1/11/2020 là “dấu mốc” quan trọng với doanh nghiệp trong năm 2020 khi mà một số quy định về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực và được áp dụng theo các văn bản pháp luật thay thế. Doanh nghiệp theo dõi các quy định được điều chỉnh và căn cứ theo Thông tư 68/2019/TT-BTC dưới đây để cập nhật những nội dung quan trọng.
1. Đối tượng áp dụng và khởi tạo hóa đơn điện tử tại Thông tư 32/2011/TT-BTC
Giai đoạn Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực
Tại Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn:
Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. …”
Quy định này xác định đối tượng áp dụng và khởi tạo hóa đơn điện tử là các tổ chức kinh tế đáp ứng các điều kiện cụ thể được nêu tại Khoản 2 của Điều 4 Thông tư này.
Giai đoạn Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực
Kể từ khi Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực, tức là sau ngày 31/10/2020, các đối tượng áp dụng và khởi tạo hóa đơn điện tử được căn cứ theo Điều 6 của Thông tư 68/2019/TT-BTC. Cụ thể, đối tượng áp dụng tại Điều này được hiểu là tất cả các người bán hàng hóa, dịch vụ.
2. Quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hồ sơ đăng ký:
- Theo các quy định cũ về hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần chuẩn bị: Mẫu hóa đơn, Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC: Doanh nghiệp chỉ cần nộp từ khai đăng ký, thay đổi thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử, sử dụng Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký với cơ quan thuế.
Những điều chỉnh về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử.
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
- Trước 1/11/2020: Theo Thông tư 37/2017/TT-BTC, sau 2 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, nếu cơ quan thuế không có ý kiến, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Từ 1/11/2020: Thông tư 37/2017/TT-BTC chính thức hết hiệu lực, quy định áp dụng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, chỉ sau 01 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
Giai đoạn Thông tư 39/2014/TT-BTC còn hiệu lực
Theo Phụ lục 1 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ có 11 ký tự. Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, cụ thể:
- 2 ký tự đầu: phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn.
- Ký tự thứ 3 là dấu “/”.
- 2 ký tự tiếp theo: năm tạo hoá đơn.
- 1 ký tự cuối: mô tả hình thức hoá đơn.
Giai đoạn Thông tư 39/2014/TT-BTC hết hiệu lực
Kể từ 1/11/2020, Thông tư 39/2014/TT-BTC hết hiệu lực, các quy định này sẽ được áp dụng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Trong đó, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ chỉ gồm duy nhất 1 chữ số tự nhiên (1, 2, 3, 4) phản ánh loại hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn được điều chỉnh như sau:
- Ký tự đầu tiên: Phân biệt loại hóa đơn.
- Ký tự thứ hai: Phân biệt hóa đơn có mã/không có mã của cơ quan thuế.
- Ký từ thứ 3&4: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử (2 số cuối của năm).
- Ký tự thứ 5: Loại hóa đơn điện tử.
- Ký hiệu 6&7: Do người bán tự xác định để quản lý hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế.
4. Thời điểm lập hóa đơn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC
Trước ngày 1/11/2020
Thời điểm trước ngày 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực. Theo hướng dẫn tại Hội thảo cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hóa đơn điện tử, căn cứ kê khai để nộp thuế là ngày lập trên hóa đơn. Tức là khi đó, hóa đơn điện tử có ngày lập và chữ ký số thì nếu ngày lập và ngày ký số không khớp nhau vẫn hợp lệ.
Từ 1/11/2020
Kể từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực, căn cứ theo Khoản 1e, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
Tức là kể từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử buộc phải có ngày lập và ngày ký trùng nhau mới đảm bảo hợp lệ.
Kể từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử buộc phải có ngày lập và ngày ký trùng nhau.
5. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa hữu hình trong lưu thông
Trước ngày 1/11/2020
Giai đoạn này, Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực thi hành, doanh nghiệp có thể áp dụng các thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa hữu hình trong lưu thông.
Từ 1/11/2020, việc kiểm tra hàng hóa trong lưu thông sẽ thực hiện bằng cách tra thông tin trên hệ thống.
Từ 1/11/2020
Từ sau ngày 31/10/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực và được thay thế bằng một số văn bản pháp luật khác, trong đó có Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục để chứng minh xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa trong lưu thông sẽ áp dụng theo Điều 22 của Thông tư 68/2019/TT-BTC và Điều 29 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Theo đó, người bán sẽ không cần phải chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cơ quan nhà nước và cá nhân có thẩm quyền sẽ truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ cho kiểm tra xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa trên đường lưu thông.
>>Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài nắm vững quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện quan trọng để có thể triển khai nhanh chóng và hiệu quả;
- Về kỹ thuật: Chuẩn bị đầy đủ về đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị,…
- Về nhân sự: Đội ngũ nhân sự cần có khả năng, trình độ tương xứng để sử dụng hóa đơn điện tử.
- Chữ ký điện tử: Đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật.
- Sao lưu, lưu trữ dữ liệu: Đảm bảo sao lưu và khôi phục dữ liệu khi cần thiết, quá trình lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật.
- Có hệ thống phần mềm kết nối: Phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán nhằm đảm bảo dữ liệu được chuyển tự động vào phần mềm tại thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Trong đó, quan trọng nhất là doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đồng hành. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) – Đơn vị từng có hơn 18 năm triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft được nhiều thương hiệu FDI lớn tại Việt Nam tin tưởng và lựa chọn như: KFC, Coca Cola, CGV, Golden Gate,… Lựa chọn E-invoice của ThaisonSoft, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ, hướng dẫn tận tình, chuyên nghiệp để triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả.
Trên đây là một số nội dung sẽ hết hiệu lực từ 1/11/2020 và được thay thế bằng quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng theo đúng quy định, tránh những vi phạm không đáng có.
Để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi