Những quy định cần biết khi chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hợp tác với một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp để được hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai và sử dụng. Vậy những tổ chức trung gian này cần đáp ứng các quy định, điều kiện pháp lý nào?

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện theo quy định

Theo Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hay còn gọi là nhà cung cấp hóa đơn điện tử phải:

• Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định.
• Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
• Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
• Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
• Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
• Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
• Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cũng dành nội dung Khoản 1 Điều 32 để đề cập đến điều kiện lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử về chủ thể, tài chính, nhân sự và kỹ thuật doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm.

Bên cạnh việc tìm hiểu tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật hay không, doanh nghiệp cũng nên đặc biệt chú ý đến các yếu tố như kinh nghiệm triển khai, dịch vụ hỗ trợ, điểm mạnh của nhà cung cấp và phần mềm hóa đơn điện tử để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, từ đó có một quá trình chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi.