Quy định mới nhất về 3 liên hóa đơn, cách phân biệt giữa các liên của hóa đơn

3 liên hóa đơn khác nhau như thế nào? Khi lập hóa đơn GTGT, kế toán cần lưu ý gì về nội dung giữa các liên? Để nắm rõ các quy định về liên hóa đơn, nội dung trên liên hóa đơn, kế toán tham khảo các thông tin trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn GTGT có mấy liên? Phân biệt giữa các liên hóa đơn

Theo Điểm c, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC, liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Trong đó, mỗi hóa đơn phải có tối thiểu từ 2 liên trở lên, tối đa không quá 9 liên:

• Liên 1 để lưu.
• Liên 2 giao cho người mua.
• Liên thứ 3 trở đi: Được đặt tên theo công dụng cụ thể do người tạo hóa đơn quy định.

Lưu ý: Đối với hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ bắt buộc có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Quy định xuất hóa đơn khi nhận tiền bồi thường.

Quy định về các liên của hóa đơn GTGT.

2. Phân biệt về liên hóa đơn theo đối tượng sử dụng

Cũng theo Điều 4, Thông tư 39/20214/TT-BTC, đối với các tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu với cơ quan có thẩm quyền để tạo và phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó liên 2 giao cho người mua và một liên sử dụng để đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.

Trường hợp các đối tượng quy định trên chỉ tạo 2 liên hóa đơn thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu với cơ quan có thẩm quyền, liên 2 của hóa đơn phải lưu lại cơ quan quản lý đăng ký tài sản được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai và khấu trừ thuế, quyết toán thuế: Liên 2 hóa đơn, biên lai trước bạ hoặc chứng từ thanh toán theo quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Nội dung giữa các liên khác nhau có bị phạt không?

Theo Điểm c, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung giữa các liên của cùng một số hóa đơn phải thống nhất.

Vì vậy, nếu kế toán lập hóa đơn có nội dung không thống nhất thì bị liệt kê vào sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Cụ thể, theo Điều 23 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:

1. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc lập khống hóa đơn; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này); cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên; dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.

Mức phạt hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn được quy định tại Điều 28, Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Điều 28. Xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.

Quy định mức phạt khi lập hóa đơn khác nội dung giữa các liên.

Trên đây là quy định mới nhất về 3 liên hóa đơn. Kế toán cần lưu ý về việc sử dụng các liên, sự thống nhất về nội dung giữa các liên để tránh bị phạt do vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/