Những điều kiện cần đảm bảo để hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải tự trang bị kiến thức cho mình để nhận biết được hóa đơn điện tử hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về vấn đề này.

Ngày 12/09/2018, Chính phủ ban hành Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây hiện là văn bản pháp lý quan trọng trong lĩnh vực hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng các quy định đã đề ra tại Nghị định 119

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 119, hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: 
  • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
  • Không bắt buộc có chữ ký số;
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

• Nội dung hóa đơn bao gồm:
  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Xem thêm: Hóa đơn điện tử không có chữ ký người mua

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử: đúng theo quy định:
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

• Định dạng hóa đơn điện tử

Theo định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ do Bộ Tài chính quy định.

Căn cứ các quy định trên, nếu hóa đơn điện tử đã lập đáp ứng được các điều kiện này thì hóa đơn điện tử đó được coi là hợp lệ, hợp pháp. 

Nguồn: Einvoice.vn