Đăng ký” để tiến hành đăng
ký Bản quyền trực tuyến. Nhà cung cấp phần mềm sẽ cấp bản quyền sử dụng phần mềm cho đơn
vị của bạn.
– Nếu máy tính của bạn chưa sẵn sàng kết nối Internet, bạn kích nút “Thử nghiệm” để dùng tạm
thời trong thời gian chờ kết nối Internet để thực hiện cấp bản quyền.
– Bạn kích vào nút “Hƣớng dẫn” để được hướng dẫn cách thức đăng ký bản quyền sử dụng phần
mềm với nhà cung cấp.
Sau khi đăng ký thành công, giao diện chính của chương trình xuất hiện như sau:
2. Đổi mật khẩu truy nhập
Để đổi mật khẩu cho tài khoản của mình, bạn vào menu Hệ thống và chọn “2. Đổi mật khẩu truy
nhập”
Sau đó, bạn nhập thông tin mật khẩu cũ và nhập mật khẩu mới 2 lần, sau đó nhấn nút Thực hiện để
lưu lại mật khẩu.
3. Thiết lập tham số dữ liệu
Để thiết lập tham số dữ liệu cho phần mềm, bạn vào menu Hệ thống và chọn “5. Thiết lập tham số
dữ liệu”
Sau đó, bạn tích chọn các thông tin bạn muốn thiết lập.
Chọn xong các thông tin cần thiết, bạn nhấn nút Ghi để lưu lại.
4. Quản lý người sử dụng
– Để thực hiện chức năng Quản lý người sử dụng, bạn vào menu Hệ thống chọn 6. Quản lý người sử dụng
– Bạn nhấn vào nút Quản lý nhóm để thực hiện phân quyền nhóm. Chương trình hỗ trợ người quản trị thiết lập tài khoản người sử dụng và phân quyền sử dụng theo 3 nhóm chính có sẵn:
Nhóm Quản trị (quyền quản trị toàn bộ hệ thống), Nhóm Xuất hóa đơn (quyền được xuất và in
hóa đơn), Nhóm Xem hóa đơn (chỉ được xem thông tin).
– Nếu bạn muốn lập nhóm mới theo nhu cầu của doanh nghiệp mình, bạn có thể nhấn vào nút
Thêm mới, để thêm nhóm mới:
– Bạn nhập tên nhóm và tích vào ô Hiển thị. (Trường hợp bạn muốn giữ nhóm mình lập cố định, ko thể bị xóa đi, bạn tích vào ô Hệ thống, nhóm bạn vừa lập sẽ sử dụng trên toàn hệ thống và bạn không thể xóa được nữa.) Sau đó bạn nhấn nút Ghi để lưu lại nhóm bạn vừa lập.
– Tiếp đó bạn trỏ chuột vào nhóm cần phân quyền và nhấn nút Phân quyền nhóm, chương trình sẽ hiển thị danh sách tất cả các quyền cụ thể và chi tiết:
– Bạn chỉ cần trỏ chuột vào quyền mà bạn muốn phân cho nhóm đó, sau đó ấn nút để đưa từng quyền sang danh sách quyền, ấn để đưa tất cả danh sách quyền, ấn để trả về quyền không muốn phân nữa, ấn để trả lại tất cả các quyền, sau đó, bạn tích chọn các thao tác mà bạn muốn cho phép nhóm đó sử dụng theo từng quyền.
Ví dụ: Bạn phân quyền cho nhóm đó được lập hóa đơn giá trị gia tăng, nhưng bạn chỉ muốn nhóm đó lập mới hóa đơn mà không được xuất hóa đơn. Bạn tích chọn vào các ô Thêm, Sửa, Xóa và bỏ tích chọn ở ô Xuất hóa đơn. Sau khi đã thiết lập xong hết các quyền cần thiết, bạn nhấn nút
Ghi để lưu lại thông tin.
– Trên giao diện Quản lý ngƣời dùng, bạn nhấn nút Thêm mới để thêm người dùng mới:
– Bạn nhập vào các thông tin cần thiết, hoặc chọn thông tin từ combo xổ xuống, sau đó nhấn nút Ghi để lưu lại:
– Người quản trị có thể tạo tài khoản mới, đổi mật khẩu, xóa các tài khoản sử dụng đã tồn tại, phân lại các quyền sử dụng.
5. Nhật ký người dùng
Để xem lại nhật ký người dùng, bạn vào menu Hệ thống, chọn “7. Nhật ký ngƣời dùng”
Bạn có thể chọn xem nhật ký theo dạng cây hoặc dạng bảng :
6. Quản lý chi nhánh
Để thêm chi nhánh cho doanh nghiệp mình, bạn vào menu Hệ thống chọn Quản lý chi nhánh.
Bạn nhấn nút Thêm mới để thêm chi nhánh, bạn nhập các thông tin cần thiết và nhấn Ghi để lưu thông tin.
7. Quản lý hóa đơn chi nhánh
Bạn vào menu Hệ thống chọn Quản lý hóa đơn chi nhánh
Bạn nhấn nút Thêm mới để thêm mới lần phân bổ hóa đơn cho chi nhánh, bạn nhập các thông tin cần thiết và nhấn Ghi để lưu thông tin.
8. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh
8.1. Xuất thông tin phát hành hóa đơn
Để xuất thông tin phát hành hóa đơn cho chi nhánh, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Xuất thông tin phát hành hóa đơn”
Sau đó, bạn tích chọn mẫu hóa đơn bạn muốn phát hành cho chi nhánh sau đó ấn nút Thực hiện.
Bạn nhập các thông tin về Chi nhánh nhận dữ liệu, Nội dung, Ngày tạo,… sau đó nhấn nút Kết xuất.
Sau đó, chương trình hiện ra cửa sổ yêu cầu lưu trữ file dưới dạng zip, bạn ấn nút Save để lưu lại dữ liệu và gửi cho chi nhánh .
Sau khi lưu xong bạn gửi file Zip vừa lưu cho chi nhánh để chi nhánh nhập dữ liệu vào phần mềm.
8.2. Nhập thông tin phát hành hóa đơn
Để nhập thông tin phát hành hóa đơn cho chi nhánh, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Nhập thông tin phát hành hóa đơn”
Trong cửa sổ mới hiện ra, bạn nhấn nút và tìm đến file Zip chứa dữ liệu phát hành hóa đơn cho chi nhánh của mình.
Bạn chọn file Zip và nhấn nút Open để lưu lại.
Sau đó, chương trình hiện ra cửa sổ như sau, bạn nhấn nút Ghi để lưu lại dữ liệu:
8.3. Xuất thông tin hóa đơn
Để xuất thông tin hóa đơn, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Xuất thông tin hóa đơn”
8.4. Nhập thông tin hóa đơn
Để nhập thông tin hóa đơn, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Nhập thông tin hóa đơn”
8.5. Nhật ký xuất – nhập dữ liệu hóa đơn
Để xem lại nhật ký xuất – nhập dữ liệu cho chi nhánh, bạn vào menu Hệ thống và chọn “10. Xuất – Nhập dữ liệu chi nhánh” và chọn tiếp “Nhật ký xuất – nhập dữ liệu”
9. Chọn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn
Để có thể chọn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, trước tiên bạn vào menu Hệ thống, chọn “Thiết lập tham số dữ liệu”, ở tab Hệ thống bạn tích chọn vào ô Sử dụng hóa đơn cho nhiều Doanh nghiệp (Hình thức đại lý)
Tiếp đó, bạn vào menu Hệ thống, chọn “Chọn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn”, bạn chọn combo sổ xuống và chọn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn
Sau đó, bạn ấn nút “Đồng ý”để lưu lại.
Chương trình sẽ hiện ra cửa sổ mới để đăng nhập lại vào chương trình, bạn chọn Đăng ký hoặc Thử nghiệm để tiếp tục sử dụng phần mềm với tên doanh nghiệp vừa chọn.
10. Thiết kế mẫu hóa đơn đặt in
Để thiết kế mẫu hóa đơn đặt in, bạn vào menu Hệ thống, chọn “12. Thiết kế mẫu hóa đơn đặt in”
Giao diện hiện ra như sau:
Bạn chỉnh sửa các thông tin của hóa đơn theo như thiết kế của mình, sau đó ấn Ghi để lưu lại. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn chi tiết trong phần Xem hƣớng dẫn.
11. Import hóa đơn từ hệ thống khác
Để nhập hóa đơn từ hệ thống khác vào phần mềm, bạn vào menu Hệ thống, chọn “Import hóa đơn từ hệ thống khác”. Bạn tích chọn để nhập dữ liệu từ File hoặc Thư mục, sau đó bạn nhấn nút để chọn File hoặc Thư mục chứa dữ liệu hóa đơn, sau khi đã nhập hết các thông tin cần thiết, bạn nhấn nút Cập nhật để nhập dữ liệu hóa đơn vào phần mềm.
12. Thiết lập kết nối CRM
Để kết nối phần mềm với hệ thống CRM, bạn vào menu Hệ thống, chọn “Thiết lập kết nối CRM”
Bạn nhập các thông tin kết nối đến hệ thống CRM rồi ấn Ghi để lưu lại kết nối.
13. Kết nối với phần mềm kế toán
Để kết nối phần mềm với phần mềm kế toán, bạn vào menu Hệ thống, chọn “Kết nối với phần mềm kế toán”
Bạn chọn loại file cần xuất: xml, excel, … và nhấn nút Export để xuất dữ liệu cho phần mềm kế toán.
14. Sao lưu dữ liệu
Chức năng “Sao lƣu dữ liệu” nhắc nhở và thực hiện sao lưu dữ liệu đề phòng trong trường hợp máy tính doanh nghiệp bị sự cố có thể dẫn tới mất dữ liệu. Khi đó dữ liệu đã sao lưu có thể được phục hồi lại.
Bạn có thể cài đặt nhắc nhở sao lưu dữ liệu bằng cách tích chuột vào ô “Hiển thị nhắc nhở sao lƣu”, sau đó bạn chọn khoảng thời gian để chương trình nhắc nhở sao lưu.
Sau khi bạn kích chuột vào nút “Sao lƣu” chương trình sẽ hỏi lại xem bạn có chắc chắn muốn sao lưu hay không, bạn chọn “Yes” để tiếp tục sao lưu và “No” để không sao lưu nữa.
Nếu bạn chọn “Yes” chương trình sẽ thực hiện sao lưu dữ liệu và thông báo thành công.
Chương trình sẽ hỏi bạn có muốn mở thư mục chứa file sao lưu để kiểm tra không, bạn chọn “Yes” để mở và “No” để từ chối.
15. Cập nhật phiên bản cơ sở dữ liệu
Để cập nhật phiên bản CSDL, bạn vào menu Hệ thống, chọn “Cập nhật phiên bản CSDL”
Bạn xem thông tin về CSDL, nếu chương trình yêu cầu CSDL cao hơn, bạn nhấn nút Cập nhật, và
chờ chương tình tự động cập nhật CSDL.
Để lại một phản hồi