Những câu hỏi doanh nghiệp thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực (Phần 2)

Phần 2, chúng tôi tiếp tục đưa ra một số các câu hỏi cũng như lời giải đáp cho các thắc mắc mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Câu 9: Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì sẽ phải kê khai thuế nhử thế nào?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Vì vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì doanh nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.
Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hoá đơn bán ra, chỉ kế khai hoá đơn mua vào theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho cơ quan thuế. Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.
10. Nếu gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xác thực nhưng kết quả nhận về báo lỗi thì phải xử lý thế nào?
Trả lời:
Trường hợp doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực nhưng kết quả trả về báo lỗi, dựa vào nội dung thông báo lỗi để có phương án xử lý phù hợp:
Trường hợp lỗi xảy ra do đường truyền dữ liệu:
Khi lỗi do kết nối đường truyền internet (mã lỗi là 3 chữ số, VD: mã lỗi 560: lỗi kết nối đến service) thì doanh nghiệp có thể kiểm tra lại kết nốt đường truyền và gửi lại hóa đơn đi xác thực.
Trường hợp lỗi xảy ra do sai sót khi lập hóa đơn:
Khi các lỗi do nhầm lẫn nhập liệu như: sai mã số thuế, định dạng dữ liệu hoặc lỗi khi phát hành hóa đơn (thường mã lỗi có 4 chữ số, VD: mã lỗi 1012: số hóa đơn chưa được đăng ký phát hành) thì DN cần phải:
– Tìm và kiểm tra lỗi ở hóa đơn sau đó thực hiện hủy hóa đơn bị lỗi.
– Lập lại hóa đơn mới với thông tin đúng và gửi đi xác thực
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn chương trình đã tích hợp tra cứu lỗi ngay trong phần mềm nên doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin lỗi rõ ràng và chương trình sẽ tự động hướng dẫn cách xử lỹ khi gặp các lỗi trên.

11. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn thì làm thế nào để có thể xác thực đựợc hóa đơn tiếp?
Trả lời:
Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:
– Tiến hành gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, sau khi gia hạn thành công thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục thuế.
– Sau đó, doanh nghiệp lên trang lập hóa đơn VAN www.laphoadon.gdt.gov.vn đăng nhập vào tài khoản của mình, chọn mục Thông tin doanh nghiệp -> Danh sách chứng thư số -> Thêm mới -> Chọn chứng thư số vừa được gia hạn -> Thêm mới chứng thư số -> Chứng thư số sẽ được thêm vào danh sách -> DN tích chọn vào ô
Sử dụng của chứng thư số vừa thêm -> Cập nhật.
– Cập nhật thành công doanh nghiệp có thể  sử dụng chữ ký số vừa gia hạn để xác thực hóa đơn như bình thường.
12. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn xác thực thì như thế nào?
Trả lời:
Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử do vậy không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy đặt in thông thường, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.
13. Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) và hóa đơn xác thực hay không?
Trả lời:
Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hình hóa đơn giấy.
14. Phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lƣợng phát hành hay không?
Trả lời:
Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy, hóa đơn xác thực cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là 9.999.999 hóa đơn.
15. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lựợng chức năng?
Trả lời:
Trường hợp này doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác thưc ra hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định gồm 4 điểm sau:
+ Phải đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
+ Phải có dòng chữ: Hóa đơn chuyển đổi;
+ Phải có đóng dấu Doanh nghiệp;
+ Phải có chữ ký bên bán.
16. Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Ngoài ra, muốn xác thực thì phải ký số vào hóa đơn trước, vậy có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?
Trả lời:
– Đối với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.
– Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và xác thực hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)
– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký và xác thực hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện thêm danh sách chữ ký số sử dụng như sau:
* Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn/vanportal/login
và đăng nhập và bằng tài khoản của doanh nghiệp mình.
* Chọn mục Thông tin doanh nghiệp và chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng thư số.
* Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính và kích chuột vào nút Thêm mới, danh sách chữ ký số mới cần thêm hiện ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần thêm và tích thêm vào ô Sử dụng, sau đó nhấn Thêm mới CTS để lưu lại chữ
ký số mới vào danh sách.
– Sau khi đã thêm mới thành công chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số đó để ký và xác thực hóa đơn như bình thường.
17. Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được không?
Trả lời:
– Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn. Yêu cầu chứng thư số đó phải hợp lệ (là chứng thư số có mã số thuế của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi).
18. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được lập bằng phần mềm, mỗi lần có thanh tra kiểm tra đến thì kiểm tra bằng cách nào?
Trả lời:
– Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng tệp điện tử (file xml đã được ký điện tử) để cung cấp cho cơ quan thuế khi thanh tra kiểm tra.