Những từ nào được phép viết tắt và không được viết tắt khi lập hóa đơn?

Khi tạo lập hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp những thông tin cần hiển thị trên hóa đơn khá dài. Vậy thông tin nào người bán có thể viết tắt và thông tin nào phải đảm bảo ghi đầy đủ?

Những từ người lập hóa đơn được phép viết tắt

Theo điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế, tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán và người mua trên hóa đơn phải được viết đầy đủ, nếu viết tắt thì phải đảm bảo vẫn xác định đúng người mua, người bán.

Với trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán khi tạo lập hóa đơn được phép viết tắt một số từ thông dụng như “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết như số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, xác định được tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của đơn vị.

Doanh nghiệp được phép viết tắt một số từ thông dụng trên hóa đơn

Bên cạnh những từ viết tắt trong tiêu thức tên, địa chỉ của khách hàng, doanh nghiệp cũng cần nắm được những từ viết tắt tại ký hiệu hóa đơn. Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 5 ký tự tại điểm b Khoản 1 Điều 6, trong đó: 2 ký tự đầu tiên để phân biệt giữa hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế và được viết tắt là CM/KM. Nếu hóa đơn điện tử được tạo lập từ máy tính tiền thì có thêm 3 ký tự viết tắt MTT (máy tính tiền) sau 2 ký tự phân biệt loại hình hóa đơn điện tử có mã hay không có mã nói trên. Trong thời gian chờ đợi Thông tư được ban hành, các doanh nghiệp, tổ chức có thể tham khảo nội dung tại dự thảo.

Những nội dung không được viết tắt trên hóa đơn

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, có giá trị pháp lý, các nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán nói chung và trên hóa đơn nói riêng không được phép viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết chứng từ, hóa đơn phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán hay ghi số kế toán – Những nội dung trên được quy định tại khoản 3 Điều 18 Luật kế toán số 88/2015/QH13. 

Đối với những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, việc ghi các thông tin hay chỉnh sửa nội dung hóa đơn có thể thực hiện ngay trên phần mềm, từ đó xóa bỏ nguy cơ hóa đơn không có giá trị pháp lý do bị tẩy xóa.

Nếu vẫn còn vướng mắc về cách tạo lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể gửi công văn lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp hoặc liên hệ đến các nhà cung cấp hóa đơn điện tử là đơn vị có nhiều kinh nghiệm và nắm được các nghiệp vụ hóa đơn để được trợ giúp.

Nguồn: https://einvoice.vn/