Quy định về bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 119

Các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử rất đa dạng, trong đó không thể bỏ qua công tác bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu tới Quý doanh nghiệp các quy định có liên quan được nêu tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng luật định

Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã dành nội dung Điều 11 cho việc bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

• Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:
  • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;
  • In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Theo Luật kế toán, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian 10 năm để phục vụ các mục đích như lập báo cáo tài chính, ghi sổ sách kế toán. Thông thường hiện nay, để thuận tiện, các doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian thứ ba thì khi đó đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử này cũng phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn nêu trên.

Cũng tại Nghị định 119, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử được hiểu là làm cho hóa đơn điện tử không thể bị truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử. Để đảm bảo không xóa hay tiêu hủy nhầm hóa đơn, trước khi thực hiện, doanh nghiệp cần cẩn trọng rà soát lại những hóa đơn bị sai, quá hạn hay không còn giá trị sử dụng để kê khai, quyết toán thuế.

Nếu gặp vướng mắc về bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy nói riêng hay các vấn đề khác về hóa đơn điện tử nói chung, doanh nghiệp, tổ chức có thể tìm đến các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tin cậy, chuyên nghiệp để được tư vấn, hỗ trợ.