Hóa đơn điện tử xác thực là hình thức hóa đơn tương đối mới mẻ, do vậy doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi những khó khăn, vướng mắc trong thời gian đầu sử dụng. Dưới đây là những vấn đề thường gặp và các câu trả lời từ các chuyên gia.
1. Doanh nghiệp cần phải làm gì để đƣợc tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực?
Trả lời:
Để có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
– Có chứng thư số (Thiết bị chữ ký số hay còn gọi là Token) theo quy định của pháp luật, chứng thư số phải có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
– Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.
Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
– Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế:
– Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tại địa chỉ https://www.laphoadon.gdt.gov.vn qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này.
– Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống.
+ Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).
+ Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.
– Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.
– Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận tham gia hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp phát hành và lập hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể:
* Sử dụng website https://www.laphoadon.gdt.gov.vn để phát hành và lập hóa đơn.
* Sử dụng phần mềm lập hóa đơn do doanh nghiệp tự xây dựng.
* Hoặc doanh nghiệp có thể chọn lựa sử dụng phần mềm của bên thứ ba cung cấp như phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của Công ty Thái Sơn. Chi tiết tại website http://www.einvoice.vn.
Phần mềm E-Invoice có đầy đủ các chức năng để doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn và gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực.
Bên cạnh đó, phần mềm E-Invoice còn bổ sung rất nhiều tính năng tiện ích như gửi hóa đơn đi xác thực theo lô; gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, tin nhắn; quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng;… giúp cho việc lập hóa đơn và sử dụng hóa đơn dễ dàng, thuận tiện hơn.
Đồng thời, sử dụng phần mềm E-Invoice doanh nghiệp còn được tư vấn, đào tạo, hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện xuất hóa đơn và công ty Thái Sơn cam kết hỗ trợ 24/7 với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp.
2. Hóa điện tử xác thực mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Trả lời:
Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
– Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
– Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
– Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.
– Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.
– Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua Internet qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, thông báo cho khách hàng nhận hóa đơn trên website, qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.
– Được cơ quan thuế phối hợp xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực.
3. Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử xác thực đang là hình thức hóa đơn mới, vì vậy đối với nhiều khách hàng vẫn còn là mới lạ và nhiều bỡ ngỡ. Để có thể thuyết phục được khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần chỉ ra các điểm sau:
– Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng:
* Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn.
* Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn.
* Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính.
* Khách hàng có thể nhận được hóa đơn một cách nhanh chóng, ngay trong ngày.
– Cơ quan thuế đang triển khai thí điểm hóa đơn xác thực trên một vài doanh nghiệp, nhưng sau khi triển khai thành công, cơ quan thuế sẽ mở rộng quy mô sử dụng trên toàn quốc, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ trở thành xu thế tất yếu.
– Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn xác thực vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý khi triển khai:
* Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11
* Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.
* Nghị định số 12/2015/NĐ-CP
* Thông tư 32/2011/TT-BTC
* Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC
* Quyết định 1445/QĐ-TCT
– Ngoài ra khi bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn xác thực, khách hàng nếu chưa thật sự yên tâm về hóa đơn điện tử xác thực có thể yêu cầu được nhận đồng thời hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn chuyển đối dưới dạng hóa đơn giấy.
4. Nếu hóa đơn đã xác thực thành công rồi mới phát hiện ra sai sót thì phải xử lý thế nào?
Trả lời:
Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực thành công mới phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp:
Trường hợp chỉ sai thông tin khách hàng:
Doanh nghiệp có thể xử lý bằng cách lập một biên bản điều chỉnh thông tin có đầy đủ chữ ký và dấu của cả hai bên bán bên mua, sau đó gửi cho khách hàng để khi cơ quan thuế kiểm tra khách hàng mang ra kiểm tra, đối chiếu.
Trường hợp sai các thông tin khác:
– Nếu hóa đơn đã được doanh nghiệp đã kê khai thuế: doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh thông tin.
* Điều chỉnh tăng/giảm tiền hàng: doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực, nhưng phát hiện số tiền hàng trên hóa đơn bị thiếu hoặc thừa thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai.
VD: Hóa đơn cần lập có trị giá 11.000.000 đồng, nhưng hóa đơn đã lập chỉ có giá trị là 10.000.000 đồng. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng trị giá 1.000.000 đồng, sau đó gửi đi xác thực.
* Điều chỉnh thông tin hàng hóa bị nhầm lẫn: Doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực, nhưng phát hiện hàng hóa trên hóa đơn bị nhầm lẫn thì DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đó.
VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn với mặt hàng A và mặt hàng B, nhưng lại lập hóa đơn có mặt hàng A và mặt hàng C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai, điều chỉnh tăng 1 mặt hàng B và điều chỉnh giảm 1 mặt hàng C rồi gửi đi xác thực.
– Nếu doanh nghiệp chưa kê khai thuế cho hóa đơn: doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị sai sót. khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn sai sót sẽ bị xóa bỏ, do đó doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế như một hóa đơn mới với thông tin hóa đơn đúng như hóa đơn cần lập lúc đầu.
VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn có 2 mặt hàng A và B, nhưng lại lập nhầm hóa đơn cho hai mặt hàng A và C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót và nhập 2 mặt hàng đúng là A và B rồi gửi đi xác thực.
5. Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
– Hóa đơn bán hàng 02GTTT
– Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
– Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL
6. Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lưu trữ hóa đơn không?
Trả lời:
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Nhưng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể không cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy nữa mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử là file .xml. Khi sử dụng phần mềm lập hóa đơn, tất cả thông tin hóa đơn đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phần mềm. Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tra cứu lại hóa đơn trong phần mềm, hoặc doanh nghiệp vẫn muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính hỏng hóc, thì doanh nghiệp có thể sau lưu, export file nén hóa đơn dưới dạng .zip từ phần mềm ra để lưu trữ lại trên máy tính khác hoặc trong ổ cứng lưu trữ.
7. Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?
Trả lời:
Trong trường hợp khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy, doanh nghiệp có thể in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng.
8. Nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập vào tháng trước thì hóa đơn điều chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng nào, tháng lập hóa đơn điều chỉnh hay tháng lập hóa đơn gốc?
Trả lời:
Hóa đơn điều chỉnh đó sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh bởi theo nghiệp vụ kế toán, hóa đơn được lập vào tháng nào thì sẽ kê khai vào tháng đó.
VD: DN lập một hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, nhưng sang tháng 10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc. Như vậy hóa đơn điều chỉnh này được lập vào tháng 10 nên sẽ được kê khai thuế vào tháng 10.
>> Tham khảo thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử.
Em muốn được tư vấn chi tiết về quy trình khi doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử qua mail được không ạ?